Metodologia de Trabalho - Agilidade Processamento e Fechamen

Pessoal, quanto tempo vocês demoram em média disponibilizar ao financeiro o fechamento da folha para programação dos pagamentos de salários e fgts para empresas com mais de 500 empregados?
Como tem ser organizado no decorrer do mês e no processamento da folha (método de trabalho), para poder proceder com os fechamentos com agilidade e rápidez a fim de encaminhar ao financeiro os valores a pagar com antecedência para programação financeira?

Evandro, boa tarde.
A empresa que trabalho possui aproximadamente 600 empregados, sou o responsável pelo D.P., e como tenho que entregar a folha fechada a contabilidade(provisões)/financeiro(pagamentos)/diretoria(relatórios) até o dia 29,
O mais trabalhoso e o cartão de ponto, então;
- Apontamento dos cartões aponto diariamente, onde importo os atestado médicos, confiro se há alguma marcação errada(duplicidade/faltando), lanço as saídas e os atrasos;
- As férias/rescisões/ conforme vou calculando, já confiro e efetivo;
- Convênios com farmácias, supermercados, sindicatos, consulta médica e outros, solicito que me envie até o dia 20 através do layout da folha, desta forma e só importar e conferir se o valor da nota fiscal "bate/confere" com a folha(simulação);
No dia 26, distribuo os cartões de ponto aos empregados eles confere, assinam e devolvem no dia seguinte, desta forma evitasse erros e reclamações,
- No dia 26 gero uma prévia da folha, já com férias/rescisões/lançamentos de convênios/adiantamento e outros, menos os cartões de ponto, assim verifico se todos os lançamentos/valores estão correto.
- No dia 27 importo os cartões de ponto (já conferido e corrigido) e inicio a conferencia
- No dia 28 começo a gerar os relatórios(folha,provisões(férias/decimo terceiro), provisão de pagamento ao financeiro, relatórios a diretoria e gerência)
- e depois de tudo entregue, começo gerar as guias (encargos), envio 48 horas com antecedência o liquido ao banco, caged e outros.

- Evandro, possuo uma planilha de tudo que tenho que lançar e conferir, assim dificilmente esqueço de lançar algo.

Carlos, boa tarde!

Gostei do seu planejamento, parabéns.
Só uma coisa que observei, você faz o fechamento do ponto no dia 25? ou até o fim do mês?

Raphael, o fechamento do ponto e no dia 25, mais próximo possível do final do mês.
Antes o pagamento salarial era no dia 10, o fgts também, ai sim tínhamos tempo para fechar o ponto no ultimo dia, mas com a mudança, se tornou quase impossível, veja as grandes industrias/bancos, pagamento salarial no último dia útil do mês, ficando impossível fechar o cartão.
Sabemos que a legislação trabalhista menciona o fato, mas é o risco que todos correm, o próprio governo fecha o ponto de seus funcionários no dia 15.

Carlos, bom dia.

Obrigado pela resposta, é que meu caso é diferente eu executo as folhas de pagamento no escritório de contabilidade, e lendo seu planejamento eu gostei e quero adaptar aos meus clientes, pois com o eSocial as informações precisam chegar em tempo hábil e muitas vezes percebo que meus clientes não possuem essa organização.
Quanto ao pagamento a única coisa que me preocupa é o eSocial mesmo, eles unificando o ponto eletrônico ao sistema deles será necessário fechamento no dia 30, então será uma loucura, bem que a RFB tentou colocar todos os vencimentos de impostos para o dia 20, mas a CEF resiste...

Enfim, mais uma vez agradeço sua experiência será de grande ajuda!

Carlos, tudo bem?

Você diz que para os convênios você recebe um arquivo no layout do seu sistema pronto para importar.
Quem gera esse arquivo, são seus fornecedores?

Quantos colaboradores demandam para um DP de 600 empregados? Irá contratar pelo menos mais um devido o e-Social?

Você tem adota um prazo médio de entrega para o financeiro de 48 horas?

Evandro, bom dia.
Sim, enviamos aos convênios o lay-out, e através eles encaminham, via e-mail, a despesa e importamos para a folha, depois emito um relatório de conferencia com relação aquela verba, se o valor conferir com a nota fiscal, tudo bem, caso contrário, verifico qual o empregado que não foi importado.
Com relação ao números de colaboradores são dois.
A diretoria que solicitou que todos os setores seja, (rh/compras/vendas/produção) tem até o dia xx para entregar os relatórios a contabilidade, e a mesma tem até o dia xx para informar a diretoria/presidência.
ok....