O Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) divulgou nesta quarta-feira (16) uma nova versão do material de Perguntas e Respostas sobre a adaptação da NFS-e à Reforma Tributária do Consumo. O documento reúne orientações sobre o preenchimento de IBS e CBS, uso do Emissor Nacional, Simples Nacional, locações, integração dos municípios ao Ambiente de Dados Nacional (ADN) e regras de emissão.
Entre os principais pontos está o calendário para inclusão dos grupos de Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) na NFS-e. A exigência começa em 1º de outubro de 2026 para a maioria dos serviços sujeitos ao Imposto Sobre Serviços (ISS) e avança para categorias específicas em dezembro. Para determinados optantes do Simples Nacional, o preenchimento será obrigatório a partir de janeiro de 2027.
O material também esclarece que o cronograma de preenchimento dos novos tributos não deve ser confundido com outras mudanças previstas para a emissão dos documentos fiscais. No caso das microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional, por exemplo, a utilização exclusiva do Emissor Nacional começa em 1º de novembro de 2026, independentemente do prazo aplicável ao IBS e à CBS.
As orientações ainda detalham procedimentos específicos para operações de locação, profissionais autônomos, serviços notariais e cartorários e municípios que utilizam sistemas próprios de emissão.
Quando os campos de IBS e CBS passam a ser obrigatórios?
A obrigatoriedade foi distribuída conforme a categoria da operação. A primeira etapa começa em 1º de outubro de 2026, alcançando a maioria dos serviços sujeitos ao ISS previstos na lista da Lei Complementar 116/2003 que não estejam incluídos nas categorias com prazo posterior.
Em 1º de dezembro de 2026, a exigência alcança, entre outros casos, plataformas digitais e serviços intermediados por elas, os subitens 1.03, 1.05 e 1.09 da LC 116, transporte coletivo do subitem 16.01, bens imateriais não relacionados na lista da LC 116 e não sujeitos ao ICMS, taxas e valores condominiais e operações de locação, cessão e arrendamento enquadradas no item 99.
Há ainda uma etapa específica para optantes do Simples Nacional que tenham escolhido o destaque na janela de setembro de 2026. Para esse grupo, a data indicada para o preenchimento obrigatório dos campos de IBS e CBS é 1º de janeiro de 2027.
O material faz uma distinção importante entre autorização e conformidade do documento. Até 31 de dezembro de 2026, a ausência dos grupos de IBS e CBS não impede, por si só, a autorização da NFS-e. Entretanto, depois do início da obrigatoriedade aplicável a cada categoria, a falta das informações caracteriza desconformidade e fica sujeita às sanções previstas no Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026.
Simples Nacional terá mudança própria no emissor
As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional terão uma alteração específica no processo de emissão. A partir de 1º de novembro de 2026, essas empresas deverão emitir NFS-e exclusivamente pelo Emissor Nacional, por meio da versão Web ou da API. Sistemas próprios municipais ficam impedidos de autorizar essas emissões.
A mudança também alcança empresas que atualmente utilizam sistemas integrados às prefeituras. Nesses casos, a integração deverá ser reconfigurada para se comunicar diretamente com a API do Emissor Nacional, em vez de passar pelo sistema municipal como autorizador.
A prefeitura, por outro lado, não deixa de ter acesso aos documentos emitidos por essas empresas. Com a alteração, o município deixa de atuar como autorizador dessas NFS-e e passa a consumir os dados por meio do Painel Municipal ou da distribuição automatizada.
O documento ressalta que essa mudança de emissor possui calendário próprio e não antecipa a obrigação de preenchimento do IBS e da CBS. Assim, embora a emissão pelo ambiente nacional seja obrigatória para as ME/EPP do Simples a partir de novembro, os grupos dos novos tributos para esses contribuintes seguem o cronograma específico, com obrigatoriedade indicada para 2027.
Locação passa a seguir fluxo específico na NFS-e
As operações de locação de bens móveis e imóveis também receberam orientações próprias. Enquanto os códigos específicos ainda não estiverem disponíveis em produção, o material determina o uso do código 99.01.01, destinado a outros serviços sem incidência de Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
A documentação prevê códigos específicos para diferentes operações, incluindo locação e cessão onerosa de imóveis, arrendamento, servidão, cessão de uso ou espaço, permissão de uso ou direito de passagem e locação de bens móveis. Esses códigos, porém, ainda não estão implementados no ambiente de produção.
