Luis Urtado
Ouro DIVISÃO 3, Contador(a) ORIENTAÇÃO
NF-E - NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Normas Gerais
Vejas as normas gerais para emissão da NF-e
Neste Comentário pretendemos transmitir uma visão geral deste novo documento fiscal, o qual abrange tanto a legislação do ICMS quanto a do IPI.
Trataremos das diversas normas básicas referentes à emissão, cadastramento, escrituração, prazos para adoção e efeitos, tanto para o emitente quanto para o destinatário.
Esperamos que este trabalho esclareça muitas das dúvidas surgidas em relação a este documento que já se tornou realidade nas operações diárias de muitas empresas.
1. CONCEITUANDO NOTA FISCAL ELETRÔNICA
A NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, criado com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador do imposto, ou seja, antes da circulação da mercadoria.
Como parte "física", não digital, da NF-e, temos o DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma representação gráfica simplificada do documento, que possui como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.
O destinatário receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo "visualizador", desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação, em substituição às Notas Fiscais em papel modelos 1 ou 1A.
A utilização da NF-e, antes de ser uma aplicação das inúmeras tecnologias existentes, é uma imposição da legislação, pois os contribuintes cujas atividades foram "escolhidas" para sua adoção são obrigados a adotá-la, no prazo determinado pelo Fisco.
2. AS VANTAGENS NO USO DA NF-E
A Nota Fiscal Eletrônica pode proporcionar benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial: o Fisco, o emitente, o comprador e a sociedade em geral, conforme relacionamos nos subitens a seguir:
2.1. VANTAGENS PARA O FISCO
Dentre as vantagens, destacamos as seguintes:
=> Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, tendo em vista que passará pelo sistema do Estado emissor e sofrerá uma "verificação" para autorização;
=> Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os Fiscos, pois todos as Unidades terão acesso às informações umas das outras através do Portal Nacional da NF-e;
=> Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
=> Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária, afinal o processo de autorização de cada NF-e já funciona como uma "denúncia espontânea" do débito;
=> GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos que serão expostos nos benefícios das empresas emitentes (subitem 2.2.); e
=> Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Receita Federal do Brasil e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) ).
2.2. VANTAGENS PARA OS EMITENTES
Para os vendedores, emitentes do documento, podemos citar os seguintes benefícios:
=> Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e determina a impressão de um documento em papel, chamado de DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o qual tem como função acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da NF-e que ele representa na internet, entretanto, apesar de ainda haver a impressão de um documento em papel, a vantagem é que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal) e na maioria das vezes em apenas uma via;
=> Redução de custos de aquisição de papel (formulário contínuo ou NF para emissão manuscrita), pelos mesmos motivos expostos acima;
=> Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais, pois atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao Fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua conservação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 200 Notas Fiscais por dia, emite pelo menos 4.000 notas por mês, acumulando cerca de 240.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
=> GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
=> Simplificação de obrigações acessórias: Inicialmente está prevista dispensa de AIDF - Autorização de Impressão de Documentos Fiscais. No futuro, conforme previsão do Fisco, outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas em função da adoção da NF-e;
=> Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a adoção da Nota Fiscal Eletrônica, a mercadoria é acompanhada pelo DANFE, que contém um código de barras que permite que a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica seja capturada para que ela seja consultada na internet. Em outras palavras, ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, o Fisco de todo o país já tem suas informações disponíveis, aguardando apenas a chave de acesso para consultá-la. OBS.: Esta possibilidade de agilização poderá até acontecer se os sistemas utilizados nos postos de fronteira funcionarem perfeitamente;
=> Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação "empresa - à - empresa"). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
2.3. VANTAGENS PARA OS COMPRADORES
Para as empresas destinatárias das NF-e, podem ser citados os seguintes benefícios:
=> Eliminação de digitação de notas fiscais (aquisições) na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Dependendo do volume de fornecedores e/ou aquisições da empresa isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
=> Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões. É importante observar que estes benefícios dependem do relacionamento existente entre as empresas, tendo em vista que o sistema por si só não fornecerá a informação para a empresa adquirente, é necessário também que esta receba, antecipadamente, o arquivo contendo a NF-e ou outra forma de envio de informações;
=> Redução de erros de escrituração devido à eliminação da digitação de notas fiscais, pois as NF de aquisição podem ser escrituradas consideradas as informações contidas no arquivo enviado pelo emissor;
=> GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes (subitem 2.2.); e
=> Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.
