Embora a implementação integral da reforma tributária esteja prevista para 2033, as empresas brasileiras precisam começar, ainda em 2026, os ajustes necessários para operar sob o novo sistema tributário. As primeiras alterações operacionais, sobretudo no campo das obrigações acessórias, já exigirão adequações complexas na emissão de documentos fiscais, integração de sistemas de gestão e reorganização de processos internos.
O novo modelo prevê a unificação de cinco tributos (ICMS, ISS, IPI, PIS e Cofins), que darão lugar ao IVA dual, composto pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). O período de transição se estenderá até 2032, mas a necessidade de adaptação das empresas começa de forma prática já a partir do próximo ciclo fiscal.
Alterações nos documentos fiscais: primeiros impactos práticos
A primeira grande mudança que afetará diretamente o dia a dia das empresas ocorre na emissão e no recebimento de notas fiscais. Mesmo antes do início da cobrança integral dos novos tributos, as notas fiscais precisarão ser ajustadas para incluir os campos exigidos pelo novo modelo.
Segundo especialistas, os layouts dos documentos fiscais eletrônicos deverão incorporar aproximadamente 200 novos campos de informações. Essa ampliação exigirá atualizações significativas nos sistemas de emissão e recepção de notas, com forte integração entre plataformas fiscais e de gestão empresarial (ERP).
Caso as empresas não atualizem seus sistemas, o risco é grave: a impossibilidade de emitir ou receber notas fiscais poderá paralisar operações, comprometer o faturamento e afetar diretamente o fluxo financeiro das organizações.
Integração de áreas e planejamento multidisciplinar
Para garantir uma transição segura, especialistas recomendam que as empresas constituam, ainda em 2024 e 2025, comitês internos multidisciplinares voltados à gestão da transição tributária. Esses grupos devem integrar profissionais de:
- Tecnologia da informação;
- Departamento fiscal;
- Contas a pagar e contas a receber;
- Faturamento;
- Recursos humanos;
- Jurídico e compliance.
A função desses comitês será acompanhar de perto as atualizações dos fornecedores de sistemas, mapear os processos afetados, testar as versões de layouts à medida que forem disponibilizadas e estruturar a infraestrutura necessária para a adaptação operacional integral.
Terceirização de TI como estratégia de eficiência
A busca por eficiência operacional será um dos grandes desafios do setor privado durante a implementação da reforma tributária. Nesse contexto, a terceirização de profissionais de tecnologia da informação surge como alternativa estratégica.
Com equipes externas especializadas, as empresas podem acelerar a modernização de seus sistemas, reduzir custos fixos com estrutura própria e ampliar a capacidade de resposta diante das atualizações frequentes de layouts, tabelas e normas acessórias que a transição fiscal exigirá.
Além da TI, outras áreas operacionais também precisarão ser revisadas para garantir aderência às novas regras, incluindo departamentos de compras, logística e controles contábeis.
Prazos curtos e riscos operacionais
Apesar de o cronograma da reforma tributária se estender até 2033, o tempo para os ajustes operacionais é considerado curto diante da complexidade das mudanças. O início do período de convivência entre o sistema atual e o novo modelo de IVA já exigirá testes operacionais robustos a partir de 2026.
Especialistas alertam que eventuais falhas de planejamento podem gerar gargalos logísticos, interrupções no faturamento e acúmulo de passivos fiscais. A revisão antecipada de processos, o mapeamento de riscos e a realização de simulações fiscais com os novos parâmetros serão essenciais para mitigar impactos negativos.
Muito mais que mudanças de códigos: reforma exige reestruturação de processos
A adaptação das empresas à reforma tributária não se limita a mudanças de códigos fiscais ou tabelas tributárias. O novo modelo afeta cadeias inteiras de processos empresariais, exigindo:
- Reprogramação dos sistemas de ERP e integração com plataformas fiscais;
- Adequação de cadastros de clientes e fornecedores;
- Revisão de contratos comerciais que envolvam regras de tributação sobre o consumo;
- Capacitação contínua das equipes fiscais e operacionais.
Essa complexidade faz com que o planejamento antecipado seja considerado o principal fator de sucesso na transição tributária. Empresas que iniciarem as adequações nos próximos meses terão melhores condições de evitar paralisações, multas e prejuízos financeiros no futuro.
Regulamentação avança e reforça a necessidade de preparo
Com a regulamentação da reforma já em tramitação no Congresso Nacional, as empresas começam a conhecer os detalhes técnicos das novas obrigações acessórias e regras operacionais. Entre os aspectos que exigem atenção dos contadores e gestores fiscais estão:
- Regras de crédito financeiro do IVA;
- Formato de escrituração fiscal digital adaptada ao novo sistema;
- Critérios de incidência nas operações interestaduais;
- Nova estrutura de retenção e recolhimento de tributos nas cadeias produtivas.
Cada avanço na regulamentação representa uma nova rodada de ajustes que as empresas precisarão absorver de forma rápida para garantir conformidade fiscal.
Empresas precisam agir já em 2024 e 2025
Apesar de o cronograma de transição prever etapas até 2033, o curto prazo restante para o início da implementação prática torna urgente a mobilização das empresas. O novo modelo não permitirá improvisos de última hora, dada a interdependência dos processos contábeis, fiscais e tecnológicos.
Para o setor contábil, o momento também exige atualização permanente de normas, capacitação técnica e estreito acompanhamento das definições legislativas que ainda estão em curso.
