Organização de Arquivo

Bom dia Pessoal .


Gente alguém poderia me dá uma dica, aqui no Depto Pessoal da empresa existe vários documentos de funcionários á serem arquivados como posso classificar toda essa documentação.

Fico no aguardo da ajuda.

Obrigada,

- Férias - 01 pasta somente de férias ref ____/____ à ______/_____. Arquivar por ordem de datas.

- Rescisões - da mesma forma das férias. Tirar um xerox somente da multa rescisória e mandar pra o escritório.

- Demais documentos do fichamento (contrato de experiencia, inclusao ou exclusao de vale transporte, documentos de salario familia) etc. , arquivar tudo numa pasta por ordem de admissão.

- Recibos de pagamento de salário: arquivar por mês. Por exemplo: ref mês 09/2010, colocar todos juntos num envelope, ref mês 10/2010 da mesma forma, e assim por diante...

- LIVROS REGISTRO DE EMPREGADOS, deixar somente: atestados admissionais, periódicos e demissionais.



* Comprar pastas e caixas box para organizar a documentação de acordo com a ordem acima

att

Tania Medeiros

Apenas complementando a resposta da Tania, vale lembrar o período que temos que guardar os documentos:

PRAZO DE GUARDA: 2 anos
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
- Aviso Prévio
- Pedido de Demissão
(CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000)
PRAZO DE GUARDA: 3 anos
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados-CAGED, a contar da data da postagem (Portaria MTE nº 235/2003, art. 1º, § 2º)
PRAZO DE GUARDA: 5 anos
- Acordo de Compensação
- Acordo de Prorrogação de Horas
- Atestado Médico
- Autorização para descontos não previstos em lei
- Cartões, fichas ou livros de ponto
- Comprovante de Entrega da Comunicação de Dispensa (CD)
- Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.)
- Documentos relativos às eleições da CIPA(*)
- Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo
prescricional)
- Mapa Anual de acidentes do trabalho(**)
- RAIS (Portaria MTE nº 2.590/2009, art. 8º)
- Recibo de 13º salário
- Recibo de abono de férias
- Recibo de adiantamento do 13º salário
- Recibo de Entrega do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD)
- Recibo de gozo de férias
- Recibos de adiantamento
- Recibos de pagamento
- Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa
- Solicitação da 1ª parcela do 13º salário
- Solicitação de abono de férias
- Vale-Transporte
CF/1988, art. 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000
(*) Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 5, item 5.40, letra "j", na redação da Portaria SSST nº 8/1999
(**) Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 4, item 4.12, letra "j", na redação da Portaria SSMT nº 33/1983
PRAZO DE GUARDA: 5 ou 10 anos, conforme o caso
- Documentos sujeitos à fiscalização do INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a
afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, GPS etc.)
(Lei nº 8.213/1991, arts. 103,103-A e 104)
PRAZO DE GUARDA: 10 anos
- PIS/PASEP: a contar da data prevista para seu recolhimento
(Decreto-lei nº 2.052/1983, art. 10)
- Salário-Educação
(Decreto nº 6.003/2006, art. 1º)
PRAZO DE GUARDA: 20 anos
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador
(Instrução Normativa INSS nº 45/2010, art. 272, § 14)
- Dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação
clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do trabalhador)
(Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1 da redação dada pela Portaria SSST nº 24/1994)
- Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)
(Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 9, Subitens 9.3.8.2, da redação dada pela Portaria SSST nº 25/1994)
PRAZO DE GUARDA: 30 anos
- Documentos relativos ao FGTS
(Lei nº 8.036/1990, art. 23, § 5º e RFGTS, aprovado pelo Decreto nº 99.684/1990, art. 55 e Súmula TST nº 362)
PRAZO DE GUARDA: Indeterminado
- Livros de Atas da CIPA
- Livros de Inspeção do Trabalho
- Contrato de Trabalho
- Livros ou Fichas de Registro de Empregados
Outrossim, informamos que os documentos relativos a empregado menor devem permanecer guardados pelos prazos acima mencionados, a
partir da data em que o menor completar 18 anos, pois contra o mesmo não corre prazo prescricional, conforme disposto no art. 440 da CLT.

Obrigado.