Dicas s/ arquivo de Documentos do Depto. Pessoal

Gostaria de algumas dicas, de como guardar a documentação relativa à funcionários, impostos s/ folha de pagamento, rescisões,etc...

Elaine, boa noite!
Arquivar a documentação dos funcionários é muito importante, aqui usamos pastas identificadas com seu conteúdo veja alguns exemplos:
-pasta de folha de pagamento=arquivamos a folha de pagamento e os recolhimentos incidentes, INSS, FGTS, CONTR. CONFEDERATIVAS, ASSISTENCIAIS E MULTAS RESCISÓRIAS.
-pasta de documentos admissionais;
-pasta de documentos demissionais;
-pasta de contribuições patronal;
Estes são alguns modelos, mas se quiser mais detalhes, anote meu email e poderemos trocar mais ideias.
meu e-mail: @Oculto
Atenciosamente,

Oi...aki na empresa como temos muitas, nós costumamos abrir uma pasta só para FGTS, outra para INSS, outra para folha de pagto e outra para Documentos de admissao e demissao. Isso para cada empresa, ae nos arquivos temos uma gaveta para FGTS, outra para INSS e assim sucessivamente, todos arquivados em ordem alfabetica...
abraços

Nos arquivos assim

Uma Caixa por empresa

INSS / FGTS - Ou seja, em um olhar, poderemos ver se a empresa esta quite com os dois impostos.

FUNCIONÁRIOS EM ATIVIDADE: Uma pasta, e dentro desta pasta plásticos, e dentro de cada plástico, todos os documentos do funcionário ref. a admissão (Ficha Cadastral, atestados médicos, xerox de documentos, férias, atestados médicos). Facilita bastante, é só vc me dizer o nome do funcionário q vou na ficha dele e vou saber td sobre o mesmo.

Quando o funcionário é demitido

Eu coloco eu outra pasta

FUNCIONÁRIOS DEMITIDOS

Eu simplesmente tiro o plástico da pasta anterior, coloco nesta e acrescento a rescisão com seus respectivos documentos.

Outra pasta para

DOCUMENTOS DIVERSOS

Onde coloco td referente aos funcionários (Rais, Caged, Contribuições Sindicais, Vale Transporte e outros)

PRÓ-LABORE
Somente para Pró Labore.

Estas pastas ficam em caixas de arquivo morto, todas com nome da empresa.

Alem das caixas estarem com o nome da empresa, tb constam o SETOR, que no nosso Caso é Dpto. Pessoal, e o Tel. de Contato.

Atenciosamente,

Franlley Gomes

Colegas, quero organizar o arquivo do escritório aonde trabalho, de uma maneira que fique fácil pra eu trabalhar, pode tirar e arquivar na hora que fizer o serviço. Quero opiniões dos colegas, para as seguintes sugestões de arquivos:
* Funcionários:
> Pasta de Ficha de Registro
> Pasta de Documentos Admissionais e Pessoais
> Pasta de Recibos diversos
> Pasta de Férias e Afastamentos
> Pasta de Folha de Ponto
* Empresa:
> Pasta de Folha de Pagamento e GPS
> Pasta de GFIP e FGTS
> Pasta de RAIS e CAGED
> Pasta de Contribuições Sindicais
> Pasta de Acordos e Solicitações
Na verdade, eu queria colocar um funcionário por pasta, mas são muitos funcionários, contando todas as empresas, dá na faixa de 200 para mais, então nao tem como utilizar tantas pastas.
Quero saber também, como que vocês arquivam dos anos anteriores. Se separam ou deixam somente em pastas separadas por ano.
Obrigada!
Ah! E no caso dos recibos de pagamento dos funcionários, como são arquivados?
Obrigada...boa tarde!

Olá Michele.
Eu organizo assim:
- RE SEFIP, guia paga de FGTS e GPS, contribuição confederativa/associativa, sindical (se houver naquele mes), folha de pagamento de funcionario/autonomo/pro-labore, recibos de salarios devidamente assinados. Isso em uma empresa grande usamos uma pasta por mes, e depois de cheias colocamos em caixas etiquetadas (tipo, folha de pagamento de 01/2010 a 04/2010) e mandamos para o arquivo morto e quando há fiscalização é só pegara as caixas com os meses que precisa.

- Uma pasta só pra caged
- Uma pasta pra documentos admissionais com divisões pra separa cada funcionário em ordem alfabética. E quando o funcionário tira férias ou entra de licença arquivo junto nesta pasta.
- Uma pasta pra documentos demissionais
- Uma pasta pra diversos
Abraços.

Bom eu aconselho assim:

Coloca todos os documentos do DP mês a mês todos juntos.

