A aprovação da Emenda Constitucional nº 132/2023 marca uma das mudanças estruturais mais relevantes do sistema tributário brasileiro. A reforma tributária altera a lógica de incidência de tributos sobre o consumo e inaugura um período de transição que envolverá adaptações técnicas, operacionais e fiscais para as empresas.
Embora o objetivo seja simplificar o sistema no longo prazo, o processo de implementação vai exigir atenção especial das áreas financeiras, com destaque para o setor de Contas a Pagar.
O que muda no modelo de tributação
Historicamente, o país operou com um conjunto fragmentado de tributos sobre o consumo, entre eles:
A reforma substitui esses impostos por um modelo de IVA Dual (Imposto sobre Valor Adicionado), formado por:
- CBS – Contribuição sobre Bens e Serviços (federal)
- IBS – Imposto sobre Bens e Serviços (estadual e municipal)
O novo formato unifica regras e bases de cálculo, mas não elimina imediatamente o sistema antigo. Entre 2026 e 2033, haverá convivência entre os dois modelos, exigindo controle simultâneo de documentos e apurações.
Impactos no setor de Contas a Pagar
O Contas a Pagar, responsável pela liberação de despesas e pagamentos, será diretamente afetado pelas novas exigências.
Mudanças na apuração de IBS e CBS
O modelo passa a operar “por fora”. O imposto deixa de estar embutido no preço e aparece destacado nos documentos fiscais. Além disso, ganha relevância o split payment, mecanismo no qual parte do valor pago ao fornecedor pode ser direcionada automaticamente ao fisco.
Sistemas não preparados podem enfrentar divergências de fluxo de caixa e dificuldades de conciliação.
Créditos tributários: maior controle documental
Com o princípio da não cumulatividade plena, operações essenciais à atividade empresarial passam a gerar crédito tributário.
Esse direito, entretanto, depende: da emissão correta dos documentos fiscais, do destaque adequado dos tributos e do recolhimento realizado na etapa anterior.
Notas fiscais com erros ou inconsistências podem impedir o aproveitamento de créditos e elevar custos operacionais.
Documentos fiscais: novos layouts e regras
A reforma prevê ajustes em documentos eletrônicos, como:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Os layouts passarão a comportar:
- Novos campos de IBS e CBS
- Códigos específicos de tributação
- Regras associadas ao Imposto Seletivo, que incidirá sobre determinados produtos.
A verificação de XMLs e arquivos fiscais torna-se etapa fundamental antes da liberação de pagamentos.
Desafios operacionais durante a transição
A coexistência entre os dois sistemas tributários exige infraestrutura tecnológica compatível e processos ajustados.
Atualização de sistemas de gestão
Os ERPs precisam ser parametrizados para atender às exigências do novo modelo. Mesmo com automações, será necessária revisão criteriosa de:
- Regras fiscais,
- Classificação de operações,
- Enquadramento de itens.
Fiscalização mais integrada
A digitalização e o cruzamento automático de dados ampliam a capacidade de monitoramento do fisco. Divergências entre escrituração, pagamento e declaração podem resultar em autuações.
Entre os riscos operacionais estão:
- Pagamentos sem retenções adequadas,
- Aceite de documentos irregulares,
- Erros de classificação fiscal.
Capacitação e adaptação das equipes
A adequação ao novo modelo envolve mudança de processos e atualização constante de conhecimento. As equipes financeiras precisarão compreender conceitos ligados ao IVA e às particularidades do período de transição.
Papel da automação nos processos de Contas a Pagar
A automação surge como alternativa para reduzir falhas e garantir consistência.
Entre os benefícios operacionais estão:
- Parametrização tributária alinhada às regras vigentes,
- Reconhecimento automático de notas fiscais,
- Integração entre documentos, pedidos e pagamentos.
Ferramentas que cruzam dados e validam informações antes da liquidação podem contribuir para prevenção de passivos fiscais.
A reforma tributária inaugura uma fase de ajustes graduais para as empresas. O setor de Contas a Pagar ocupa posição estratégica no processo, dado seu papel na validação de documentos, controle de créditos e execução de pagamentos.
Com novos tributos, regras de apuração e formatos documentais, será necessário fortalecer rotinas, adotar soluções tecnológicas e acompanhar as normas que regulamentam o período de transição.