2.4. VANTAGENS PARA A SOCIEDADE
Para a sociedade como um todo, destacamos as seguintes vantagens:
=> Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
=> Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
=> Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas; e
=> Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.
2.5. VANTAGENS PARA OS CONTABILISTAS
=> Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
=> GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes; e
=> Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
3. FUNCIONAMENTO
Sem uma descrição pormenorizada do processo fica difícil imaginarmos como é que "surge" a NF-e, muito menos como ela é emitida. Considerando tudo isto, veja como acontece, passo a passo a emissão da NF-e, de maneira simplificada:
=> 1º Passo - A empresa emissora da NF-e, através de processamento eletrônico de dados, gerará um arquivo eletrônico, em conformidade com as regras do Manual de Integração do Contribuinte, que deverá conter as informações fiscais da operação comercial existente em cada documento fiscal e também ser assinado digitalmente pelo emitente, através de uma certificadora, pois tal assinatura garantirá a integridade dos dados e a autoria do emissor, ou seja, garante que foi aquela empresa mesmo que gerou aquele arquivo;
=> 2º Passo - Este arquivo eletrônico será então transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria;
=> 3º Passo - Após a autorização, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta da NF-e, na internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico;
=> 4º Passo - Este mesmo arquivo será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação;
=> 5º Passo - Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulada DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados;
=> 6º Passo - O destinatário receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a consulta de verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital (o destinatário tem à disposição o aplicativo "visualizador", desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda;
=> 7º Passo - Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental, em substituição às Notas Fiscais em papel modelos 1 ou 1ª.
4. ATIVIDADES OBRIGADAS A EMITIR NF-E E CREDENCIAMENTO
A seguir relacionamos as atividades cujos contribuintes são obrigados, e a partir de quando são obrigados à emissão de NF-e, de acordo com as determinações do Protocolo ICMS 10/2007, alterado pelo Protocolo ICMS 68/2008:
Contribuinte, Data de obrigatoriedade de emissão de NF-e
I - fabricantes de cigarros
1º de abril de 2008
II - distribuidores ou atacadistas de cigarros
1º de abril de 2008
III - produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
V - transportadores e revendedores retalhistas - TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2008
VI - fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas
1º de dezembro de 2008
VII - fabricantes de cimento
1º de dezembro de 2008
VIII - fabricantes, distribuidores e comerciantes atacadistas de medicamentos alopáticos para uso humano
1º de dezembro de 2008
IX - frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola
1º de dezembro de 2008
X - fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes
1º de dezembro de 2008
XI - fabricantes de refrigerantes
1º de dezembro de 2008
XII - agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a consumidor final
1º de dezembro de 2008
XIII - fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço
1º de dezembro de 2008
XIV - fabricantes de ferro-gusa
1º de dezembro de 2008
XV - importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas
1º de abril de 2009
XVI - fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores
1º de abril de 2009
XVII - fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar
1º de abril de 2009
XVIII - fabricantes e importadores de autopeças
1º de abril de 2009
XIX - produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2009
XX - comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo
1º de abril de 2009
XXI - produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2009
XXII - comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo
1º de abril de 2009
XXIII - produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins
1º de abril de 2009
XXIV - produtores, importadores e distribuidores de GLP - gás liquefeito de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente
1º de abril de 2009
XXV - produtores e importadores GNV - gás natural veicular
1º de abril de 2009
XXVI - atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro-gusa
1º de abril de 2009
XXVII - fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio
1º de abril de 2009
XXVIII - fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes
1º de abril de 2009
XXIX - fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas
1º de abril de 2009
XXX - fabricantes e importadores de resinas termoplásticas
1º de abril de 2009
XXXI - distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes
1º de abril de 2009
XXXII - distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes
1º de abril de 2009
XXXIII - fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes
1º de abril de 2009
XXXIV - atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada
1º de abril de 2009
XXXV - atacadistas de fumo beneficiado
1º de abril de 2009
XXXVI - fabricantes de cigarrilhas e charutos
1º de abril de 2009
XXXVII - fabricantes e importadores de filtros para cigarros
1º de abril de 2009
XXXVIII - fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos
1º de abril de 2009
XXXIX - processadores industriais do fumo
1º de abril de 2009
É importante ressaltar que não há relação de CNAE específicos que geram a obrigatoriedade de emissão de NF-e. A legislação não vinculou a obrigatoriedade de emissão de NF-e com nenhum código CNAE específico (principal ou secundário) em que o contribuinte esteja cadastrado junto aos órgãos públicos.
