Os dados da Folha Digitalizada e Registro de Empregados serão armazenados em um cadastro único, e compartilhados por várias entidades do governo: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Justiça do Trabalho.
O EFD Social irá substituir e eliminar vários arquivos mensais e anuais que as empresas enviam atualmente a estes mesmos órgãos do governo, tais como: Manad, Sefip para fins de fiscalização e pagamentos de benefícios previdenciários, Caged, Rais, Dirf. Porém, a princípio, somente Manad e Sefip/fiscalização serão eliminados, lembrando que o Sefip para fins de recolhimento de FGTS permanecerá. O fato de a CAIXA não estar participando do projeto põe em cheque a substituição das obrigações acessórias serem substituídas unicamente pelo arquivo da EFD Social.
Um detalhe importantíssimo sobre o assunto, abordado recentemente em um debate sobre SPED com alguns especialistas na área, foi de que provavelmente, informações como contratação e rescisão de funcionários, seria tratado como um evento do SPED, tal qual a Nota Fiscal Eletrônica. Isso quer dizer que, quando a empresa contratar ou demitir um funcionário, deverá gerar e transmitir um arquivo XML com assinatura eletrônica para os órgãos responsáveis, que será autorizado ou não, tal qual a NF-e.
Recentemente em palestra sobre o assunto, um debatedor que está participando ativamente do desenvolvimento do projeto, informou que o número do PIS será abolido, snedo utilizado para este fim o próprio número do CPF (Cadastro de Pessoas Físicas). Isso se deve em grande parte por ser muito mais prático para efetuar cruzamento de dados com as outras informações que a Receita Federal já dispõe de outras declarações que atingem a pessoa física, como a DIRF.
Atualmente, na página correspondente ao Sped no site da Receita Federal consta o seguinte sobre o EFD Social:
“O projeto está em fase de estudos na Receita Federal e nos demais entes públicos interessados, tendo como objetivo abranger a escrituração da folha de pagamento e, em uma segunda fase, o Livro Registro de Empregados.”
Os procedimentos têm avançado e já se tem notícias do projeto piloto e dos prováveis prazos para geração das informações ao EFD Social, nome atual, que antes era batizado de Sped Folha.
O prazo para implementação era previsto para 01/2013, oque parece improvável, uma vez que ainda não foi finalizado o leiaute e ainda se discute quais informações serão necessárias.
Em maio 2011, a Receita Federal se reuniu com as empresas do projeto piloto, para dar prosseguimento ao projeto: EFD Social – 1001. Nesta reunião foi apresentado o layout da Escrituração Fiscal Digital Social que as empresas deverão preparar com as informações a serem enviadas mensalmente aos órgãos interessados: Receita Federal do Brasil, Ministério do Trabalho e INSS.
O EFD Social irá abranger informações da Folha de Pagamento, informações para a Previdência Social e Trabalhista e em outra etapa alcançará o Registro Eletrônico de Empregados.
O arquivo de dados mensal será único, contendo a EFD-Social e o Livro de Registro. Porém, inicialmente conterá somente a Folha de Pagamento, posteriormente também o Livro de Registro de Empregados fará parte do arquivo. Haverá um programa validador para analisar os dados: PVA-Programa Validador de Arquivo.
Para quem ainda está arrancando os cabelos por causa do SPED Fiscal e da EFD PIS/COFINS, a prorrogação da data de implementação para 2014 ou 2015 viria a ser uma ótima notícia.
Porém, em todo caso, seria extremamente prudente as empresas reverem os procedimentos adotados na rotina do departamento pessoal, pois o adiamento pode ser ou não cancelado, mas de qualquer forma é bom estarmos preparados!
