A implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) reformulou as obrigações legais e as práticas contábeis em todo o Brasil, com ênfase na maneira como os dados pessoais são tratados durante procedimentos como a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física. Essa é uma época do ano em que contadores acessam e processam uma grande quantidade de informações sensíveis, e a conformidade com a LGPD é crucial para a proteção desses dados, bem como para a manutenção da confiança dos clientes.
Durante a preparação da Declaração de Imposto de Renda, os contadores manuseiam uma vasta gama de dados pessoais, incluindo, mas não limitado a:
- Identificação Pessoal: Nomes completos e números do CPF são fundamentais para a identificação dos contribuintes no sistema tributário.
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Informações de Contato: Endereços residenciais e números de telefone são necessários para comunicações oficiais e para garantir a precisão da documentação fiscal.
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Dados Bancários: Informações sobre contas bancárias são relevantes para relatar ganhos de capital e outras transações financeiras relevantes.
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Rendimentos: Informações detalhadas sobre salários, benefícios, rendimentos de aluguéis, investimentos e outras fontes de renda são essenciais para o cálculo correto do imposto devido.
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Dependentes: Dados sobre cônjuges e dependentes, incluindo nomes e CPFs, são necessários para abater gastos e ajustar a base de cálculo do imposto.
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Bens e Direitos: Informações sobre propriedades e outros ativos são reportadas para a fiscalização patrimonial e cálculo de possíveis tributações sobre bens.
A LGPD impõe uma série de obrigações sobre como esses dados devem ser tratados. A principal é a garantia de que todas as medidas de segurança necessárias sejam adotadas para proteger os dados contra acessos não autorizados, perdas ou divulgação. Além disso, os dados só devem ser coletados por motivos legítimos e claros, mantidos apenas enquanto necessário para a finalidade para a qual foram coletados, e de forma transparente para o titular dos dados.
Para garantir a conformidade com a LGPD, é essencial que os contadores implementem práticas de segurança robustas. Isso inclui:
- Criptografia: Proteger os dados armazenados e transmitidos para prevenir acessos indevidos.
- Controles de Acesso: Limitar o acesso aos dados estritamente aos profissionais autorizados que precisam deles para executar suas funções.
- Políticas de Privacidade: Atualizar e manter políticas claras de privacidade que explicitem como os dados são coletados, usados e protegidos.
Além das medidas técnicas, a capacitação e o treinamento contínuo dos funcionários sobre as responsabilidades e práticas seguras são vitais. Promover uma cultura de proteção de dados aumenta não apenas a segurança, mas também a consciência dos riscos associados ao manuseio de informações pessoais.
Ter um plano de resposta a incidentes de segurança é fundamental. Em caso de qualquer vazamento ou comprometimento de dados, é crucial ter procedimentos claros para a mitigação rápida de danos, notificação às autoridades competentes e comunicação transparente com os clientes afetados. Essas ações ajudam a minimizar os impactos negativos de tais incidentes e demonstram um compromisso firme com a proteção de dados.
Manter registros detalhados e organizados facilita a demonstração de conformidade com a LGPD. Estes registros devem ser precisos e refletir todas as operações de processamento de dados, ajudando na transparência e na prestação de contas.
Ao adotar essas práticas, os contadores não apenas cumprem com a legislação vigente, mas também reforçam a confiança dos clientes. Em um mundo cada vez mais digital e preocupado com a segurança da informação, ser capaz de demonstrar um compromisso autêntico com a proteção de dados é um diferencial competitivo significativo para qualquer profissional da contabilidade.
Por: Márcia Exposito, Especialista em Proteção de Dados pela PUC/SP e PUCCAMP, Integrante da Comissão de Proteção de Dados e Inteligência Artificial da OAB/SP, sócia da Account Privacy, Consultoria especializada em Proteção de Dados para o segmento Contabilista e Carolina Leber, advogada, consultora jurídica, pós-graduada em Direito do Trabalho e Previdenciário, sócia da Account Privacy, consultoria especializada em Proteção de Dados para o segmento contábil
