Como encerrar uma empresa

Neste artigo irei explanar os procedimentos para o encerramento de uma empresa que não possua filiais.
Anteriormente, vimos como abrir uma empresa, o processo de abertura é complexo, mas pode-se dizer, que comparado com o processo de encerramento, ou baixa, de empresas, a abertura é muito simples.
O processo de baixa, tem uma certa ordem dos procedimentos a serem tomados, pois alguns órgãos dependem de outros.
Na abertura, primeiramente elaboramos e registramos o contrato social, na Junta Comercial ou no Cartório da cidade onde se localiza a empresa, no caso do encerramento, para se registrar o DISTRATO SOCIAL, é necessário das certidões Negativas de Débito, ou seja, a empresa não pode estar com impostos e taxas em atraso.
Então vamos por passos:

1º) Baixa no órgão Municipal (Citarei o exemplo da Prefeitura de Ribeirão Preto).
Primeiramente você deverá fazer o download dos formulários que estão disponíveis em
https://www.contabeis.com.br/downloads.asp
Agora devemos preencher 1 via do Requerimento Padrão e as 4 vias da FIC, solicitando a Baixa.
Com os documentos assinados, anexe o Alvará de Funcionamento original (no caso de perda ou extravio, anexe uma declaração do proprietário da empresa que o alvará foi extraviado).
Se a empresa for prestadora de serviços, anexar os talões de notas fiscais e os livros de Prestação de Serviços.
Leve a documentação na Administração à Rua Lafaiete. O fiscal irá conferir a documentação e marcará no verso do Requerimento Padrão os valores das taxas a serem pagas. Preencha a Guia de Recolhimento pelo site
http://www.ribeiraopreto.sp.gov.br/CIDADANIA/i99principal.asp?pagina=/Scripts/nwwcgi.exe/web/p0504100
Tire uma cópia da taxa, anexe com toda a documentação e leve ao setor de Protocolos na Rua Cerqueira César.
Você pode acompanhar o andamento pelo Internet:
http://www.ribeiraopreto.sp.gov.br/CIDADANIA/I99PRINCIPAL.ASP?pagina=/Scripts/nwwcgi.exe/web/p0301100
Dúvidas e esclarecimentos: www.ribeiraopreto.sp.gov.br
Se a empresa não foi aberta na Prefeitura, peça junto ao órgão uma Declaração que a empresa não iniciou suas atividades junto a Prefeitura.

2º) Baixa junto ao órgão Estadual (Citarei o exemplo do Estado de São Paulo)
Faça download do arquivo Anexos da Portaria CAT 39. Preencha e imprima o Anexo I em 2 vias e assinado pelo sócio ou procurador legal.
Anexe os livros, últimos 150 documentos fiscais, todos os documentos fiscais a serem inutilizados, GIAS, DIPAM's, última Deca em papel, Pedido de Uso ou de Cessação de Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal-ECF se for o caso, Pedido de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de dados, se for o caso.
Encaminhe ao Posto Fiscal de sua jurisprudência e aguarde. O comprovante pode ser emitido pelo site do Posto Fiscal Eletrônico (www.pfe.fazenda.sp.gov.br)
Se a empresa não foi aberta na Fazenda Estadual, peça junto ao órgão uma Declaração que a empresa não iniciou suas atividades ao mesmo.

3º) Elaboração do Distrato Social:
Elementos do Distrato Social:
O distrato social deverá conter os seguintes elementos:
Título
Preâmbulo:
2.1. a qualificação dos Sócios, a qualificação da empresa com o respectivo NIRE e CNPJ;
2.2. o responsável pela guarda dos livros;
2.3. A importância repartida entre os sócios;
2.4. Referência à pessoa que assume o ativo e passivo da empresa;
2.5. indicação do motivo da dissolução;
2.6. assinatura dos sócios;
2.7. assinatura das testemunhas com os respectivos números do RG, órgão expedidor e unidade federativa.
Veja um modelo em www.contabeis.com.br/downloads.asp
Documentação exigida para o registro do Distrato Social:
Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, emitida pela Receita Federal;
Certidão Negativa de Débito - CND, fornecida pelo Instituto Nacional de Securidade Social - INSS;
Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por tempo de Serviço FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal;
Certidão Negativa de Nomeação na Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional.

4º) Solicitação de Certidões Negativas de Débito

Agora devemos solicitar as Certidões Negativas perante aos devidos órgãos:

a) Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, emitida pela Receita Federal:
Para solicitar esta certidão, você pode entrar no site da Receita Federal e digitar o CNPJ da empresa. Se por qualquer motivo a certidão não puder ser emitida por este meio, você deverá solicitar em algum órgão da Receita Federal munido do Contrato Social ou última Alteração, e a Solicitação da Certidão Negativa de Débitos assinada por um dos sócios constantes no Contrato social. Imprima a Solicitação de Certidão Negativa de Débitos junto a Secretaria da Receita Federal em www.contabeis.com.br/downloads.asp

