Olá Gisele
Os lançamentos de lucros ou prejuízos no encerramento estão corretos.
Caso os lucros não tenham sido pagos na ocasião do encerramento do balanço, e estando contabilizados, eles podem ser distribuídos em qualquer época subseqüente, desde que isto conste no contrato social da empresa.
Nos contratos mais antigos consta algo como "ao fim de cada exercício será levantado um balanço patrimonial e os lucros ou prejuízos apurados serão distribuídos ou suportados pelos sócios proporcionalmente às respectivas participações no capital". Desta maneira subentende-se que a empresa só pode pagar lucros quando encerrar balanços.
Caso uma empresa distribua seus lucros, independente da época, eles serão extintos porque serão baixados com contrapartida em alguma conta do Ativo Circulante (geralmente caixa ou bancos). Apenas lembre-se de provisionar a distribuição, transferindo os lucros do Patrimônio Líquido para o Passivo Circulante.
Havendo no passivo circulante um grupo chamado "lucros a distribuir", representando contas com nome de cada um dos sócios, tornaria os procedimentos contábeis bem transparentes; eu faço isto em meu trabalho.
Caixa negativo não existe; isto já é um indício de que a empresa não emite as notas fiscais necessárias à própria manutenção (um bom planejamento eliminaria estes problemas), ou não informa o escritório dos empréstimos bancários, ou não passa para o escritório as movimentações de vendas com "cheque pré" e cartões de crédito, geralmente tudo sem nota.
Seria incoerente suprir um caixa com a conta de "lucros acumulados", do PL. Pode-se debitar caixa somente nas ocasiões de incurso de numerário em espécie.
Contabilmente, "caixa" significa "dinheiro vivo", enquanto "lucros acumulados (PL)" é um resultado e "lucros a distribuir (AC)" é uma obrigação; nenhuma destas duas contas tem significado de numerário em espécie.
Em última instância, um empréstimo dos sócios para a prórpia empresa resolveria, desde que os mesmos tenham comprovadamente em sua declaração IRPF condições de emprestar dinheiro para a empresa.
Como uma empresa de "caixa negativo" pode pagar tão bem sócios com lucros e pró labore para que os mesmos tenham dinheiro para emprestar? Leve isto em consideração.
O "empréstimo" precisa ser feito com contrato e Notas Promissórias. Deve ser um procedimento com todas as características formais.
