O eSocial transformou a maneira como as empresas lidam com as suas responsabilidades trabalhistas, previdenciárias e fiscais, simplificando e consolidando vários procedimentos.
Todas as informações referentes aos colaboradores são transmitidas de maneira digital, seguindo padrões e em tempo real, prevenindo erros e retrabalhos. Isso engloba dados sobre contratações, afastamentos, períodos de férias, desligamentos, folhas de pagamento, entre outros.
A adesão do eSocial é obrigatória para todas as empresas, e o não cumprimento pode resultar em multas e penalidades. Por essa razão, é essencial compreender o funcionamento do sistema. Confira como o eSocial pode influenciar a dinâmica da sua empresa.
O que é eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Governo Federal em 2014 com o objetivo de consolidar informações dos colaboradores em uma única plataforma. O eSocial também é parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Antes de sua implementação, os dados fiscais, trabalhistas e previdenciários eram enviados por diferentes meios, como formulários específicos da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho.
Grupos do eSocial
O cronograma de implementação do eSocial é gradativo, dividido em grupos, considerando faturamento e as seguintes características:
Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$78 milhões em 2016.
Grupo 2: empresas com faturamento igual ou inferior a R$78 milhões em 2016, além de não optantes pelo Simples Nacional.
Grupo 3: entidades empresariais e pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional em julho de 2018, incluindo empregadores de pessoa física e produtores rurais.
Grupo 4: órgãos públicos federais e organizações internacionais atuando como entes públicos.
Obrigações substituídas pelo eSocial
Ao todo, 15 obrigações foram substituídas pelo eSocial:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD) — substituída pelo evento S-2299 do eSocial;
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) pelos eventos S-2200, S-2205, S-2206 e S-2299 do eSocial;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), referentes à área trabalhista, substituída pelas informações contidas no evento S-1299 do eSocial;
- Quadro Horário de Trabalho: Informações que compõem o quadro com as descritas jornadas de trabalho também registradas no eSocial;
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Folha de pagamento: Substituição da folha de pagamento — a forma de envio ao Ministério do Trabalho e Emprego foi alterada;
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (GRF) e Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF);
- Guia da Previdência Social (GPS), substituída pelo Documento de Arrecadações Federais (DARF) gerada pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), seguindo o cronograma da substituição do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).
O eSocial, embora desafiador, oferece maior eficiência e transparência na gestão de informações, consolidando procedimentos e facilitando a conformidade das empresas com suas obrigações legais.
Se atentar ao cronograma, compreender grupos e eventos, e assegurar a entrega correta são fundamentais para uma integração bem-sucedida com o eSocial.
Eventos do eSocial
Os eventos do eSocial são uma nova forma de enviar informações sobre trabalhadores com contrato celetista aos órgãos de controle.
Estabelecido pelo decreto 8373/14, inicialmente destinado ao cadastro e gestão de dados de empregados domésticos, tornou-se obrigatório para todos os segmentos do eSocial. Confira quais são.
Eventos de tabelas
Os eventos de tabelas identificam empregadores, contribuintes e órgãos públicos, incluindo:
- Informações do empregador, contribuinte e órgão público;
- Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgão público;
- Tabela de rubricas;
- Tabela de lotações tributárias;
- Tabela de processos administrativos e judiciais.
Eventos periódicos
Os eventos periódicos apuram informações previdenciárias, contribuindo para cálculos precisos. Incluem:
- Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
- Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social;
- Benefícios previdenciários;
- Pagamento de rendimentos do trabalho;
- Comercialização da produção rural pessoa física;
- Contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
- Informações complementares aos eventos periódicos;
- Reabertura e fechamento dos eventos periódicos.
Eventos não periódicos
Já os eventos não periódicos estão relacionados a ocorrências específicas, como:
- Registro preliminar de trabalhador;
- Cadastramento inicial do vínculo e admissão de trabalhador;
- Alteração de dados cadastrais do trabalhador;
- Alteração do contrato de trabalho e relação estatutária;
- Comunicação de acidente de trabalho;
- Monitoramento da saúde do trabalhador;
- Afastamento temporário;
- Cessão e exercício em outro órgão;
- Condições ambientais do trabalho;
- Reintegração;
- Desligamento;
- Início de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
- Alteração contratual de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
- Término sem vínculo de emprego/estatutário;
- Cadastro de beneficiário — entre públicos — início, alteração e término;
- Reativação de benefícios — entre públicos;
- Exclusão de eventos.
