Onde trabalho cobramos o recalculo de cada guia também.
Um dos itens inclusos na cobrança de mensalidade é a entrega das obrigações, dentro do prazo, com envio de guias para pagamento com antecedência de 10 dias, para que o cliente possa se programar para efetuar o pagamento.
Quando o cliente não consegue pagar essas guias no prazo, não é culpa da contabilidade, e para recalcular a mesma, precisa parar o que está fazendo, para refazer todo um trabalho que já foi feito e enviado dentro do prazo.
A questão da senha achei estranho também. Precisa verificar com ele exatamente do que se trata essa senha.