Também não há, como regra geral, nenhuma restrição quanto ao porte das empresas emissoras de NF-e. Significa dizer que podem ser micro ou pequenas, se a atividade estiver relacionada no quadro anterior
4.1. LIMITES DA OBRIGATORIEDADE
A obrigatoriedade de emissão de NF-e é aplicável a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos no quadro anterior, localizados neste Estado, nos quais se pratique tais atividades, ficando vedada, a partir das datas de início da obrigatoriedade, a emissão de Nota Fiscal nos modelos 1 ou 1-A.
4.1.1. Inutilização das Notas Fiscais modelos 1 e1 A
O contribuinte obrigado a emitir NF-e deverá INUTILIZAR o estoque remanescente de Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A, até a data de início da obrigatoriedade de emissão de NF-e. O contribuinte deverá apor a expressão inutilizada nas vias e anotar no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo 6, a seqüência de documentos inutilizados.
4.1.1.1. Nota Fiscal Conjugada
A utilização de NF-e como sendo Nota Fiscal Conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a Secretaria da Fazenda e cada prefeitura municipal. No Estado do Rio de Janeiro, por exemplo, estes convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e realize prestação de serviços deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos.
4.1.2. Situações que desobrigam a utilização de NF-e
A obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, nos modelos 1 ou 1-A, não se aplica nas situações que relacionamos a seguir:
=> Ao estabelecimento do contribuinte onde NÃO SE PRATIQUE E NEM SE TENHA PRATICADO as atividades listadas acima há pelo menos 12 meses, ainda que a atividade seja realizada em outros estabelecimentos do mesmo titular. Significa dizer que se uma empresa pratica atividades distintas por estabelecimento, poderá ter estabelecimentos obrigados e outros não. Entretanto, se as atividades estiverem misturadas, mesmo que não prepondere, obrigará a adoção da NF-e, desde que a atividade que obriga esteja sendo exercida (Veja exceção a seguir);
=> Na hipótese dos fabricantes e distribuidores ou atacadistas de cigarros, a obrigatoriedade de adoção da NF-e não se aplicará às operações praticadas por contribuinte que tenha como atividade preponderante o comércio atacadista, desde que o valor das operações com cigarros não tenha ultrapassado 5% do valor total das saídas do exercício anterior;
=> No caso dos fabricantes de cigarros, distribuidores ou atacadistas de cigarros; produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;
=> Transportadores Revendedores Retalhistas (TRR), em relação às operações realizadas fora do estabelecimento, relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que os documentos fiscais relativos à remessa e ao retorno sejam NF-e;
=> Na hipótese dos fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes, ao fabricante de aguardente (cachaça) e vinho que aufira receita bruta anual inferior a R$ 360.000,00.
Atenção! Para os contribuintes não listados na tabela do item 4 deste Comentário, não há obrigatoriedade de utilização, a estratégia de implantação nacional é que estes contribuintes, voluntariamente e gradualmente, se interessem por ser emissores da Nota Fiscal Eletrônica. Esta é uma questão que os Estados, de forma indireta, transferiram para os contribuintes obrigados, pois muitos deles já estão pressionando seus fornecedores a emitir documentos também por este meio, pois assim facilitam a escrituração das entradas.
4.2. EMPRESAS OBRIGADAS SÃO CREDENCIADAS DE OFÍCIO PELA SECRETARIA DA FAZENDA
Os contribuintes que exerçam as atividades relacionadas como obrigadas a utilizar NF-e serão credenciados, de ofício. Os contribuintes relacionados nos itens I ao V do quadro de atividades obrigadas já foram credenciados.
Os contribuintes que exerçam as atividades obrigadas ao uso, e não estejam incluídos na relação, deverão:
=> promover a atualização dos seus dados cadastrais; e
=> requerer o seu credenciamento.
4.2.1. Credenciamento Incorreto
Os contribuintes que não exerçam as atividades obrigadas a emitir NF-e e que tenham sido incluídos incorretamente na relação de credenciados, deverão:
=> atualizar os seus dados cadastrais; e
=> desde que não queira utilizar NF-e, devem requerer o seu descredenciamento na repartição fiscal ao qual esteja vinculado, que atestará esta condição.
