A Declaração de Prestação de Serviços (DPS) é um documento utilizado para formalizar e detalhar os serviços prestados, funcionando como um complemento à Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
Seu objetivo é registrar informações que muitas vezes não cabem no documento fiscal padrão, garantindo clareza e segurança nas relações entre o prestador e o tomador do serviço.
A DPS pode ser emitida tanto por empresas com CNPJ quanto por prestadores autônomos, e pode servir como complemento à NFS-e ou como documento que antecede sua emissão, dependendo do modelo de operação adotado pelo contribuinte.
Finalidade da Declaração de Prestação de Serviços
A DPS tem como função formalizar as informações da prestação do serviço, assegurando que ambas as partes — prestador e tomador — estejam cientes dos detalhes do trabalho realizado.
O documento pode ter dois propósitos principais:
- Complementar a NFS-e — Quando utilizada após a emissão da nota fiscal, a DPS permite incluir detalhes técnicos, especificações contratuais, resultados e outras informações relevantes que não constam na nota eletrônica.
- Anteceder a NFS-e — Em locais ou situações em que o prestador não tem acesso à internet no momento da execução do serviço, a DPS pode ser emitida manualmente ou por meio de sistema eletrônico e, posteriormente, convertida em NFS-e, dentro do prazo definido pela legislação municipal.
A DPS e sua relação com a validade jurídica
É importante ressaltar que a DPS não substitui a nota fiscal. A NFS-e é o documento fiscal oficial reconhecido por lei, enquanto a DPS tem caráter complementar ou preparatório.
As prefeituras estabelecem prazos específicos para que a DPS seja convertida em NFS-e, garantindo a regularidade fiscal da operação. O não cumprimento desse prazo pode gerar inconsistências no controle de serviços prestados e riscos tributários ao contribuinte.
Informações que devem constar na DPS
A Declaração de Prestação de Serviços deve conter dados completos sobre a operação, garantindo rastreabilidade e transparência. Entre as informações obrigatórias estão:
- Identificação do prestador e do tomador (nome, CNPJ e endereço);
- Descrição detalhada do serviço realizado;
- Valor e forma de pagamento;
- Condições contratuais, prazos e garantias;
- Assinaturas das partes envolvidas.
Esses elementos asseguram que a DPS cumpra sua função como registro técnico e administrativo da prestação de serviços.
Exemplo prático de uso da DPS
Para ilustrar o funcionamento, imagine que a Empresa A foi contratada pela Empresa B para realizar a manutenção de 10 computadores, pelo valor total de R$ 10.000,00.
Após a execução do serviço, a Empresa A emite a NFS-e para cobrança e, junto a ela, uma DPS detalhando as atividades realizadas, o prazo de execução e as condições de garantia.
|
Item |
Descrição |
|
Identificação das partes |
Prestadora: Empresa A (CNPJ xxx.xxx.xxx/xxxx-xx), sediada em <endereço>; Tomadora: Empresa B (CNPJ xxx.xxx.xxx/xxxx-xx), sediada em <endereço>. |
|
Descrição do serviço |
Manutenção de 10 computadores, com diagnóstico de travamentos e substituição de componentes conforme avaliação técnica. |
|
Valor e forma de pagamento |
R$ 10.000,00, com pagamento à vista. |
|
Termos e condições |
Serviço realizado na sede da contratante, com prazo de cinco dias e garantia de 30 dias após a conclusão. |
|
Informações adicionais |
Testes finais acompanhados por representante da contratante. |
|
Assinaturas |
Assinatura dos responsáveis de ambas as empresas. |
Esse modelo demonstra como a DPS complementa a nota fiscal, assegurando transparência e registro detalhado da prestação.
Série e número da DPS: o que significam
Ao converter uma DPS em Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, o sistema da prefeitura geralmente solicita o número e a série da DPS.
Esses campos funcionam como um mecanismo de controle e rastreabilidade, vinculando a nota fiscal emitida à declaração original. Dessa forma, é possível comprovar a correspondência entre a DPS e a NFS-e, mantendo a integridade das informações fiscais e contábeis.
Emissão da DPS: manual ou eletrônica
A DPS pode ser emitida manualmente ou por meio de sistemas eletrônicos.
- Na forma manual, o documento deve conter as assinaturas das partes envolvidas e pode, se necessário, ser autenticado em cartório.
- Na forma eletrônica, o contribuinte deve utilizar sistemas compatíveis com o ambiente da prefeitura, especialmente agora que a NFS-e Nacional busca padronizar o modelo de emissão em todo o país.
Essa integração facilita o controle fiscal e reduz a burocracia, permitindo que pequenos prestadores e autônomos também mantenham sua documentação regular.
Importância contábil e fiscal da DPS
Mesmo sem valor fiscal, a DPS tem relevância jurídica e contábil. Ela pode ser utilizada para:
- Comprovar a prestação de serviço — servindo como documento auxiliar em auditorias ou disputas judiciais;
- Complementar o registro contábil, oferecendo base documental para receitas e despesas;
- Assegurar transparência — registrando todas as condições acordadas entre prestador e tomador;
- Proteger ambas as partes — em caso de questionamentos sobre o cumprimento do serviço.
Assim, a DPS funciona como um instrumento de boa-fé e governança contratual, reforçando a segurança nas relações comerciais.
A Declaração de Prestação de Serviços (DPS) é um documento essencial para formalizar e detalhar a execução de serviços, especialmente quando a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) não comporta todas as informações relevantes.
Embora não substitua a nota fiscal, a DPS oferece transparência, rastreabilidade e respaldo documental para empresas e autônomos, contribuindo para uma gestão fiscal mais organizada e segura.
Com a expansão da NFS-e Nacional, a tendência é que a integração entre os sistemas municipais torne o uso da DPS ainda mais simplificado e padronizado em todo o país.
