IA — Portal Contábeis A assinatura comprova que o trabalhador recebeu a comunicação, mas não representa necessariamente concordância com a punição. Diante da recusa, a empresa deve registrar a entrega, preservar as provas e evitar constrangimentos ou uma segunda penalidade pelo mesmo fato.
A empresa apura uma falta injustificada, um atraso recorrente ou o descumprimento de uma orientação interna e decide aplicar uma advertência escrita. No momento da entrega, porém, o empregado discorda da descrição apresentada e se recusa a assinar o documento.
A partir daí, surgem dúvidas recorrentes: sem a assinatura, a advertência perde a validade? O empregador pode chamar testemunhas? A recusa autoriza uma suspensão? É possível usar essa advertência em uma futura dispensa por justa causa?
A ausência da assinatura do empregado não anula automaticamente a penalidade. O empregador, no entanto, precisará demonstrar que o fato foi apurado, que a medida foi efetivamente comunicada e que o trabalhador teve oportunidade de apresentar sua versão.
O que sustenta uma advertência não é apenas uma assinatura no final da página. É a combinação entre descrição objetiva da ocorrência, proporcionalidade, proximidade entre o fato e a punição, coerência com medidas aplicadas em situações semelhantes e documentação capaz de comprovar o procedimento adotado.
Obrigar o empregado a assinar, expô-lo diante dos colegas ou puni-lo novamente apenas pela recusa pode transformar uma medida disciplinar legítima em uma nova fonte de passivo trabalhista.
A CLT não estabelece um modelo obrigatório de advertência
A Consolidação das Leis do Trabalho não apresenta um artigo específico definindo o formato, o conteúdo ou o prazo de validade de uma advertência.
As medidas disciplinares decorrem do poder de direção do empregador, que pode organizar, fiscalizar e disciplinar a prestação dos serviços. Esse poder, contudo, não é ilimitado: deve respeitar a proporcionalidade, a dignidade do trabalhador, a igualdade de tratamento e a proibição de dupla punição pelo mesmo acontecimento.
O artigo 482 da CLT relaciona condutas que podem justificar a rescisão do contrato por justa causa, como ato de improbidade, desídia, indisciplina, insubordinação e abandono de emprego. A norma não cria uma quantidade mínima de advertências nem determina uma sequência obrigatória para todas as situações.
Na prática, a advertência é utilizada em faltas que não justificam imediatamente o encerramento do contrato, mas precisam ser formalmente comunicadas para que o trabalhador corrija sua conduta.
Ela possui, portanto, duas funções principais: orientar o empregado e documentar a resposta da empresa.
O funcionário é obrigado a assinar?
A assinatura deve ser compreendida como uma confirmação de recebimento, não como confissão ou concordância com a versão apresentada pela empresa.
O trabalhador pode discordar da advertência e, por esse motivo, não querer assiná-la. O TST já tratou institucionalmente da dúvida sobre a obrigatoriedade de assinatura do documento, destacando a possibilidade de a empresa comprovar a entrega por outros meios quando houver recusa.
Uma prática adequada é informar expressamente que a assinatura confirma somente a ciência da comunicação.
O documento pode conter a seguinte observação:
“A assinatura deste documento confirma seu recebimento e não representa necessariamente concordância com o conteúdo da advertência.”
O empregado também pode ser autorizado a registrar uma ressalva, como “recebido, mas não concordo”, sem que isso, por si só, invalide a penalidade.
A advertência sem assinatura continua válida?
Pode continuar válida, desde que a empresa consiga comprovar que o documento foi apresentado ao trabalhador e que a recusa ocorreu.
Não existe uma determinação geral na CLT obrigando a empresa a utilizar exatamente duas testemunhas em toda advertência recusada.
Apesar disso, a assinatura de pessoas que realmente presenciaram a entrega pode fortalecer a prova de que o trabalhador recebeu a comunicação. As testemunhas devem confirmar apenas o que efetivamente viram: a apresentação do documento e a recusa.
Elas não devem ser utilizadas para afirmar que a falta ocorreu quando não acompanharam o acontecimento original.
Um registro possível seria:
“O empregado recebeu ciência desta advertência em 5 de agosto de 2026 e recusou-se a assiná-la, conforme presenciado pelas pessoas abaixo identificadas.”
Inserir posteriormente o nome de pessoas que não estavam presentes ou solicitar assinaturas apenas para completar uma formalidade pode comprometer a credibilidade de todo o procedimento.
O que deve constar na advertência
Um documento genérico, sem data, contexto ou descrição clara, possui pouca capacidade de orientar o empregado e menor força em uma eventual discussão judicial.
A advertência deve permitir que o trabalhador compreenda qual comportamento está sendo questionado e o que deverá fazer para evitar uma nova ocorrência.
A descrição deve se concentrar em fatos verificáveis.
Em vez de afirmar que o empregado é “irresponsável” ou “não tem compromisso”, a empresa deve registrar, por exemplo, que ele iniciou a jornada em horários específicos diferentes daqueles estabelecidos contratualmente e não apresentou justificativa aceita para os atrasos.