b) Certidão Negativa de Débito - CND, fornecida pelo Instituto Nacional de Securidade Social - INSS:
Este processo pode ser um pouco demorado. Para solicitar a Certidão de Baixa Junto ao INSS, precisamos solicitar uma senha pelo site
http://www020.dataprev.gov.br/pls/pradar/pkg_Arr_inter.pr_Baixa_Empr_ini
Veja as GFIPS e guias de recolhimento que estão faltando e leve à Agencia da Previdência Social.
O Fiscal poderá ainda pedir outros documentos como:
Livro Diário / Plano de Contas, Livro Razão, Livro Caixa, Livro de Registro de Empregados, Registro de Ponto, Folhas de Pagamento de Empregados / Administradores / Autônomos, Comprovantes de Recolhimento: DARP / GRPS / GPS, Recibos de Rescisão de Contrato de Trabalho, Recibos de Aviso Prévio e Férias, RAIS - Relação Anual de Informações Sociais, GFIP - Guias de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica, Fichas do Salário Família, Termo de responsabilidade / Carteira de Vacinação / Comprovante de Freqüência Escolar, Fichas do Salário Maternidade / Atestados Médicos, Atas de Assembléia / Estatutos, Contrato Social / Declarações / Alterações Contratuais, Termo de opção pelo Simples, Prestação de Contas de Amadores, Róis de Equipagem, Relação de Trabalhadores Avulsos, Boletim de Serviço de Termo de Trabalho, Registro de Veículos, Livro de Cédula, Certificado do Conselho Nacional de Serviço Social / Decreto de Utilidade Pública, Registro de Entrada e Saída de Mercadorias, Contratos de Empreitada e Sub-empreitada, Faturas e Recibos de Mão-de-obra, Prestação de Contas de Administração, Alvarás de Licença e Habite-se para Construção Civil, Notas Fiscais de Serviços, Documentos Relativos à Inscrição e Baixa em Órgãos Públicos - Prefeitura, Estado e Receita Federal.
Depois de homologada você poderá imprimir esta certidão através do site
http://www010.dataprev.gov.br/cws/contexto/cnd/cnd.html

c) Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia por tempo de Serviço FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal:
Você pode tentar obter este certificado acessando o site da Caixa Econômica Federal (www.caixa.gov.br).
No caso de problemas com o cadastro, débitos ou outros, que impossibilitaram a impressão on-line do certificado, você deverá visitar uma agência da Caixa Econômica Federal, munido do Cartão do CNPJ da empresa. Assim você saberá os problemas da sua empresa, e como resolvê-los. Muitas vezes o problema é de fácil resolução.
Depois de liberado você poderá obter o CRF no site www.caixa.gov.br

d) Certidão Negativa de Nomeação na Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional:
Esta Certidão é uma das mas fáceis de se obter, no caso de sua empresa em ordem com seus débitos. Você poderá obtê-la acessando o site da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (www.pgfn.fazenda.gov.br)
No caso de problemas no ato da emissão da mesma, dirija-se a um órgão da Procuradoria de sua cidade.
Depois das Certidões prontas, vamos agora registrar o Distrato em seu respectivo órgão.

5º) Registro do Distrato Social
5.1) Junta Comercial (no caso do Contrato registrado neste órgão)
Tomaremos como exemplo a Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP)
Instale o programa que você encontra no site da Jucesp, preencha todos os campos necessários, gere o disquete, imprima todos os formulários e assine onde for necessário.
Anexe cópias autenticadas das Certidões Emitidas e o Distrato Social (no caso da empresa ser limitada)
Pague as taxas que o programa emitiu.
Dirija-se a uma agência da JUCESP.
Dúvidas www.jucesp.sp.gov.br
Os programas para download você encontra também em www.contabeis.com.br/downloads.asp

5.2) Cartório (no caso do Contrato registrado neste órgão)
Faça um requerimento (modelo: www.contabeis.com.br/downloads.asp) Solicitando o registro do Distrato Social.
Assine e reconheça firma em cartório de todas as assinaturas do Distrato Social e do requerimento.
Neste caso é necessário a assinatura de um advogado, mesmo que seja uma micro ou pequeno empresa.
Dirija-se ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas onde a empresa obteve o ultimo registro.

6º) Baixa junto à Secretaria da Receita Federal.
Depois que o Distrato Social, ou o Registro de Firma Individual estiver Registrado, faça o download do programa CNPJ no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br).
Instale-os e execute o programa CNPJ.
Preencha todos os campos necessários.
Faça a geração do disquete. Neste caso você não poderá enviar os arquivos via Internet.
Imprima o DBE (Documento Básico de Entrada) assine e reconheça firma em cartório do responsável ou preposto.
Junte os seguintes documentos:
Distrato Social Registrado original ou cópia autenticada em cartório;
DIRPJ ou PJ de Encerramento: Declaração de encerramento do exercício atual até a data da baixa;
Ainda pode ser solicitados:
DIRPJ - Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica dos últimos 5 anos;
DIRPF - Socios: Declaração de Imposto de Renda Pessoas Físicas de todos os sócios dos últimos 5 anos ;
DIRF, DCTF e DIPI de encerramento, caso a pessoa jurídica esteja obrigada a apresentar ;
DARF relativos a multa por atraso na entrega das declarações, se for o caso;
DARF relativos aos impostos identificados nas declarações acima;
DARF da multa por atraso na comunicação da baixa, se a entrega do pedido de baixa for realizado após o último dis útil do mês seguinte a ocorrência do evento;

Agora leve a documentação junto com o disquete gerado a Receita Federal da jurisprudência da sede da empresa.
Dúvidas no site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br)
Agora com toda esta documentação em mãos é aconselhável que você guarde em local seguro, além da legislação exigir por lei que os documentos sejam guardados por 5 anos, nunca se sabe quando você vai precisar disto.
Estou à disposição para quaisquer esclarecimentos sobre o artigo, dúvidas sobre outros procedimentos.

Rogério César
Analista de Sistemas formado pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto
Técnico Contábil formado pelo Colégio Metodista
Criador do Portal www.contabeis.com.br
Contato: https://www.contabeis.com.br/mail.asp?op=2