É comum os Livros Contábeis serem autenticados a fim de que possam, além de cumprir uma Obrigação Fiscal, obter valor jurídico financeiro junto a Demais Órgãos e Entidades Competentes. Em caso de fiscalização pelos órgãos competentes a empresa está prejudicada pelo não cumprimento dessa obrigação.
A autenticação é realizada pela entidade competente de registro, autorizado pelo governo. Normalmente, é de responsabilidade da Junta Comercial, quando se trata de Atividades Comerciais, e Cartório de Registro de Títulos e Documentos, quando se tratar sociedade civil. Salvo aquelas em Regime Simplificado, tipificado, em Lei Complementar, tais como o Micro Empreendedor Individual-MEI e SIMPLES NACIONAL, que não será objeto de estudo.
O Decreto-Lei nº 486 de 03 de março de 1969 dispõe sobre a escrituração e livros mercantis, em seu artigo 5º traz a obrigatoriedade de submeter os livros à autenticação do órgão competente de Registro do Comércio, e quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos, conforme enxerto abaixo:
Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º.
Art 5º Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade mercantil, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial do comerciante.
§ 1º O comerciante que empregar escrituração mecanizada, poderá substituir o Diário e os livros facultativos ou auxiliares por fichas seguidamente numeradas, mecânica ou tipograficamente.
§ 2º Os Livros ou fichas do Diário deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação do órgão competente do Registro do Comércio.
§ 3º Admite-se a escrituração resumida do Diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individuado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação.
Essa obrigatoriedade também é referenciada pelo Decreto 3.000/1999 em seu artigo 258 e pelo Código Civil 2002 no artigo 1.181, conforme redação abaixo:
Art. 258.Decreto 3.000/1999.
Art. 258. Sem prejuízo de exigências especiais da lei, é obrigatório o uso de Livro Diário, encadernado com folhas numeradas seguidamente, em que serão lançados, dia a dia, diretamente ou por reprodução, os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º).
§ 4º Os livros ou fichas do Diário, bem como os livros auxiliares referidos no § 1º, deverão conter termos de abertura e de encerramento, e ser submetidos à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, e, quando se tratar de sociedade civil, no Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos (Lei nº 3.470, de 1958, art. 71, e Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 5º, § 2º).
Art. 1.181 do Código Civil/2002
Art. 1.181. Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis.
Parágrafo único. A autenticação não se fará sem que esteja inscrito o empresário, ou a sociedade empresária, que poderá fazer autenticar livros não obrigatórios.
Em que pese, não existir uma lei específica que revoga a obrigatoriedade da autenticação dos livros contábeis pelas Juntas Comerciais e pelos Registro Civil de Pessoas Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos o Decreto nº 8.683 de 25 de Fevereiro de 2016 marca a dispensa da autenticação sendo esta substituída pela autenticação da ECD – Escrituração Contábil Digital transmitida através do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital que levará em consideração o próprio recibo de entrega que o programa gerador emite no momento da transmissão.
Decreto nº 8.683 de 25 de Fevereiro de 2016
Art. 1º O Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996, passa a vigorar com as seguintes alterações:
“Art. 78-A. A autenticação de livros contábeis das empresas poderá ser feita por meio do Sistema Público de Escrituração Digital - Sped de que trata o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, mediante a apresentação de escrituração contábil digital.
§ 1º A autenticação dos livros contábeis digitais será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped.
§ 2º A autenticação prevista neste artigo dispensa a autenticação de que trata o art. 39 da Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994, nos termos do art. 39-A da referida Lei.” (NR)
Faz-se necessário atentar que esta dispensa, tanto para as pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio, quanto para as que eram sujeitas, foram gradativas ocorrendo primeiramente para as não sujeitas ao Registro do Comércio através da Instrução Normativa RFB nº 1510 de 05 de novembro de 2014 e ratificada pelo Decreto nº 8.683 de 25 de fevereiro de 2016 e a posteriori para as que eram sujeitas ao registro no comércio pelo Decreto nº 9.555 de 6 de Novembro de 2018, redação da lei
Instrução Normativa RFB nº 1.510 de 05 de Novembro de 2014.
Altera a Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013, que dispõe sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD).
O SECRETÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos III e XXVI do art. 280 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista o disposto no art. 16 da Lei nº 9.779, de 19 de janeiro de 1999, resolve:
Art. 1º Os arts. 1º, 3º e 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420, de 19 de dezembro de 2013, passam a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 1º ….................................................................................
…...............................................................................................
§ 2º Ficam dispensados de autenticação os livros da escrituração contábil das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais.” (NR)
“Art. 3º ….................................................................................
…...............................................................................................
III - as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.
…....................................................................................” (NR)
“Art. 5º …..................................................................…...........
...................................................................................................
§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.” (NR)
Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União.