Avaliações pessoais, ironias ou expressões ofensivas não fortalecem a punição. Apenas aumentam o risco de que uma comunicação disciplinar seja interpretada como constrangimento.
O empregado deve ser ouvido antes da punição
A legislação trabalhista não estabelece um processo disciplinar formal obrigatório para cada advertência aplicada por uma empresa privada.
Isso não significa que o trabalhador deva ser punido sem ser ouvido.
Uma ausência aparentemente injustificada pode estar amparada por um documento enviado ao setor errado. Um atraso pode decorrer de uma emergência. Uma suposta insubordinação pode ter origem em ordens contraditórias transmitidas por gestores diferentes.
Antes de decidir, a empresa deve verificar os registros disponíveis e permitir que o empregado apresente sua versão.
Oferecer espaço para explicação não retira o poder disciplinar do empregador. Ao contrário, reduz erros, melhora a qualidade da decisão e demonstra que a penalidade não foi aplicada de forma arbitrária.
A empresa precisa agir com proximidade em relação ao fato
A punição deve ser aplicada depois que a empresa tomar conhecimento da ocorrência e concluir uma apuração razoável.
Uma demora prolongada e sem justificativa pode ser interpretada como aceitação da conduta ou perdão tácito.
Isso não obriga a empresa a advertir o empregado imediatamente, sem conferir os fatos. Pode ser necessário analisar registros de ponto, documentos, imagens obtidas licitamente, mensagens corporativas ou informações apresentadas por gestores e colegas.
O período utilizado para uma apuração real não se confunde com omissão.
O risco surge quando a empresa conhece o episódio, não realiza nenhuma investigação e decide aplicar a punição muito tempo depois, sem explicar a demora.
Advertência e suspensão não podem punir o mesmo fato
Depois que a empresa aplica uma advertência por determinado episódio, não deve impor posteriormente uma suspensão ou uma justa causa exclusivamente pelo mesmo acontecimento.
Essa prática representa dupla punição.
Uma advertência anterior poderá ser considerada caso o empregado cometa uma nova falta relacionada. O que não deve ocorrer é o agravamento retroativo da penalidade porque o empregador passou a considerar a medida inicial insuficiente.
Exemplo: o empregado recebe advertência por uma falta injustificada. Dias depois, a empresa não deve aplicar uma suspensão referente àquela mesma ausência. Se houver uma nova falta sem justificativa, o histórico poderá ser considerado na análise da medida seguinte.
A empresa também não deve aplicar uma nova advertência simplesmente porque o empregado não assinou a primeira. A recusa deve ser registrada, não transformada automaticamente em outra infração.
Situação diferente ocorre quando, durante a entrega, o trabalhador pratica uma conduta autônoma, como ameaça, agressão ou dano ao patrimônio. Nesse caso, o novo comportamento precisa ser analisado separadamente e comprovado.
Toda punição deve ser proporcional
Nem toda falha justifica uma advertência, assim como nem toda reincidência autoriza a justa causa.
Erros decorrentes de treinamento insuficiente, falhas no sistema, orientações contraditórias ou ausência de procedimento claro podem revelar um problema de gestão, e não necessariamente uma conduta disciplinar do empregado.
A aplicação seletiva de advertências também merece atenção. Quando empregados em situações semelhantes recebem tratamentos completamente diferentes sem justificativa objetiva, a empresa pode enfrentar alegações de perseguição, discriminação ou abuso do poder disciplinar.
É obrigatório seguir advertência, suspensão e justa causa?
Não existe uma sequência automática aplicável a todos os casos.
Nas faltas menos graves e reiteradas, a gradação das penalidades costuma ser relevante para demonstrar que o empregado recebeu oportunidades de corrigir o comportamento.
O TST já reconheceu que faltas injustificadas repetidas podem caracterizar desídia quando acompanhadas de penalidades progressivas e de um histórico que demonstre a continuidade da conduta.
Por outro lado, algumas faltas podem ser graves o suficiente para romper imediatamente a confiança necessária à manutenção do contrato. Em caso envolvendo ato de improbidade, o TST reconheceu que a gravidade concreta poderia justificar a dispensa motivada sem advertências anteriores.
Portanto, não existe uma regra segundo a qual três advertências autorizam automaticamente a justa causa.
Somar advertências antigas e relacionadas a comportamentos completamente diferentes não transforma, por si só, uma nova falta leve em justa causa.
Advertência possui prazo de validade?
A CLT não determina um prazo geral para que uma advertência seja retirada ou desconsiderada do histórico funcional.
Entretanto, isso não permite que uma ocorrência antiga seja utilizada indefinidamente como elemento decisivo para uma punição mais grave.
O tempo transcorrido, a ausência de novas ocorrências e a relação entre as condutas precisam ser considerados.
