Nota de Débito

Sr. (as), tenho uma dúvida quanto a emissão de nota de débito. Trabalho em um empresa que administra e gerencia convênio farmácia para desconto em folha de pagamento. Para recebermos das empresas clientes os valores comprados em farmácias por seus funcionários, emitimos uma nota de débito juntamente com o boleto bancário, onde, após a compensação bancária, repassamos os valores para cada qual estabelecimento comercial (farmácias) que venderam a mercadoria, retendo nossa taxa de administração. Juntamente com o repasse dos valores aos estabelecimentos, emitimos uma nota fiscal de prestação de serviços devido a retenção de um percentual que cobramos do estabelecimento comercial pela administração dessa operação.
Entendemos que, para não sermos bi-tributados, emitimos para o cliente empresa a nota de débito para o recebimento dos valores que foram descontados em folha de pagamento dos funcionários que compraram nas farmácias credenciadas com nossa empresa. Esta correto esse procedimento? Existe alguma legislação que podemos nos apoiar e garantir as empresas que este procedimento esta correto?

Desde já agradecemos a colaboração de todos.

Boa tarde, Luís


Bem-vindo ao Fórum Contábeis.

Embora faltem detalhes essenciais em sua dúvida, principalmente o CNAE e o regime de tributação de sua empresa, bem como esclarecimentos mais detalhados de sua "nota de débito", adiante tentarei auxiliá-lo:

Admitindo que sua empresa (administração de convênios) tenha um contrato de serviços com as farmácias, e estas tenham contrato com os empregadores que também devem ter autorizações por escrito de seus empregados para descontar as despesas diretamente na folha de pagamento, em respeito ao Art. 462 da CLT combinado com o Enunciado 342 do TST, pode-se sintetizar a operação da segunte maneira:

1 - Os funcionários das empresas conveniadas com as farmácias podem adquirir seus produtos em todas as empresas participantes

2 - Em uma certa época, por exemplo, toda última semana de cada mês, as farmácias apresentam à administradora de convênios uma relação das notas fiscais de convênios emitidas nos últimos 30 dias, sendo necessário tal relação estar organizada pelo nome de cada funcionário e o respectivo empregador e estar acompanhada de comprovantes assinados pelos conveniados que tiverem despesas a ser descontadas do salário

3 - A administradora de convênios apresenta aos empregadores:
a) uma cópia da relação de despesas para que estes possam lançar os descontos nas folhas de pagamento
b) um boleto bancário vencível na data aprazada entre ambos (geralmente o dia de pagamento dos salários)

4 - Ao receber os valores descontados dos empregados, a administradora desconta sua taxa de administração e repassa os valores às respectivas farmácias, juntamente à nota fiscal de serviços de intermediação

Conclusões:

1 - Se o ramo de atividades de sua empresa for apenas de prestação de serviços, não há razão para se emitir notas fiscais de mercadorias, o que poderá levar o fisco a interpretar a atividade como representação comercial por conta própria, pois esta operação está compreendendo apenas a prestação de serviços cuja base é o contrato e as provas são as notas fiscais assinadas pelos empregados (vide conclusão 3, logo adiante)
1.a - Quem emite as notas fiscais, obrigatoriamente, são as farmácias; realmente os empregadores precisam de um informativo para fazer o descontos e eu suponho que esta seria a sua "nota de débito", desde que o relatório seja confiável, conforme a próxima conclusão

2 - A expressão "Nota de Débito" vulgarmente é classificada como um simples e pequeno papel com anotações gerais de algum tipo de despesa, requisição, pedido, gasto ou empenho em geral; creio que você tenha se referido à relação detalhada que expus no item 2, logo acima

3 - Enquanto o seu raciocínio está correto, a base legal para garantir que todas as partes cumpram com suas obrigações será um contrato elaborado de acordo com as determinações do Código Civil intimamente relacionado com o negócio específico de sua empresa com as outras


Saudações

Nota:
Deixei de abordar assuntos sobre tributação por desconhecer a atividade da empresa de intermediação em discussão