Outra diferença está no canal de emissão. As NFS-e relacionadas ao item 99 devem ser autorizadas pela Sefin Nacional, por meio dos ambientes Web, API ou aplicativo. Um sistema próprio municipal que tente compartilhar esse tipo de documento pelo ADN terá o documento rejeitado.
Como o código utilizado durante a transição não possui campos estruturados específicos para todas as informações da locação, o material orienta o uso dos campos descritivos disponíveis, como xDescServ, docRef e xInfComp, para registrar a operação, o contrato e informações complementares relacionadas ao bem e às deduções.
Integração dos municípios continua obrigatória
A flexibilização temporária relacionada ao preenchimento dos grupos de IBS e CBS não altera a obrigação dos municípios de integração ao sistema nacional. O documento diferencia as duas situações e esclarece que a suspensão das validações relativas à presença desses grupos na NFS-e não suspende a integração e o compartilhamento de documentos com o ADN.
Desde 1º de janeiro de 2026, os municípios devem compartilhar com o Ambiente de Dados Nacional as notas autorizadas por seus sistemas próprios. O fluxo ocorre entre o contribuinte, o sistema autorizador municipal e, posteriormente, a prefeitura, que transmite os documentos ao ADN.
A integração envolve também adequações técnicas. Segundo o material, os municípios que utilizam sistemas próprios devem adaptar o autorizador ao leiaute padronizado nacional e realizar o compartilhamento das notas por meio da API do ADN. O envio deve ocorrer em lotes de até 50 documentos ou 1 MB, observando a ordem cronológica.
O descumprimento dessa obrigação possui consequência prevista na legislação indicada no documento: a suspensão das transferências voluntárias da União para o município. Portanto, a dispensa temporária de validação dos campos de IBS e CBS na nota não deve ser interpretada como dispensa das demais obrigações relacionadas à integração nacional.
Profissionais devem acompanhar mais de um calendário
Para a rotina contábil, um dos pontos centrais das novas orientações é a existência de cronogramas diferentes dentro do processo de adaptação da NFS-e. A data para começar a preencher IBS e CBS não é necessariamente a mesma estabelecida para a mudança do ambiente de emissão.
Essa distinção fica evidente no Simples Nacional: as ME/EPP passam ao Emissor Nacional em novembro de 2026, enquanto o preenchimento dos grupos de IBS e CBS possui prazo próprio.
A mesma atenção é necessária nas operações de locação, que possuem regras específicas de emissão e, durante a fase de transição, utilizam um código que será posteriormente substituído por classificações próprias.
O conjunto de orientações também confirma que as adaptações não se limitam aos novos tributos. O material trata de integração via API, Cadastro Nacional Complementar (CNC), cancelamento e substituição de notas, NBS, retenções, procurações, emissão por CPF e regras de consulta e manifestação do tomador.
Impactos para a classe contábil
A atualização amplia os pontos que precisam ser acompanhados na emissão e na conferência das NFS-e durante a transição da Reforma Tributária. Para os profissionais da contabilidade, isso envolve observar o prazo correspondente ao tipo de serviço e ao regime do contribuinte, além de diferenciar as regras de preenchimento do IBS/CBS das mudanças relacionadas ao ambiente de emissão.
No caso das empresas do Simples Nacional, a alteração do emissor exige atenção adicional para as integrações utilizadas atualmente, enquanto as operações de locação seguem um fluxo específico pela plataforma nacional.
As orientações também reforçam a necessidade de considerar as informações técnicas do documento fiscal, já que a NFS-e pode ser autorizada durante o período de flexibilização sem que isso signifique, necessariamente, que todos os requisitos aplicáveis estejam sendo cumpridos após o início da respectiva obrigatoriedade.
Com diferentes datas e regras por operação, regime e ambiente de emissão, o acompanhamento dos cronogramas e das parametrizações passa a fazer parte da adequação das empresas e dos profissionais responsáveis pela emissão e escrituração das notas fiscais.
