O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) Fiscal tem como objetivo digitalizar e padronizar a entrega das informações contábeis e fiscais das empresas para a Receita Federal e órgãos estaduais, sendo uma das principais obrigações acessórias, exigida especialmente das empresas no regime do Lucro Real e Lucro Presumido.
Por ser um sistema detalhado, qualquer erro ou inconsistência pode gerar autuações, multas e até problemas mais graves com o Fisco e, por isso, é fundamental que contadores e empresas fiquem atentos ao preenchimento correto e ao envio dentro do prazo.
O SPED Fiscal, também chamado de EFD ICMS/IPI, é um arquivo digital que reúne todas as informações fiscais da empresa, como:
- Notas fiscais emitidas e recebidas;
- Apuração do ICMS e IPI;
- Controle de estoque e movimentações de mercadorias;
- Registros de créditos e débitos fiscais.
Sua principal função é garantir a transparência tributária e facilitar a fiscalização por parte da Receita Federal e das Secretarias Estaduais da Fazenda e, através do cruzamento automatizado de dados, as autoridades conseguem identificar rapidamente possíveis irregularidades.
Principais erros que levam a autuações
Os erros mais comuns no SPED Fiscal e em outras obrigações acessórias incluem:
- Divergências entre notas fiscais e registros contábeis: informações inconsistentes podem levar o Fisco a suspeitar de sonegação;
- Códigos fiscais incorretos: o uso errado do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) pode resultar em pagamento indevido ou falta de recolhimento de tributos;
- Falhas na escrituração do ICMS e IPI: apuração incorreta desses impostos pode gerar autuações estaduais e federais;
- Erros no controle de estoque: diferenças entre a movimentação informada e os registros fiscais podem indicar irregularidades;
- Envio fora do prazo: atrasos na entrega do SPED Fiscal resultam em multas automáticas.
Práticas para evitar problemas
Para evitar autuações e manter a empresa em conformidade, siga algumas boas práticas:
- Mantenha um controle rigoroso das notas fiscais: registre todas as operações corretamente e evite erros de digitação;
- Verifique a consistência das informações: os dados informados no SPED Fiscal devem estar alinhados com a escrituração contábil e financeira da empresa;
- Revise os códigos fiscais (CFOP, CST, NCM): usar os códigos corretos evita tributação indevida e questionamentos do Fisco;
- Utilize um sistema de gestão integrado: softwares contábeis ajudam a automatizar e reduzir erros nos registros fiscais;
- Acompanhe as atualizações da legislação: as regras do SPED Fiscal podem mudar, por isso, é essencial estar sempre atualizado.
Por fim, vale ressaltar que o SPED Fiscal e as obrigações acessórias são essenciais para a regularidade fiscal das empresas, mas pequenos erros podem resultar em multas pesadas e complicações tributárias.
Apesar disso, se as empresas adotarem um bom planejamento, um controle adequado e o uso de tecnologia, é possível manter a conformidade e evitar problemas com o Fisco.
