Com a intensificação dos cruzamentos eletrônicos realizados pela Receita Federal e o uso crescente de dados fiscais integrados, o preenchimento correto da Escrituração Contábil Digital (ECD) tornou-se um processo crítico na rotina das empresas e dos escritórios contábeis. Além de atender a uma obrigação acessória, a ECD tem função estratégica na demonstração da regularidade contábil e fiscal dos contribuintes.
Assim, confira abaixo pontos que merecem atenção antes e durante o preenchimento da ECD.
Regularidade profissional é exigida
Desde 2023, os profissionais contábeis que estiverem com pendências junto aos Conselhos Regionais de Contabilidade não conseguem mais transmitir a ECD. Em 2022, as notificações de inaptidão profissional ainda tinham caráter apenas informativo, mas atualmente bloqueiam o envio da obrigação. O cruzamento de dados com o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) tornou-se ativo, exigindo que contadores e técnicos estejam regulares com suas obrigações perante os órgãos de classe.
Versão do manual e leiaute precisam estar atualizados
Outro ponto que merece atenção é a compatibilidade entre o manual de preenchimento da ECD e o leiaute vigente. A última versão trouxe correções em regras de validação e melhorias de desempenho no programa. Utilizar versões desatualizadas pode gerar advertências e travar o processo de entrega.
5 erros que ainda causam dor de cabeça na entrega da ECD
Mesmo após mais de uma década da obrigatoriedade da ECD, muitos profissionais ainda enfrentam dificuldades em pontos básicos do preenchimento. Entre os principais equívocos estão:
- Atraso na entrega: mesmo com o prazo legal conhecido (último dia útil de maio), muitos contribuintes enfrentam contratempos por deixar para a última hora.
- Assinatura com certificado digital inválido: o esquecimento de renovar o certificado do contador ou do responsável legal é um erro recorrente.
- Falta de encerramento do exercício para empresas com apuração trimestral: isso causa erros na recuperação de dados para a ECF e exige ajustes manuais complexos.
- Ausência de plano referencial: embora não obrigatório na ECD, ele é essencial para a correta recuperação dos dados na ECF.
- Substituição da ECD não é simples: não há ECD retificadora, apenas substitutiva, que exige justificativa técnica formal para ser aceita.
Omissões, erros e ausência de documentos são penalizados
Outros pontos críticos identificados pelas consultorias contábeis incluem a omissão de dados, erros de digitação e ausência de documentos fiscais. A falta de conciliações contábeis também é uma falha grave, especialmente em contas bancárias e estoques.
A entrega com omissões ou erros pode levar a multas altas e os contribuintes podem ter dificuldades na emissão de certidões negativas ou ser incluídos no Cadastro Informativo de Créditos não Quitados (CADIN).
Cruzamentos de dados estão cada vez mais rigorosos
O Fisco realiza cruzamentos entre a ECD, ECF, DIRF, DCTF, EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI e outras obrigações. Inconsistências entre lançamentos contábeis e movimentações fiscais podem acarretar malha fiscal e autuações. É recomendável que as empresas adotem ferramentas tecnológicas que auxiliem na conciliação, validação e auditoria dos dados.
A Escrituração Contábil Digital exige precisão, regularidade e atenção a detalhes técnicos que, se negligenciados, podem gerar sérios impactos tributários e financeiros. Para evitar surpresas, a dica é simples: planejamento, organização e atualização contínua da equipe contábil.