4.3. Contribuintes obrigados Podem Antecipar o Início da Emissão
Todos os contribuintes que estiverem obrigados a emitir NF-e poderão antecipar o uso por meio do sistema de credenciamento disponível no site da Secretaria da Fazenda.
Os estabelecimentos obrigados que anteciparem a data de seu uso serão considerados emissores voluntários até que chegue a data inicial da obrigatoriedade e deverão, preferencialmente, emitir NF-e, significando dizer que podem continuar emitindo NF modelos 1 ou 1 A.
A obrigatoriedade de emissão em todas as suas operações, ainda que o estabelecimento antecipe sua entrada em produção, fica mantida para as datas previstas na legislação.
5. O QUE MUDA E O QUE PODE MUDAR COM A NF-E EM RELAÇÃO AO EMITENTE
Veja nos subitens seguintes o que vai e o que pode acontecer após a adoção da NF-e.
5.1 Dispensa de Obtenção de AIDF
Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF - Autorização de impressão de documento fiscal, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida, que poderá ser autorizada ou não pela Secretaria da Fazenda.
5.2. Manutenção de Obrigações Acessórias
Neste momento, estão mantidas todas as obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos atualmente (SINTEGRA, GIA, DIEF, etc.), com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED) - Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital - a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas.
5.3. Manutenção da Entrega dos Arquivos de Escrituração Eletrônica
A fiscalização estadual receberá a NF-e e as suas respectivas informações, mas os contribuintes continuarão obrigados a entregar os arquivos de escrituração eletrônica.
As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio da Nota Fiscal Eletrônica.
Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED) - Escrituração fiscal e Escrituração Contábil digital - a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.
5.4. DANFE - Imagem da NF-e
A seguir relacionamos algumas informações específicas acerca do DANFE.
5.4.1 O que é e para o que serve o DANFE
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e.
O DANFE tem as seguintes funções:
=> Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
=> Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.); e
=> Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.
São as seguintes as características do DANFE:
=> Deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma;
=> Somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e;
=> Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1 ou 1-A, o contribuinte credenciado deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;
=> Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança;
=> Poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
=> É permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE;
=> A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso;
=> Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm, em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima;
=> A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.
5.4.2. Finalidade do Código de Barras Impresso no DANFE
O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.
Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.
5.4.3. Quem Pode Imprimir o DANFE e em que Momento Deve ser Impresso
Deve ser impresso pelo emitente antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
Respeitada a condição anteriormente descrita, o documento poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.
5.4.4 Como emitir o DANFE
Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que este seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).
5.4.5. Papel no qual o DANFE pode ser impresso não é causa de insegurança
A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente da Secretaria da Fazenda, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil e a que operação este documento eletrônico se refere.
5.4.6. Não é possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE
Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso.
Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas.
5.4.7. O DANFE acompanha as mercadorias nos casos de operações interestaduais e de exportação
A NF-e substitui a Nota Fiscal em papel modelos 1 ou 1A e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.
5.4.8. Guarda do DANFE (emitente e destinatário)
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, este poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, e a concessão da Autorização de Uso.
5.4.9. Procedimentos do Emitente no Extravio do DANFE
Caso ocorra o extravio durante o transporte da mercadoria pela transportadora, o emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.
A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital.
5.5. Sinistro ou Perda do Arquivo Eletrônico das NF-e
Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e por parte dos contribuintes nem a Secretaria da Fazenda nem a RFB disponibilizarão formas de recuperação.
Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.
5.6. NF-e emitida para a Zona Franca de Manaus
As emitidas para a Zona Franca de Manaus terão sistema específico para atestar o internamento.
A SUFRAMA está desenvolvendo uma versão do Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional - SINAL compatível com a NF-e que irá facilitar o processo de envio da documentação fiscal, registro e vistoria das mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.
O novo processo em desenvolvimento prevê um maior controle do processo de internamento de mercadorias pelos emissores de NF-e, resultando na simplificação e maior agilidade no processo de comprovação do internamento de mercadorias destinadas à área incentivada administrada pela SUFRAMA.
5.7 EMISSÃO E AUTORIZAÇÃO DA NF-e
Nos subitens seguintes veremos regras que os emissores devem obedecer:
5.7.1 Validações realizadas na autorização de uma NF-e
Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda desta Unidade da Federação, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:
=> Assinatura digital - para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;
=> Formato de campos - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
=> Numeração - para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;
=> Emitente autorizado - se a empresa emitente está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda.
MUITA ATENÇÃO: O fato de uma NF-e estar com seu uso autorizado significa simplesmente que a Secretaria de Fazenda recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.
Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, a NF-e será rejeitada, não sendo, neste caso, gravada no Banco de Dados da Secretaria da Fazenda.
Importante: ao rejeitar uma NF-e, a Secretaria da Fazenda sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração do Contribuinte.
A Secretaria da Fazenda poderá, ainda, denegar uma NF-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir NF-e. Neste caso, aquela NF-e será gravada na Secretaria da Fazenda com status "Denegado o uso" e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.
5.7.2. Tempo que leva para autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda
A infra-estrutura de recepção das NF-e é dimensionada para que um lote de Notas Eletrônicas seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até 1 minuto.
5.7.3. Autorização tem que ser solicitada por lote
A NF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ter a sua assinatura digital individual.
O processo de transmissão, no entanto, deve ser realizado em lotes. O lote pode conter até 50 NF-e (ou seja, pode conter até mesmo uma única NF-e), não devendo, entretanto, exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes.
5.7.4. Uma NF-e rejeitada não prejudica o restante do lote
As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota.
Desta forma, se num lote de 50 NF-e, 3 forem rejeitadas, a Secretaria da Fazenda retornará a autorização de uso de 47 NF-e e a rejeição de 3.
5.7.5. Numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel
A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo desta é "55" e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são "1 ou 1A".
Independentemente do tipo de operação, a numeração será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.
O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, observado, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO) (modelo 6).
5.7.6. Limite de produtos (itens) em uma única NF-e
Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à Secretaria da Fazenda para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um documento poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no seu verso.
Importante:
=> Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas; e
=> A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
5.7.7. Local de Emissão da NF-e
A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.
A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à repartição de circunscrição do estabelecimento interessado.
O processo de geração e transmissão é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.
5.7.8. NF-e e o DANFE têm que ser autorizados/emitidos antes do carregamento da mercadoria
No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.
Desta forma, a NF-e deverá ser emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda antes da circulação da mercadoria, cabendo à empresa avaliar o melhor momento para emissão e autorização.
Em relação ao DANFE é indiferente para a Secretaria da Fazenda o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DANFE correspondente à NF-e que documenta a operação sempre acompanhe a mercadoria.
5.7.9. A NF-e não pode ser emitida também pela digitação no site na internet da Secretaria da Fazenda
O modelo nacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico autônomo com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seus sistemas, a partir de sistema adquirido de terceiros ou a partir do programa emissor de NF-e disponibilizado pelo Fisco, ou seja, a NF-e é gerada no ambiente do contribuinte, não no site da Secretaria da Fazenda.
5.8. CANCELAMENTO, CORREÇÃO, COMPLEMENTAÇÃO E INUTILIZAÇÃO DE NF-e
Nos subitens a seguir verificaremos as possibilidades de cancelamento, correção e inutilização da NF-e, tendo em vista que após ter o seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda, uma NF-e não pode sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
5.8.1. Cancelamento de uma NF-e condições e prazos
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo "Autorização de Uso") e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso.
Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela Secretaria da Fazenda. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (https://www.nfe.fazenda.gov.br).
5.8.2. Carta de Correção Eletrônica
Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos, por meio de Carta de Correção Eletrônica (CC-e) transmitida à Secretaria da Fazenda.
Entretanto com a CC-e não poderão ser sanados os seguintes erros:
=> relacionados às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
=> referentes a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário;
=> relativos à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.
A Carta de Correção Eletrônica (CC-e) deverá:
a) observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe ainda não publicado;
b) conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o CNPJ do emitente ou da matriz;
c) ser transmitida via internet, com protocolo de segurança ou criptografia;
d) quando houver mais de uma CC-e para uma mesma NF-e, todas as informações retificadas anteriormente deverão ser consolidadas na última CC-e.
A comunicação da recepção da CC-e pela Secretaria da Fazenda observará as seguintes regras:
-> será efetuada pela internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento; e
-> não valida as informações contidas na CC-e.
5.8.3. Emissão de NF-e Complementar
É possível e obrigatória a emissão de NF-e complementar nas mesmas situações previstas na legislação aplicável aos documentos fiscais em geral.
5.8.4. Inutilização de número de NF-e
Durante a emissão é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à Secretaria da Fazenda, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação.
5.9. CONTINGÊNCIA COM A NF-e
Quando, em decorrência de problemas técnicos, não for possível transmitir o arquivo digital da NF-e à Secretaria da Fazenda ou obter resposta relativa à Autorização de Uso, o contribuinte deverá gerar outro arquivo digital, informando que o referido arquivo digital foi gerado em situação de contingência, e adotar UMA das seguintes providências:
PROCEDIMENTOS QUE O EMITENTE PODE ESCOLHER QUANDO ESTIVER EM SITUAÇÃO DE CONTINGÊNCIA
Transmitir para a Receita Federal
=> O contribuinte deve transmitir o novo arquivo digital para a Receita Federal do Brasil, para ser autorizada no ambiente nacional da NF-e. Entretanto, se o contribuinte já tiver transmitido o arquivo digital da NF-e para a Secretaria da Fazenda, mas não tiver obtido resposta relativa à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o outro arquivo digital a ser gerado para a Receita Federal deverá conter número de NF-e distinto daquele anteriormente transmitido.
Emitir o DANFE
=> Emitir o DANFE em duas vias, impresso em papel de segurança, no tamanho A4 (210 x 297 mm); fazendo constar no seu corpo a expressão: "DANFE em contingência. Impresso em decorrência de problemas técnicos.".
As vias do DANFE terão a seguinte destinação:
-> uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário;
-> a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente.
Neste caso é dispensada a utilização de formulário de segurança para a impressão de cópias adicionais.
O contribuinte emitente deverá lavrar termo no livro Registro de Uso de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, informando o problema técnico ocorrido, a data e a hora do início e do término da ocorrência, os números dos formulários de segurança utilizados, bem como os números e as séries das NF-e geradas no período.
ATENÇÃO !!! O destinatário que receber a mercadoria acompanhada deste DANFE , se no prazo de 30 dias contados do recebimento da mercadoria não puder, por meio da consulta, obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar o fato à repartição fiscal de a qual estiver jurisdicionado.
Imediatamente após sanados os problemas técnicos o contribuinte emitente deverá transmitir à Secretaria da Fazenda os arquivos digitais gerados em situação de contingência.
Na hipótese de rejeição, no todo ou em parte, dos arquivos digitais gerados em situação de contingência, o contribuinte emitente deverá gerar novamente o arquivo digital das NF-e rejeitadas, com o mesmo número e série, sanando a irregularidade, e transmiti-lo à Secretaria da Fazenda, solicitando, com isso, nova Autorização de Uso da NF-e.
Se concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá:
a) enviar o arquivo digital da NF-e ao destinatário;
b) imprimir o respectivo DANFE, em formulário de segurança, em 2 duas vias, devendo:
=> enviar uma via ao destinatário, que deverá conservá-la pelo prazo normal, juntamente com a via do DANFE que já havia recebido anteriormente no início da contingência;
=> conservar a outra via, em arquivo, pelo prazo normal.
Relativamente ao arquivo digital da NF-e transmitido antes da ocorrência de problemas técnicos, mas pendente de retorno quanto à Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte emitente, após sanados os problemas técnicos, deverá consultar se a respectiva Autorização de Uso da NF-e foi concedida. Na hipótese de ter sido concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar o cancelamento da NFe, se a operação tiver sido acobertada por outra NF-e, cujo arquivo digital tenha sido gerado em situação de contingência. Na hipótese de rejeição do arquivo digital da NF-e ou de pendência de retorno da solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar a inutilização do número da NF-e.
6. DOCUMENTOS FISCAIS EM PAPEL QUE A NF-E SUBSTITUI
A legislação nacional determina que a NF-e substitua apenas a nota fiscal nos modelos 1/1-A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
O documento eletrônico não tem como objetivo substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal de Venda a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal emitido por ECF.
Significa dizer que os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor nos casos em que as empresas obrigadas a emitir NF-e também sejam usuários de ECF, digamos, um frigorífico que em um mesmo estabelecimento também tenha uma área de venda a varejo e nesta é obrigado a ter ECF.
Alertamos que em alguns estados a NF-e pode substituir outros documentos, como é o caso de São Paulo que permite a substituição, também, das notas fiscais de Telecomunicações e Energia Elétrica.
7. SITUAÇÕES DE UTILIZAÇÃO DA NF-E
A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação nas quais estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada em todas as hipóteses, inclusive nas operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações especiais, tais como: Venda à Ordem, Venda para Entrega Futura, Venda em Consignação, Remessa e/ou retorno de conserto.
