Diárias de Viagem acima de 50%

Peço a ajuda de vocês para uma situação difícil. A empresa em que trabalho tem empregados viajantes que não são vendedores. Eles chegam a ficar 30 dias em rota fazendo o seu trabalho e a empresa faz um depósito inicial para as depesas, que são: combustível, alimentação, hospedagem, serviços de digitalização, xerox, impressões e até taxas que eles pagam em prefeituras e órgãos públicos de pequenas cidades que não emitem boleto para pagamento pelo depto. financeiro. Eles enviam para a empresa planilhas semanais dessas depesas, que faz um depósito na conta deles. Acontece que o total desses valores no mês representam, na maioria das vezes, mais de 50% do valor do salário que recebem e um deles está pedindo na justiça a integração do excedente no slário. Minha dúvida é: O que é considerado diária? Posso considerar apenas alimentação e hospedagem ou entram todas as despesas? Minhaídéia é criar duas planilhas: uma para diárias e outras para demais despesas. Me ajudem!

Olá Marco,

Acredito que você queira criar um processo para evitar o problema presente futuro, por que o passado pelo visto já era.
Uma boa saida é realizar o "rembolso", ou seja, seus colaboradores continuam fazendo as planilhas e passem a anexar notas fiscais, recibos ou faturas, ou seja, entra as notas fiscais e sai o pagamento. Uma coisa vai depender da outra.
Além do reembolso você pode colocar em folha de pagamento os valores de diárias, que estas se ultrappasrem 50% do valor do salário, deverá tributar o que lhe é devido, INSS, FGTS, IR além de entrar para efeito de médias.
Nos casos acima, você separou uma coisa da outra.
É de suma importância que passe os valores de diária pela folha e que para os reembolsos, exista NFS (Alimentação, Passagem, Hotel etc).

Boa tarde Marco,

A idéia da planilha é ótima e com certeza irá ajudar para a defesa na justiça, pois as diárias para viagem são valores pagos habitualmente ao empregado para cobrir despesas necessárias, tais como: alimentação, transporte, hotéis, alojamento, para realização de serviços externos.
Já que vc irá fazer a planilha com as despesas que o empregado pagou para a empresa e que não foram despesas de sua viagem ( um favor que o funcionario prestou para a empresa), anexe as cópias dos comprovantes das taxas, xerox etc. Quanto mais prova vc tiver melhor, pois já que ele entrou na justiça, agora cabe á empresa se defender com todas as provas cabíveis e aguardar a decisão do Juiz.

Fábio, a utilização de um cartão de crédito corporativo evitaria a inclusão dessas diárias na folha? Apesar de ser um produto caro devido as taxas, deve sair mais barato do que a tributação do excedente, tendo em vista que no meu caso as diárias representam até mais de 100% do salário do empregado.

Monica: agradeço a sua dica.

Marco,

Uma coisa é o pagamento de despesas e outra são as diárias de viagem.

O pagamento das diárias (despesas) de viagem (alimentação, passagem, hospedagem) não vejo problema fazê-lo por cartão corporativo.
O pagamento das diárias, que seria uma "gratificação" paga ao colaborador pelo deslocamento e etc deverá ser pago na folha com tributação se atingir os %.

Ou você não paga valores extras, apenas as despesas de viagem?

Em uma empresa na qual trabalhavamos, pagavamos R$ 50,00 a diária, ou seja R$ 50,00 vezes a quantidade de dias que ele viajava.
Além das diárias, creditavamos um valor diário no cartão refeição do colaborador referente os dias de viagem. fechavamos convenio com as operadoras de taxi e ainda compravamos as passagens e faziamos reservas dos hoteis.

No seu caso há o excedente, que são copias entre outras, que vejo que poderia ser sanado, por reembolso.

Realmente Fabio, não pagamos diárias conforme a definição que você informou. O que fazemos, então, é o pagamento de despesas. A atividade desses empregados é viajando, fazendo serviço externo. Mesmo assim teríamos que pagar diárias? Somente essas diárias a título de gratificação são tributáveis (se exceder 50%)? As despesas de viagem não são? Agradeço a sua ajuda.

Marco,

Acredito que o cartão corporativo seria suficiente para acabar com o problema, aconselho ter um parecer juridico como respaldo e amarrar todos os termos em contrato de trabalho. O contrato de trabalho bem elaborador evitará muitos problemas.

Veja bem, é considerado como diária de viagem se você paga ao colaborador x reais por dia e ele se virá com hospedagem, passagem, alimentação etc, nesse caso deverá tributar. então o que voc~e paga a ele antes e depois deverá ser tributado se atingido o %.

Se você reembolsa através de NFS (nesse caso, apenas planilha não é suficiente) ou paga as hospedagens, alimentação, passgaens, etc com dinheiro proprio (cartão corporativo por exemplo) vejo que não cabe tributação.

Fabio, você me ajudou bastante. Muito obrigado.