Boa noite Generilson,
O raciocínio é simples.
Os lançamentos e registros contábeis da Folha de Pagamento (ou de qualquer outro fato a ser contabilizado) devem reproduzir o que acontece da forma mais clara e fiel possível, certo?
E o que acontece em uma Folha de Pagamento?
Primeiro você tem de somar tudo o que os funcionários têm para receber que nós chamaremos de eventos ou direitos. Depois você tem de diminuir (destes direitos) os as faltas, os impostos e outros descontos autorizados e, finalmente, pagar o valor líquido ou o que sobrou dos direitos a receber.
Considerando os valores fornecidos, fica fácil notar que você deve ter se enganado ou esquecido de alguma coisa, haja vista que sua Folha de Pagamento "não fecha", senão confira:
(+) 1.329,11 - Salários e Pró-labore a Pagar
(-) 372,20 - INSS descontado dos funcionários e dos diretores
(-) 57,30 - IRRF descontado dos Diretores ou dos funcionários
(=) 889,61 - Salários e Pró-labore Líquido (e não 1.230,87 como mencionou)
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Abandonando seus valores, vamos usar outros e hipotéticos para exemplificar o que deve ser feito.
Suponha que a Folha de Pagamento de uma empresa tributada no Simples tenha os seguintes valores:
+ 3;000,00 - Salários a pagar (1)
+ 50,00 - salário-família (2)
+ 200,00 - Horas Extras (3)
- 100,00 - Faltas (4)
- 240,00 - INSS descontado (5)
- 100,00 - IRRF descontado (6)
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= 2.8100,00 - Valor líquido a ser pago (7)
Vamos supor ainda que o valor do FGTS seja 310,00
Observe a disposição dos valores acima. Na realidade é a mesma disposição da Folha de Pagamento, ou seja, primeiro os valores a pagar (direitos) e depois os valores descontados. No final você tem o valor líquido a ser pago.
Os registros contábeis devem ser feitos na mesma ordem, fato que diminui consideravelmente a margem de erros.
(1) - Salários a Pagar - Devemos reconhecer a despesa (ou custo) que a empresa tem com salários e o compromisso (apropriação) de pagar estes salários.
D - Salários (CR)
C - Folha de Pagamento (PC) - 3.000,00
(2) - Salário-Família - Este também é um direito dos funcionários e, portanto deve ser somado a seus salários e pago juntamente com estes.
D - Salário-Família (CR)
C - Folha de Pagamento (PC) - 50,00
(3) - Horas Extras - A exemplo do que ocorre com os salários, o ganho pelas horas extras trabalhadas é um direito dos funcionários e uma despesa (ou custo) adicional da empresa, logo devemos reconhecer a despesa e registrar o compromisso a ser pago, assim como foi feito com as verbas anteriores.
D - Salários (CR)
C - Folha de Pagamento (PC) - 200,00
(4) - Faltas - A cada vez que o funcionário falta ou chega atrasado, deixa de receber porque não trabalhou. A contabilidade deve seguir o mesmo raciocínio, ou seja, diminuir as despesas (ou custos) e também o compromisso, pois não gastou tanto com salários e nem tem tanto para pagar.
D - Folha de Pagamento (PC)
C - Salários (CR) - 100,00
(5) - Desconto do INSS - Nas empresas optantes pelo Simples, o INSS a ser recolhido é apenas aquele que é descontado dos funcionários. Então contabilmente temos que fazer o que na prática é feito, ou seja, diminuir o INSS dos salários e registrar o compromisso que a empresa tem de recolher este INSS.
D - Folha de Pagamento (PC)
C - INSS a Recolher (PC) - 240,00
(6) Desconto do IRRF - Aqui acontece a mesma coisa que aconteceu com o INSS, ou seja, o IRRF vai ser descontado dos Salários e a empresa fica responsável pelo recolhimento.
D - Folha de Pagamento (PC)
C - IRRF a Recolher - 100,00
(7) Valor líquido da Folha de Pagamento - Uma vez efetuados todos os registros dos verbas e serem pagas e diminuídas todas as imporrtâncias a serem descontadas, ficará apenas o valor liquido a ser pago.
Lançamentos complementares:
O salário-família pago pela empresa é descontado do INSS a recolher, logo se pode dizer que é uma despesa da Previdência Social e não da empresa. O ajuste contábil do lançamento efetuado deverá diminuir a despesa (que não é da empresa) e também o INSS a pagar, pois deve ser abatido da GPS.
D - INSS a Pagar (PC)
C - Salário-Família (CR) - 50,00
O FGTS é também uma despesa (ou custo) da empresa, e diferentemente do que acontece com o INSS, não é descontado dos funcionários, logo, deve ser reconhecida esta despesa ou custo, e também o compromisso da empresa de recolher o Imposto.
D - FGTS (CR)
C - FGTS a Pagar (PC) - 310,00
Agora se faz necessário apenas que reconheçamos os pagamentos nas datas em que forem feitos e os lançamentos deverão ser:
D - Folha de Pagamento (PC)
C - Caixa ou Bancos (AC) - 2.810,00
D - INSS a Recolher (PC)
C - Caixa Ou Bancos (AC) - 190,00
D - IRRF a Recolher (PC)
C - Caixa ou Bancos (AC) - 100,00
D - FGTS a Recolher (PC)
C - Caixa ou Bancos (AC) - 100,00
É (reconheço) um exemplo bem simples, no entanto, deve servir também para contabilização de Folhas de Pagamento bem mais complexas, pois o raciocínio é o mesmo.
Legenda:
AC - Ativo Circulante
PC - Passivo Circulante
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