Funcionalidades do eSocial
O eSocial também tem algumas funcionalidades que podem auxiliar os empregadores em consultas, fechamentos e até alterações cadastrais.
Consulta da qualificação cadastral do empregado
Ao cadastrar um novo colaborador no eSocial, a ferramenta automaticamente verifica divergências nos dados entre o Cadastro de Pessoas Físicas e o Número de Identificação Social, garantindo informações precisas.
Fechamento de folha de pagamento
Empresas podem encerrar a folha de pagamento diretamente no portal, selecionando o ano e o funcionário desejado. O documento inclui detalhes como salário, descontos, data de pagamento e benefícios do INSS, simplificando o processo.
Informe de rendimentos
O eSocial permite o informe de rendimentos dos funcionários, facilitando a apuração do Imposto de Renda pela Receita Federal e tornando o processo transparente e eficiente.
Mudança de dados cadastrais
Adicionar ou modificar dados cadastrais da empresa junto ao Governo também ficou mais fácil. Basta acessar o menu "Empregador" e selecionar "Dados do Empregador/Contribuinte."
Benefícios do eSocial para empresas
O eSocial representa, na verdade, uma oportunidade valiosa para as empresas. As mudanças implementadas visam diminuir a burocracia, eliminar a papelada e permitir a integração eficaz de várias áreas dentro da empresa.
A integração é notável, já que o eSocial conecta diversos setores, como Departamento Pessoal (DP), Recursos Humanos (RH) e contabilidade. Isso evita a redundância de dados e promove eficiência nas informações enviadas para órgãos como Caixa Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego.
Além disso, os processos tornam-se transparentes para o governo, instituições financeiras, clientes e fornecedores. O eSocial evidencia a idoneidade da empresa, tornando seus procedimentos mais visíveis e confiáveis.
O sistema também elimina a necessidade de lidar com diferentes formulários, simplificando processos como CAGED e RAIS. A transmissão das informações é realizada pelo sistema de folha de pagamento, resultando em uma considerável diminuição da burocracia.
No cumprimento dos direitos trabalhistas, o eSocial desempenha um papel crucial, contribuindo para assegurar os direitos dos funcionários. Isso não apenas garante colaboradores mais produtivos, mas também previne multas e passivos trabalhistas. O sistema facilita o acompanhamento do histórico do colaborador, simplificando processos como aposentadoria.
Outro benefício para as empresas é que a recuperação de dados evita multas e penalidades, já que o eSocial armazena as informações transmitidas, proporcionando acesso fácil e rápido a dados comprovativos em caso de dúvidas por parte do governo, empresas ou funcionários.
Multas do eSocial
Empresas desatentas ao calendário de obrigações enfrentam penalidades, como multas por falta de informações na admissão (R$ 402,53 a R$ 805,06 por trabalhador), omissão de Atestado de Saúde Ocupacional (R$ 402,53 a R$ 4.025,33) e não relato de acidentes de trabalho (varia conforme o salário de contribuição).
Como acessar o eSocial?
O eSocial pode ser acessado por meio do Portal do eSocial, disponibilizado pelo Governo Federal. Existem dois módulos de acesso disponíveis: Simplificado e Web Geral. A entrada pode ser efetuada mediante a inserção de dados pessoais, como CPF, Código de Acesso e senha ou através do Certificado Digital.
Web Geral
Acessível para empresas e Empregadores Pessoa Física. O acesso é realizado por meio do login no Gov.br, sendo necessário realizar um cadastro prévio (um único cadastro) e utilizar o Certificado Digital. Empresas optantes pelo SIMPLES, com até um empregado, e Microempreendedores Individuais (MEI) podem acessar informando CNPJ, código de acesso e senha.
eSocial Simplificado
Destinado ao Empregador Doméstico, Microempreendedor Individual (MEI) e Segurado Especial. O acesso pode ser efetuado de duas maneiras:
• Informar CPF/CNPJ, código de acesso e senha;
• Utilizar o login no Gov.br.
Conclusão
O eSocial, embora desafiador, proporciona maior eficiência e transparência na gestão de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, unificando procedimentos e facilitando a conformidade das empresas com suas obrigações legais.
Ficar atento ao cronograma, compreender os grupos e tipos de eventos, e assegurar a entrega correta das informações são passos cruciais para uma integração bem-sucedida com o eSocial.