Uma advertência por atraso aplicada anos antes, seguida de um longo período sem reincidência, não possui o mesmo peso de medidas recentes relacionadas ao mesmo comportamento.
Por isso, advertências não devem ser administradas como pontos acumulados automaticamente contra o empregado. O histórico precisa ser interpretado dentro do contexto atual.
A comunicação deve ocorrer de forma reservada
A advertência deve ser apresentada em ambiente privado, com a presença apenas das pessoas necessárias.
Repreender o trabalhador diante de colegas, clientes ou fornecedores não melhora a prova nem aumenta a eficácia da medida. Ao contrário, pode provocar constrangimento desnecessário e deslocar a discussão do fato disciplinar para a forma abusiva como a empresa conduziu o episódio.
O documento também não deve circular em grupos de mensagens, murais, e-mails coletivos ou sistemas acessíveis a pessoas que não participam da gestão da relação de trabalho.
O acesso deve ficar restrito aos profissionais que realmente precisam conhecer o caso, como o gestor responsável, o departamento pessoal, recursos humanos e a assessoria jurídica, quando necessária.
A advertência pode ser enviada eletronicamente?
A empresa pode utilizar meios eletrônicos, especialmente em regimes de teletrabalho ou quando mantém sistemas corporativos de gestão de documentos.
E-mail institucional, plataforma corporativa ou sistema de assinatura eletrônica tendem a produzir registros mais organizados do que mensagens enviadas por aplicativos pessoais.
Ainda assim, o meio eletrônico não corrige falhas de conteúdo. Uma advertência digital genérica, ofensiva ou aplicada sem apuração continua vulnerável.
Como agir quando o funcionário não assina
O procedimento empresarial pode seguir estas etapas:
- Apurar o acontecimento: reunir os registros e ouvir as pessoas diretamente envolvidas.
- Escutar o empregado: permitir que ele apresente explicações e documentos.
- Avaliar a proporcionalidade: considerar a gravidade, o histórico e as medidas adotadas em casos semelhantes.
- Redigir objetivamente: descrever o que ocorreu, quando ocorreu e qual orientação se relaciona ao fato.
- Entregar de forma reservada: evitar exposição diante da equipe.
- Explicar a assinatura: informar que ela representa ciência, e não concordância obrigatória.
- Receber eventual ressalva: permitir que o empregado registre sua versão.
- Documentar a recusa: anotar data, horário e circunstâncias, com a identificação de quem presenciou a entrega.
- Arquivar com segurança: preservar o documento e as provas que deram origem à medida.
- Evitar nova punição pelo mesmo episódio: considerar o histórico apenas diante de uma nova ocorrência.
Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores, uma advertência não deve ser produzida apenas para formar um arquivo destinado a uma futura justa causa. Sua principal função é comunicar de maneira clara o problema identificado e permitir que o empregado corrija a conduta. Quando a empresa se preocupa somente com a assinatura, mas não apura o fato, não descreve a ocorrência e não observa a proporcionalidade, cria um documento formalmente preenchido, porém juridicamente frágil.
Perguntas frequentes
O funcionário é obrigado a assinar uma advertência?
O empregado não deve ser obrigado ou constrangido a assinar. A assinatura serve principalmente para comprovar o recebimento e não representa necessariamente concordância. Diante da recusa, a empresa pode registrar o ocorrido por outros meios.
A advertência sem assinatura é válida?
A ausência da assinatura não invalida automaticamente a advertência. A empresa deve conseguir demonstrar que o documento foi apresentado ao empregado e que a recusa foi registrada de forma confiável.
A empresa precisa chamar duas testemunhas?
A CLT não estabelece uma exigência geral de exatamente duas testemunhas. Pessoas que efetivamente presenciaram a entrega podem assinar o registro de recusa, fortalecendo a prova da comunicação.
O empregado pode escrever que não concorda?
Sim. Ele pode assinar apenas para confirmar o recebimento e acrescentar uma ressalva. A discordância não anula automaticamente a advertência, mas deve ser preservada junto ao documento.
A recusa em assinar pode gerar suspensão?
A simples recusa não deve produzir automaticamente uma nova penalidade. A empresa deve registrar que o empregado não assinou. Uma punição diferente dependeria da prática comprovada de outra conduta irregular.
Quantas advertências são necessárias para a justa causa?
Não existe uma quantidade fixa. A decisão depende da gravidade, da repetição, da proporcionalidade, da imediatidade e das provas. Em algumas faltas reiteradas, a gradação é importante; em condutas muito graves, a justa causa pode ser aplicada sem advertências anteriores.
A advertência pode ser enviada por WhatsApp?
O meio eletrônico pode ser utilizado, mas a empresa deve conseguir provar o conteúdo, a autoria, a entrega e a data. Canais corporativos e sistemas com registros de acesso geralmente oferecem maior segurança do que aplicativos pessoais.
Ainda assim, o meio eletrônico não corrige falhas de conteúdo. Uma advertência digital genérica, ofensiva ou aplicada sem apuração continua vulnerável.
Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade
