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A importância de realizar backups dos dados contábeis do seu escritório

Medidas de segurança auxiliam a evitar o desaparecimento e perda de dados, mas caso isso aconteça, há programas especializados capazes de reparar dados corrompidos e perdidos.

28/03/2024 13:00:01

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A importância de realizar backups dos dados contábeis do seu escritório

A importância de realizar backups dos dados contábeis do seu escritório Foto de Scott Graham por Unsplash

Uma parcela significativa do funcionamento e do sucesso de um escritório de contabilidade envolve a organização e o gerenciamento meticuloso de dados da carteira de clientes, assim como a análise, registro e acompanhamento de transações envolvendo tais dados.

Para controlar essas informações vitais com mais praticidade, a implementação da digitalização de papéis e o uso de plataformas especializadas em armazenar e possibilitar o manuseio de dados têm sido a abordagem adotada por múltiplas empresas, dentro e fora do meio contábil.

Embora ofereça uma série de benefícios, a dependência do meio digital está acompanhada de riscos relacionados à segurança, pois os dados ficam sujeitos a problemas como falha no sistema, erro humano e ataque cibernético. Este último, em especial, é um tipo de ameaça a qual todo gestor de escritório de contabilidade deve estar atento, uma vez que tem se tornado cada vez mais comum.

Segundo dados divulgados pela Fortinet, empresa responsável por desenvolver produtos e serviços de cibersegurança, o Brasil foi alvo de 103 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos somente no ano de 2022 .

A maioria dos ataques estava relacionada à disseminação de malwares, um tipo de software dedicado a se infiltrar no sistema de computadores a fim de roubar ou danificar dados.

Diante desse risco, o backup de arquivos de contabilidade auxilia a mitigar os estragos, mostrando-se uma estratégia fundamental para lidar com tais imprevistos. 

Motivos para manter cópias de segurança dos dados de contabilidade 

Quando as vulnerabilidades de segurança dos sistemas e programas de um escritório de contabilidade são exploradas, as consequências costumam envolver a perda de dados importantes e privados, o que, por sua vez, costuma resultar na interrupção das atividades da empresa, levando a perdas financeiras e danos à reputação do negócio. 

Isso ocorre porque a equipe de contabilidade é forçada a entrar em contato com todos os clientes para recolher os dados perdidos a fim de organizá-los e catalogá-los novamente. Tal processo é extremamente trabalhoso e demorado, podendo acarretar atrasos no cumprimento de obrigações.

Nesses casos, ter uma cópia de segurança disponível e completa dos dados reduz significativamente o tempo necessário para que os funcionários resgatem as informações perdidas e retornem às atividades, permitindo que o escritório se recupere rapidamente do imprevisto.

Fatores que ameaçam a integridade dos dados

Apesar da realização regular de backup ser uma eficaz medida para mitigar os riscos de perda de dados, assim como acelerar o processo de restauração de informações em casos de acidentes ou ataques, os dados de escritórios de contabilidade ainda podem ser afetados, perdidos ou corrompidos.

Os ataques cibernéticos com malware previamente mencionados, por exemplo, como explica o portal do Wondershare Repairit, programa especializado em soluções de reparo de arquivos danificados, são apenas uma das múltiplas razões que podem danificar ou corromper arquivos.

O desligamento abrupto do sistema utilizado para gerenciar dados ou do computador em que ele está sendo executado, seja de propósito ou devido à interrupção do fornecimento de energia, também pode prejudicar a integridade dos dados, pois força o fechamento dos arquivos.

Converter o formato de um arquivo múltiplas vezes também tem a chance de afetar os dados e corrompê-los. Converter um arquivo no formato XLSX, extensão bastante empregada no contexto da contabilidade, para PDF e depois para XLSX novamente ou para outro tipo de arquivo múltiplas vezes pode resultar na perda do conteúdo do documento.

Outro motivo que merece atenção é o corrompimento da unidade de armazenamento onde o backup está salvo, como HD externo ou pen drive. O dispositivo de armazenamento tem o potencial de ser corrompido quando exposto a danos físicos, superaquecimento, problemas de hardware ou software, vírus, etc. 

Essas e outras circunstâncias podem comprometer os dados de contabilidade guardados, exigindo que medidas de recuperação sejam tomadas.

Medidas para recuperar dados perdidos ou corrompidos

Com auxílio de softwares como o Repairit, é possível reaver diversos tipos de dados relevantes para quem trabalha com contabilidade, incluindo e-mails PST e OST do Outlook, documentos em PDF e arquivos compatíveis com os programas do pacote Office.

Os recursos disponibilizados pelo programa também incluem soluções de reparo de vídeos, fotos e arquivos de áudio com alta taxa de sucesso independentemente dos cenários e do nível de corrupção.

Para colocar as medidas de recuperação em prática, o primeiro passo é baixar e instalar o programa acessível no site oficial da Wondershare. Após instalado, basta executá-lo e selecionar “Mais tipos de reparo”, botão posicionado no menu de ferramentas no lado esquerdo da tela inicial.

Feito isso, o usuário deve escolher a opção correspondente ao tipo de mídia a ser reparada, por exemplo, “Reparo de Arquivo” conduzirá a soluções de recuperação de arquivos PDF, Office, Adobe e documentos compactados danificados.

A próxima etapa consiste em importar os arquivos corrompidos ao clicar em “+ Adicionar”, navegar pelos dados salvos no computador e selecionar o documento desejado. Após o arquivo ser carregado, deve-se clicar em “Reparar” e aguardar alguns instantes.

Assim que o processo terminar, o programa apresentará uma janela informando que o reparo foi bem sucedido e o resultado pode ser pré-visualizado. Clique em “Pré-visualizar” e se o resultado prévio for satisfatório, salve o arquivo e acesse-o normalmente.

Soluções para reparo de fotos com inteligência artificial

O uso de inteligência artificial (IA) faz parte das funcionalidades do Repairit, especialmente do reparo de foto com IA, ferramenta que permite a correção de fotos corrompidas em formato JPEG, PNG, JPG e mais. Assim, caso documentos digitalizados ou recibos enviados por clientes sejam perdidos, é possível recuperá-los com praticidade.

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Em adição à recuperação, a IA permite aos usuários redimensionar fotografias, aumentando a escala em até 800% a fim de melhorar a visualização dos dados contidos na imagem, assim como possibilita o aprimoramento da nitidez e o aumento da resolução.

O recurso alimentado por algoritmos avançados é igualmente responsável por proporcionar a restauração de fotos antigas com IA, uma solução eficiente para remover arranhões, colorir ou trazer vivacidade e realismo para fotos em preto e branco ou desgastadas.

Essa ferramenta auxilia a elevar a qualidade de arquivos de digitalização de documentos antigos de contabilidade, garantindo que eles sejam preservados com uma aparência visual legível e funcional.

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