Organização de Arquivos

Bom dia Pessoal!

Eu trabalho em um escritório de contabilidade que está começando, temos menos de 20 clientes ainda.

A minha dúvida é quanto à organização das pastas que contêm todas as informações dos clientes, notas fiscais, documentos receita federal e estadual, dados da empresa (contrato social), dados dos sócios (CPF, RG, comprovante de residência).

Recebi a missão de organizar esses documentos em Pastas AZ (aquelas com argola tipo fichário), separados por saquinhos perfurados, de forma que fiquem padronizados para cada pasta de cada empresa. Por exemplo, saberei que no primeiro saquinho deve estar tal documento, no próximo encontro tal documento e assim por diante.

A contabilidade ensina algumas regrinhas de padronização/organização assim? Não digo legislação, mas algo para facilitar no acesso aos documentos.

Já procurei por tudo na internet, mas nada encontrei. Pesquisei também nos tópicos do fórum, mas não encontrei nada tão específico quanto preciso.

Se alguém puder me ajudar, ficarei imensamente grata. Uma ótima semana a todos!

Bom dia Marina,

A organização neste aspecto depende de cada escritório, daí a dificuldade em encontrar um padrão.

Aqui nós separamos a documentação por Departamento. Neste sentido temos o Departamento Pessoal, o Fiscal, o Societário e o Contábil. Desta forma toda a documentação da empresa está distribuída nestes quatro setores que a arquiva de forma a poder encontrar determinado documento com a maior rapidez possível.

Todos são capazes de localizá-los com muita facilidade, pois o raciocínio é bastante simples. Caso você precise encontrar determinada Nota Fiscal deverá buscá-la nas pastas do Departamento Fiscal. Se for uma alteração contratual, nas do Departamento Societário, se as Demonstrações contábeis, nas do Departamento Contábil e assim por diante.

Cada setor é responsável pelo arquivamento de todos os documento referentes a ele. Assim na pastas do Departamento pessoal (por exemplo) você encontrará toda a documentação do Departamento inclusive as guias de pagamento de INSS, FGTS, Contribuições, etc. Na do Departamento Contábil, os balancetes, balanços, demonstrações e os DARFs ou PGDAS, bem como os parcelamentos e demais comprovantes. Não utilizamos saquinhos e sim pastas A-Z com os documento perfurados e arquivados em ordem cronológica decrescente.

Os documentos do Departamento Fiscal são transportados para caixa de arquivo morto (papelão) etiquetadas que serão devolvidas aos clientes uma vez por ano. Este tipo de caixa também é utilizado quando devolvemos a contabilidade.

É claro que cada escritório tem sua própria organização, procure uma que lhe seja mais conveniente e (principalmente) que lhe permita encontrar qualquer documento de forma rápida.

...

Saulo Heusi, parabéns pela organização em seu escritório, luto a anos para ter algo parecido com isso mais sinceramente é muito difícil aplicar em escritórios que já tem uma rotina pré-estabelecida e julgam estarem certos. Mais é nossa caminhada de todos os dias!

Saulo, muito interessante o seu método de organização. É justamente disso que eu preciso: facilidade na localização e no arquivamento dos documentos. Aos poucos vou implementando aqui no escritório.

Obrigada pela colaboração! Bom dia!

Marina Miri Provensi

bom dia

alem do que os colegas falaram,manter um período para arquivamento,mensal,trimestral!

Cara Marina:

É, sem duvida, aspecto de crucial importancia para o processo operacional do escritorio. Tenho um modesto escritorio e sigo um rigor neste aspecto do trabalho, da seguinte forma:

ESTRUTURA DO ARQUIVO=

ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVO INTERMEDIARIO
ARQUIVO MORTO(OU PARA EXPEDIÇÃO AO CLIENTE)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS=
DOCUMENTOS LEGAIS/ADM(Contrato social, requerimento de empresario, alterações , protocolo, etc...)
DOCUMENTOS FISCAIS (Notas Fiscais, Relatorios do setor e afins, declarações DEFIS, efd, etc...)
DOCUMENTOS TRABALHISTAS/PREV (Documentaçã admissional, de manutenção e rescisoria do quadro funcional do cliente, entre outras coisas relacionadas)
DOCUMENTOS CONTABEIS(Demonstrativos e relatorios contabeis)

CODIFICAÇÃO VISUAL=
DOCUMENTOS LEGAIS/ADM (BRANCA)
DOCUMENTOS FISCAIS (AZUL)
DOCUMENTOS TRABALHISTAS/PREV (VERDE)
DOCUMENTOS CONTABEIS (ROSA)

ACONDICIONAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO=
PASTAS LISAS tipo classificador sem abas(Para os documentos de processos em andamento)
CAIXAS ARQUIVO MORTO (Para acomodação de documentos processados e intermediarios ou volumosos)
PASTAS SUSPENSAS( Idem CAIXA ARQUIVO MORTO)

Espero ter ajudado! Felicidades!

Bom dia Pessoal!

Michele, gostei da ideia. A princípio aqui vamos guardando os documentos até não ter mais espaço nas pastas ou eles não serem mais de uso tão frequente, então os arquivamos nas caixas de arquivo morto. Vou pensar num período para arquivamento. Obrigada!

Francisco, aqui temos apenas dois arquivos, o arquivo morto e o corrente. E temos também pastas em que guardamos as notas e todos os documentos que ainda falta lançarmos em nosso sistema, para depois passá-los para o arquivo corrente. Gostei da classificação dos documentos e da ideia de separá-los por cores. Obrigada pela ajuda!

Tenham um bom dia pessoal!!

Francisco Evaldo, sensacional! Isso tá sendo ótimo, essa troca de experiência, louco aqui para imprimir e mostrar para o patrão, como se faz um arquivo.

Aqui no escritório faço exatamente igual ao Saulo Heusi, tudo por departamento.

Francisco Evaldo

bem interessante

É Verdade, Andrei!
Esse intercambio proporcionado pelo forum é indispensável. Já fui ''socorrido'' muitas vezes via net, foruns, etc...

Grande abraço!!

oi, muito bom e enaltecedor esse tópico!

uma excelente noite a todos os colegas! :-)

bom dia

o forum contabil representa pra mim mais que uma ferramenta.