Folha, GPSs, GFIP, sindical, asssistencial, mensalidades, IRRF, CAGED

Explico:

O fiscal quando chega quer ver todos os documentos, então é mais fácil deixar todos juntos, mês a mês.
Deixando cada doc em uma pasta, fica legal, mas dá um trabalhão para o fiscal.
Como esses documentos só prestam para fiscalização, nada melhor que fazer do jeito que eles gostam.
Método aprovado em várias fiscalizações do trabalho e INSS (hoje RFB)

Bom dia a todos.

Na questão acima, concordo com o Antonio Carlos. Fazer pacotes mês a mês é mais interessante justamente por conta da fiscalização.

Bem, mudando um pouco de assunto, apesar de ser RH de longa data, sou novata em DP e estou apanhando um pouco com os arquivos do SEFIP.
Na realidade, porque a empresa precisa sempre retificar, digo recolher o FGTS em atraso, individualmente, preciso sempre reenviar a GFIP/SEFIP. Até agora, era o nosso contador que fazia isso. Mas como o DP foi internalizado, eu preciso me organizar!

1. Antes de mais nada, quando há esse tipo de reenvio de GFIP/SEFIP é só importar novamente aquela competência do sistema de folha para o SEFIP ou eu preciso necessariamente usar o que já foi enviado uma vez?

2. Como vocês renomeiam os arquivos gerados? Digo os arquivos que ficam na pasta SEFIP e SELO da Caixa? Aliás, em que etapa do envio posso renomeá-los de maneira que facilite o manuseio?

Fico no aguardo de uma dica!
Obrigada.

Tsukie Takagi

Tsukie, no escritório que eu trabalho, há clientes que também pagam o FGTS em atraso e individualmente, quando o funcionário é demitido. Para facilitar o reenvio eu sempre faço um backup da gfip enviada, depois pra reenviar é só restaurar o backup e alterar as modalidades dos funcionários, os que foram recolhidos vão para confirmações, os que vão recolher para recolhimento e os que só serão informados vão para informações. Eu crio uma pasta com o mês do recalculo, dentro dela crio outra pasta escrito "Recálculo - pgto em _/_/__" e dentro desta, crio as pastas com os meses recalculados. Dessa forma, quando preciso restaurar para recalcular, ja sei o último efetuado. ESpero ter ajudado.

Micheli,

Eu não havia pensado nisso... Mas você tem toda razão. Eu preciso saber como foi feito por último.
Ótima dica! Obrigada! Você me ajudou bastante.

Tsukie

Antonio Carlos,
Eu adotei a sua sugestão para arquivo e realmente é bem melhor, e acho que mais facil até pra gente poder controlar, ver se há comprovantes e se esta tudo em dia, e mais facil também, se caso a contabilidade não tiver o documento, para procurar, ou melhor, pegar.
No caso do arquivo dos documentos dos funcionários, você faz como? Abre uma pasta para cada um?
E agora me resta mais uma duvida. Eu tenho muitas GFIPs recalculadas, eu queria saber se tem necessidade de arquivar todas, ou posso arquivar somente a ultima? Se puder arquivar só a ultima, posso me desfazer das demais? Obrigada.

Olá Michele.
Que bom que minha sugestão serviu para te ajudar.
Sobre os documentos dos empregados, eu até hoje não descobri um meio eficiente para fazer isso.
Costumo fazer assim: Coloco em pasta A-Z, as fichas de registro de funcionários admitidos em ordem numérica. Os demitidos coloco em outra pasta por ordem de data de demissão.
Atrás de cada ficha, vou colocando todos os documentos de funcionários (contrato experiencia, ficha salario familia, xerox de documentos, opção de vale transporte...) Só que esse sistema não é muito eficiênte, pois em caso de fiscalização do trabalho, você não pode deixar o fiscal pegar essa pasta na mão, pois como tem xerox dos documentos de funcionários, eles podem multar por isso, pois pela lei é proibido ter cópia de documentos. Por outro lado, se aparece um fiscal do INSS, você precisa mostrar as cópias das certidões de nascimentos dos funcionários, senão eles glosam os salários família. Estou pensando criar um sistema de uma pasta para cada um, como você comentou. Mas que sabe algum dos colegas tem mais uma idéia para gente.
Sobre a GFIP, acho que vc deve imprimir em PDF e arquivar em pendrives e HDs externos. E quando o pessoal da contabilidade vem pedir pra vc, imprima só o resumo que eles ficam contentes :)
Caso algum dia vc precise imprimir alguma, aí vc busca no backup dos PDFs e imprime apenas a última recolhida.
Lembre-se que você deve sempre guardar os arquivos do GFIP transmitidos, pois a fiscalização pedirá os arquivos e não os impressos.

Com relação as cópias dos documentos dos empregados, eu estava pensando em digitalizar todos e devolver para a empresa, acho que seria uma boa opção não? Falar a verdade, se não fosse tão trabalhoso, eu digitalizaria tudo o que tenho aqui. Pelo menos quando precisasse eu só imprimia ou enviava por e-mail e pronto. Mais uma vez, obrigada pela sugestão.