Eu sei que não é um artigo contábil, não vou explicar lançamentos ou balanços, não vou comentar legislações ou exemplificar escriturações fiscais. Como sabemos a informática vem tomando conta totalmente do nosso dia-a-dia, e precisamos sempre estar acompanhando essas evoluções para nossa comodidade, agilidade nas informações.
Um exemplo do que relatei acima seria uma simples cópia de uma Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física que um cliente nos solicita. As possíveis soluções são:
1 - Imprimir e passar por fax
Complicações: Muitas vezes o documento não fica legível, o papel acaba, você precisa enviar novamente e acaba tomando um bom tempo e custo telefônico, imagine se for um interurbano.
2 - Imprimir e enviar para o cliente
Complicações: Se for um moto-boy o custo, se for um colaborador de sua empresa ou você próprio, custo de combustível, tempo, muitas vezes sai fora do roteiro do dia.
3 - Fazer a cópia de segurança da declaração e do recibo de entrega, enviar por e-mail e explicar para o cliente restaurar e imprimir.
Complicações: Simplesmente o fato de precisar explicar passo a passo como acessar o site da Receita Federal, fazer o download e instalar o programa do IRPF, receber seu e-mail, salvar os anexos, restaurar a cópia de segurança, copiar o recibo de entrega na pasta de declarações enviadas (em algumas versões do programa), e finalmente imprimir o dito documento. Ufa!
Conversando com um amigo e por acaso tocando no assunto ele me disse que imprimia em PDF e enviava para o cliente por e-mail. O cliente apenas teria que ter instalado o Adobe Acrobat Reader, que na maioria das vezes já vem instalado no computador e em caso contrário é bem simples de fazer o download e instalar.
Utilizando um simples programa PDF Livre, criado por Tiago Baciotti Moreira do extinto site baciotti.com.br você consegue imprimir o documento em arquivo PDF. Como? Então vamos por partes:
1 - Instalar a Impressora PDF
a) Botão Iniciar, Configurações, Impressoras
b) Adicionar nova Impressora
c) Impressora Local, Porta: FILE: (Imprimir em arquivo)
d) Fabricante: Apple, Nome da Impressora: Apple Laserwriter II NT (no XP encontei Apple Laserwriter II NT v4.70 e deu certo)
e) Coloque o nome da Impressora como PDF
f) Concluir a instalação da Impressora.
Esta impressora Apple Laserwriter vai imprimir o PDF em preto-branco, para imprimir colorido instale a impressora Xerox Docucolor5750 w/ Fiery Sl.
2 - Download e Instalação do Programa PDF Livre
a) Faça o download aqui
b) Descompacte o arquivo pdflivre.zip se não tem instalado o Compactador de Pasta do Windows utilize o Winzip. Download aqui.
c) Na pasta de destino deixe C:PDF LIVRE como na figura. Se deixar o Arquivos de Programas possivelmente não irá funcionar
d) Após o término da instalação vai aparecer uma mensagem perguntando se deseja adicionar um arquivo ao registro. Escolha a opção SIM
3 - Usuários do Windows XP
a) Extraia o arquivo pdf2000.bat na pasta c:PDF LIVRE
b) Acesse o Meu Computador > Documents and Settings > Pasta do nome do usuário (no meu caso Rogerio) > SendTo (se não tiver esta pasta SendTo, entre em Ferramentas > Opções de Pasta > Modo de Exibição > Pastas e arquivos ocultos > Mostrar Pastas e arquivos ocultos > OK)
c) Selecione Arquivo > Novo > atalho
d) Escreva: c:PDF LIVREpdf2000.bat
e) Digite um nome para o atalho: PDF
f) Concluir
g) Clique com o botão direito do mouse no atalho que você acabou de criar e Propriedades, clique em Alterar Ícone e digite c:PDF LIVREpdflivre.ico, depois OK
Pronto agora vamos Imprimir a Declaração de Imposto de Renda do cliente em PDF e enviar por e-mail para ele
4 - Criando o PDF
a) Antes de imprimir acesse Iniciar > Configurações > Impressoras, selecione a Impressora PDF como padrão
b) Abra o programa do Imposto de Renda > Declaração > Imprimir > Declaração , selecione o nome e clique em OK
c) Aparecerá uma caixa de mensagem com o texto: Imprimir em arquivo e Nome do arquivo de saída. digite C: ome_do_arquivo.PRN
d) Sempre "C:" + o nome do arquivo que você escolher + ".PRN" sem as aspas e sem o mais. Observe a figura
e) Faça o mesmo procedimento para o recibo de entrega, mas escolha um nome diferente.
f) Abra o Meu Computador > Disco Local (C:) - Lá estarão os arquivos (.PRN) que você criou com o ícone verde do PDF)
g) Para usuários do Windows XP, clique com o botão direito neste arquivo (.PRN) e selecione Enviar para > PDF
h) Para outros usuários apenas dê um clique duplo no arquivo
i) O arquivo PRN será excluído e será criado um PDF
j) Agora basta enviar por e-mail o arquivo PDF para seu cliente
Lembre-se que qualquer documento que precisar imprimir para enviar ao cliente basta fazer o item 4 depois que tudo estiver instalado corretamente.
Espero que seja útil para você este Artigo/Tutorial de como imprimir em arquivo PDF.
Rogério César
Analista de Sistemas formado pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto
Técnico Contábil formado pelo Colégio Metodista
Criador do Portal www.contabeis.com.br
