Klayton ! Vou falar especificamento da minha folha de pagamento (software desenvolvido por mim); Neste processo, o sistema move os lançamentos da folha do mês corrente para um arquivo de folhas acumuladas (onde podem ficar por tempo infinito; isso permitirá consultar hollerith mês(es) anterior(es), RAIS, DIRF, enfim, qualquer informação passada), além disso, após o fechamento, bloqueio lançamentos com data de mês já fechado;
Sobre esse procedimento em sua folha de pagamento, creio que você precisa pedir um "help" para seu programador ou para a empresa fornecedora do software.
Abraço