O termo de responsabilidade trata-se de um documento que define atribuições e responsabilidades, que pode ser muito importante para proteger você e o seu negócio.
No caso da atividade contábil, segundo a Lei n°10406/02, art. 1177 do Código Civil, o profissional é responsável juntamente com seu cliente por atos dolosos, causando danos a terceiros. É a chamada responsabilidade solidária.
Isso quer dizer que não necessariamente erros por parte do cliente serão cometidos por má-fé, no entanto, independente da motivação, é fundamental que o contador tenha no termo um meio de proteção.
Entre situações que podem vir a provocar problemas ao profissional, podemos citar o não envio de uma documentação dentro do prazo, uma informação inserida de modo incorreto na folha de pagamento ou notas fiscais com valores diversos da compra.
Assim, o principal objetivo de um termo de responsabilidade é definir limites e diretrizes que incentivem o cliente a manter uma regularidade absoluta em todas as suas questões tributárias e fiscais.
O cliente, ao assinar juntamente com o contrato de prestação de serviços um termo indicando que o contador não será conivente com práticas legais, este fica ciente dos termos que norteiam a relação dos negócios.
Apesar disso, é importante destacar que o termo de responsabilidade, sozinho, não garante uma proteção social para o contador.
Um outro fator fundamental é reforçar ainda mais a regularidade de todos os processos e comunicações entre sua empresa e os clientes, implementando ações de conscientização.
A ideia é criar um documento com boas práticas para auxiliar o seu cliente, assim como vale a pena deixar mais de um canal de comunicação aberto e ampliar o escopo da troca de mensagens.
Há ainda uma outra opção, mencionar pequenas apresentações sobre o universo contábil que se encaixam na realidade do seu cliente.
O que não pode ficar de fora de um termo de responsabilidade?
- Informar ao cliente que o escritório contábil não se responsabiliza pela perda dos prazos legais para envio de documentações fiscais;
- Que o escritório não se responsabiliza pela má administração dos recursos financeiros do empreendimento;
- O escritório se isenta por danos causados a terceiros, como fornecedores e funcionários, nos casos de má administração dos recursos do negócio;
- Também por informações incorretas ou incompletas nos documentos necessários para a realização correta do trabalho contábil;
- O termo de responsabilidade pode ainda trazer uma cláusula que isenta o contador de responsabilidade nos casos de má-fé do empresário ou de qualquer funcionário de sua empresa.
Uma recomendação também é inserir a informação, seja no termo, seja no contrato de prestação de serviços, de que se houver descumprimento pode levar à suspensão dos serviços contábeis até a regularização por parte da empresa.
Com informações do blog Conta Azul
