Baixa de ativo imobilizado

Senhores,
Imobilizado que foi doado de um ente Estadual para o Município, porém nunca foi feito a baixa contábil desse imobilizado, e em razão do tempo não localizamos o processo de doação. Como devo proceder a baixa contábil? quais documentos devo guardar para o caso de uma auditoria pelo TCE?
Verifiquei que foi comprado com recurso de convênio federal e no processo de aquisição conta uma clausula que o município deveria fazer a incorporação assim que recebesse o bem.