Decreto nº 9.555, de 06 de Novembro 2018
Art. 1º A autenticação de livros contábeis das pessoas jurídicas não sujeitas ao Registro do Comércio, exigível para fins tributários, de acordo com o disposto no § 4º do art. 258 do Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999, poderá ser feita pelo Sistema Público de Escrituração Digital - Sped, instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, por meio da apresentação de escrituração contábil digital, na forma estabelecida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda.
Art. 2º A autenticação dos livros contábeis digitais de que trata o art. 1º será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped, dispensada qualquer outra forma de autenticação.
Art. 3º Para fins do disposto nos art. 1º e art. 2º, serão considerados autenticados os livros contábeis transmitidos ao Sped até a data de publicação deste Decreto, ainda que não analisados pelo órgão de registro, desde que apresentada a escrituração contábil digital correspondente.
Art. 4º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Diante das mudanças ocorridas desde o ano de 2014, e com seu apogeu no ano de 2016, com a publicação do Decreto 8.683/2016, é inequívoco que as leis que antes obrigavam, dão margem para os decretos específicos que dispensa a autenticação mecânica, sendo substituído pelo Recibo, comprovante de entrega da Escrituração Contábil Digital - ECD ao programa do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Abaixo encontra-se o Ato Delatório Cofis no 34/2016 que responde e respalda tanto a dispensa da autenticação quanto a implícita dispensa de impressão dos livros, uma vez que estes não serão mais autenticados mecanicamente perde o sentido de tê-los impressos:
Pág. 14, do Ato Declaratório Executivo Cofis no 34/2016,1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido, do Manual de Orientação do Leiaute da ECD, Anexo ao Ato Declaratório Executivo Cofis no 34/2016 do SPED
De acordo com o Decreto no 8.683, de 25 de fevereiro de 2016, todas as ECD de empresas estarão automaticamente autenticadas no momento da transmissão e o recibo de transmissão servirá como comprovante de autenticação.
Pág. 11, Ato Declaratório Executivo Cofis no 34/2016, item 1.4. Obrigações Acessórias Dispensadas no Caso de Transmissão da Escrituração Via Sped Contábil
No caso de transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita: a impressão dos livros. De acordo com o art. 6o da Instrução Normativa RFB no 1.420/2013:
Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:
I - Em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.
II - A obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991.
III - A obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea “b” do § 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.
Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos do Ajuste Sinief no 02, de 3 de abril de 2009, supre:
I - A elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48), desde que informados na Escrituração Fiscal Digital, nos termos do arts. 261 e 292 a 298 do Regulamento do Imposto de Renda, Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999.
II - Em relação às mesmas informações, da exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.
Isso posto, identifica-se no ato normativo a substituição da autenticação, realizada manualmente pelos órgãos de registro competentes, seja Junta Comerciais, ou Cartórios de Registros de Títulos e Documentos, pelo recibo de entrega emitido eletronicamente, pela transmissão dos Livros Contábeis Digital por meio do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, no módulo da ECD – Escrituração Contábil Digital, dispensado assim qualquer outra forma de autenticação.
Tendo em vista a Dispensa do Legislador, da Autenticação, e de forma Implícita da impressão dos Livros Contábeis, as Empresas estão obrigadas ou dispensadas do registro destes nas Juntas Comerciais e Cartório de Registros de Documentos? Em caso de fiscalização pelos órgãos competentes a empresa estará prejudicada pelo não cumprimento dessa obrigação?
Observa-se que o Legislador não trata desse Registro, como aquele realizado na Inscrição do Estabelecimento, nos seus primeiros atos constitutivos de legalidade da Empresa, onde comprova a sua existência oficialmente. Onde dependendo da Atividade Econômica poderá obter o NIRE – Número de Identificação do Registro de Empresa, na Junta Comercial, quando de trata de Atividades Comerciais, e Cartório de Registro de Títulos e Documentos, quando se tratar de sociedade civil.
Sem prejuízo das informações retromencionadas, observa-se neste caso específico que, os Termos Registro e Autenticação soam sinônimos no que refere-se a Livros Contábeis.
Assim, o Registro Público, de fato é representado pelo recibo de entrega emitido eletronicamente, pela transmissão dos Livros Contábeis Digital por meio do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, no módulo da ECD – Escrituração Contábil Digital, e pública a sua consulta por meio de seu recibo.
Logo, Autenticação, ou Registro Público, como convenier chamar, é o reconhecimento, a comprovação, nas Juntas Comerciais e Cartório de Registros de Títulos e Documentos, que a Empresa submeteu seus registros com validade e eficácia, obedecendo aos critérios e procedimentos específicos da escrituração de suas transações e variações patrimoniais, estruturação das demonstrações contábeis, atendendo os requisitos normativos reguladores. Ato consolidado por meio de um selo físico, material de Registro com o número de Protocolo de Arquivamento (fotocópias) de controle do Órgão Competente nos Termos de Abertura e Encerramento do Livro Diário.
