MUDANÇA DE REGIME TRIBUTARIO NO BALANÇO E MUDANÇA DE CONTABILIDADE COM INCORPORAÇÃO

Boa tarde Pessoal,

Estou com uma situação delicada, sou funcionária de uma empresa que presta serviços aos órgãos públicos através da licitação, acontece que durante o ano de 2025 eles mudaram o regime tributário de simples nacional e alteraram também a contabilidade com essa mudança de regime, agora estou com dois balanços de dois períodos diferentes, do dia 01/01/2025 até 31/05/2026 de uma contabilidade em regime simples nacional e outro do dia 01/06/2026 até 31/12/2026 de outra contabilidade no regime lucro presumido, apesar disso, aos órgãos públicos não estão aceitando pois alegam que esta incompleto e não comprova bons índices e que o balanço não está "completo", e temos um acréscimo que a empresa também foi incorporada, o que esta complicando muito meu trabalho na habilitação financeira, como posso estar apresentando esses balanços de forma correta? peço ajuda pois nunca passei por uma situação semelhante a essa

Lais, boa tarde.

O órgão está certo em recusar, e a boa notícia é que o problema não é seu: é da forma como os balanços foram montados.

Mudança de regime tributário não parte o exercício social. Exercício social tem doze meses e data de encerramento fixada no contrato social, normalmente 31 de dezembro. Trocar de Simples Nacional para Lucro Presumido muda a apuração dos tributos, não o período contábil. Então esses dois documentos que você tem, um de 01/01/2025 a 31/05/2026 e outro de 01/06/2026 a 31/12/2026, não são balanços de exercício: o primeiro cobre dezessete meses, o segundo é fração de ano, e nenhum dos dois corresponde a um exercício social encerrado.

O que a habilitação pede é o balanço patrimonial e a demonstração de resultado dos dois últimos exercícios sociais, na forma do art. 69, inciso I, da Lei 14.133/2021. No seu caso, exercícios de 2024 e 2025, cada um fechado em 31/12, com os índices calculados sobre eles.

O caminho para regularizar:

1. Refazer o encerramento de 2025 como exercício inteiro, de 01/01/2025 a 31/12/2025, incorporando o que a contabilidade anterior lançou até a troca. A mudança de contabilidade no meio do ano não autoriza dois balanços, autoriza continuidade de saldos.
2. Registrar a incorporação pelo que ela é: um evento dentro do exercício, com data-base e laudo, refletido no balanço daquele exercício. Ela não cria um exercício novo.
3. Transcrever tudo no Livro Diário do período correspondente, com termo de abertura e encerramento e assinatura do contador e do representante legal. Balanço para licitação sem Diário registrado costuma ser recusado mesmo quando os números estão certos.
4. Se a incorporação for muito recente e o órgão quiser retrato atual, aí sim entra um balanço intermediário, como complemento, nunca como substituto dos dois exercícios.

Se a contabilidade anterior não entregar os saldos de fechamento, isso vira o gargalo do processo, e vale pedir por escrito com prazo.

Fontes: Lei 14.133/2021, art. 69, I; Lei 6.404/76, art. 175 (exercício social de doze meses); ITG 2000 sobre escrituração contábil.