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Contábil

Principais ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis

A rotina do contador vem sofrendo grandes transformações. A tecnologia trouxe diversas ferramentas que auxiliam a rotina contábil a fim de simplificá-la. Saiba mais neste artigo.

17/10/2019 08:39:34

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Principais ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis

Se lembra de como era a rotina de um escritório de contabilidade 10 ou 15 anos atrás? Bem diferente de hoje em dia, não é? A legislação sofre inúmeras mudanças, os processos vão se modificando, o governo implementa sistemas modernizados, e a tecnologia passa a fazer parte do dia a dia.

Para os contadores que já estavam acostumados ao modelo antigo de trabalho, as mudanças talvez não sejam tão bem-vindas. Se esse é o seu caso, saiba que no começo pode ser difícil se acostumar e aprender a usar novas ferramentas, mas, acredite: vale a pena!

Se você quer conhecer as principais ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis, aumentar a produtividade da equipe e otimizar o fluxo de trabalho do escritório, leia este post!

Importância de gerenciar tarefas e otimizar a rotina

Você, melhor do que ninguém, sabe como é a rotina de um escritório contábil: cálculo de impostos, abertura de empresas, atendimento aos clientes, fechamento do mês, confecção de balancetes e outros documentos importantes... É, para alguns escritórios as listas de tarefas vão se acumulando e parecem intermináveis.

Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), a quantidade de contadores e técnicos de contabilidade do país já ultrapassa o número de 520 mil. As organizações contábeis, por sua vez, já ultrapassam o número de 69 mil. Com essa concorrência, não dá para ficar acumulando tarefas, concorda?

Por isso é tão importante dar atenção para a gestão do escritório e otimizar a rotina!

A tecnologia desempenha um papel fundamental quando se trata de otimizar processos e melhorar o fluxo de trabalho: tarefas manuais são substituídas por sistemas automatizados, o gerenciamento de projetos com papéis ou planilhas é substituído por plataformas online e até os sistemas de gestão de clientes podem ser acessados por contadores por meio da integração contábil.

Principais ferramentas de gestão

Quer se adequar aos novos tempos, mas não sabe por onde começar? Confira abaixo nossas recomendações de ferramentas para gerenciar sua rotina contábil!

1. Gerenciador de projetos 

Gerenciar projetos nunca foi tão fácil: com essa ferramenta você e toda a equipe conseguem acompanhar as tarefas realizadas (como abertura de empresas, triagem e gestão de processos internos) de forma on-line, sem complicações. Esse tipo de plataforma utiliza um sistema simples de ser usado, veja: 

  • Você cria um quadro para cada projeto;
  • Nesse quadro, você adiciona listas que representam as etapas do fluxo de trabalho (como “Ideias sendo consideradas” “A fazer”, “Em andamento” e “Finalizado”);
  • Nessas listas, você adiciona cartões (com datas de entrega, comentários, informações adicionais etc.), que representam as tarefas de cada etapa;
  • Conforme o progresso, os cartões podem ser movidos para diferentes listas. 

2. Software contábil

De modo geral, um software contábil auxilia:

  • na organização de dados financeiros/contábeis/fiscais;
  • na gestão de honorários e folhas de pagamento;
  • no controle patrimonial.

Ele tem um papel estratégico na melhoria do dia a dia de trabalho. Veja algumas vantagens de utilizá-lo:

  • ter o controle do que acontece no escritório;
  • reduzir custos e despesas operacionais;
  • reduzir o tempo gasto por meio da automatização de tarefas;
  • diminuir retrabalhos;
  • ter acesso a relatórios precisos gerados com os dados inseridos no sistema.

A otimização de operações, aliás, é um dos maiores benefícios para contadores: além de fazer mais com menos, há o aumento da produtividade!

3. Ferramenta de integração com o ERP dos clientes 

Com um sistema de gestão empresarial (o ERP), seus clientes conseguem emitir notas fiscais e boletos bancários, controlar vendas e estoque, realizar conciliações bancárias, acompanhar as movimentações financeiras e muito mais. Mas, o que isso tem a ver com o seu trabalho?

Tudo!

Por meio da ferramenta de integração, você tem acesso à área do contador no sistema ERP e consegue visualizar diretamente a lista de clientes integrados e todas as informações empresariais mencionadas acima, além de conseguir importar dados para o software contábil que utiliza.

Ainda é possível trocar mensagens e arquivos (como folha de pagamento e guia de impostos). Redigitação de dados, atraso no envio de informações, documentos enviados com dados incompletos... Ao utilizar corretamente o sistema, você e seus clientes não precisam mais perder tempo com isso.

 

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