7.1. Vendas de Mercadorias a Órgãos Públicos e Empresas Públicas
Como já dissemos, a NF-e deve ser utilizada obrigatoriamente pelos contribuintes cujas atividades estão determinadas pela legislação a emitir tais documentos e pode ser utilizada por aqueles que optaram por emiti-la, em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1-A em todas as operações documentadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas.
O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.
O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo "visualizador", desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental junto à auditoria do Tribunal de Contas, em substituição às Notas Fiscais em papel modelos 1 ou 1-A.
8. MUDANÇAS PARA O DESTINATÁRIO QUANDO SEU FORNECEDOR PASSA A UTILIZAR NF-E
Nos subitens a seguir destacamos algumas das mudanças que
ocorrerão para os destinatários de NF-e:
8.1. Verificação da Validade da NF-e
A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica no site da Secretaria da Fazenda.
Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo "visualizador", desenvolvido pela Receita Federal do Brasil.
O emitente e o destinatário deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo de 5 anos, para apresentação ao Fisco quando solicitado, e utilizar o código "55" na escrituração para identificar o modelo.
Caso o cliente não seja credenciado, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória, ou melhor, nos recebimentos de mercadorias, remetidas por empresas obrigadas a utilizar a NF-e, o destinatário contribuinte do ICMS deverá exigir a sua emissão. É vedada/proibida a recepção de mercadoria cuja circulação tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, exceto a hipótese de emissão de DANFE em formulário de segurança devido a problemas técnicos na emissão da NF-e. Qualquer outro documento emitido será considerado inidôneo e somente servirá como prova de infração á legislação.
8.1.1. Consulta da NF-e na internet
As Notas Fiscais Eletrônicas podem ser consultadas na página da NF-e: seção Consulta à NF-e. A consulta da NF-e na internet pode ser feita também no Portal Nacional (https://www.nfe.fazenda.gov.br).
Para a visualização das informações da NF-e é necessário fornecer a Chave de Acesso da Nota Fiscal. Para proceder à consulta, o usuário precisa ter em mãos o código de acesso com 44 posições, existente no arquivo digital ou no DANFE que acompanhou a mercadoria. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico.
A consulta não pode ser realizada por lote, os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. No site, a consulta às NF-e também devem ser realizadas uma a uma.
A consulta de uma NF-e no site da Secretaria da Fazenda do emitente ou no site nacional é gratuita.
8.1.1.1. Consulta só permite visualização
Atenção: Na consulta na internet não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica da NF-e, e nem o seu DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.
8.1.1.2. Consulta de NF-e recebida em formulário de segurança (Contingência)
No caso de contingência (problemas técnicos para recepção por parte da Secretaria da Fazenda e do ambiente Nacional, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em formulário de segurança, se no prazo de 30 dias contados do recebimento da mercadoria o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação.
8.1.1.3. Prazo em que a NF-e fica disponível para consulta
A consulta aos dados completos da NF-e, seja no caso de recebimento normal ou no caso de contingência, pode ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção pela Secretaria da Fazenda. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.
8.1.2. Procedimento no caso da NF-e constar como "inexistente" no ambiente Nacional da NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica poderá ser consultada tanto no site da Secretaria da Fazenda do emitente, quanto no ambiente nacional (https://www.nfe.fazenda.gov.br). A autorização de uso da NF-e pode ser consultada em quaisquer dos dois sites, pois o modelo operacional adotado pela Secretaria da Fazenda e a Receita Federal determina que após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela Secretaria da Fazenda para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Entretanto podem ocorrer, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização. Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda que a autorizou.
ATENÇÃO : A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para desconsiderar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da Secretaria da Fazenda do emitente.
8.2. Destinatário da mercadoria não pode exigir Nota Fiscal Mod. 1 ou 1-A
Nos casos em que o EMITENTE FOR OBRIGADO ao uso da NF-e, esta obrigatoriedade de emissão será aplicada a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos pertencentes ao contribuinte, localizado neste estado que pratique estas atividades, sendo vedada a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.
Já os contribuintes que sejam EMITENTES VOLUNTÁRIOS de NF-e deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da Nota Fiscal modelos 1 ou 1-A ou NF-e.
8.3. Destinatários devem observar Atividades Obrigadas a emitir NF-e
Tanto quanto os emissores obrigatórios, os destinatários precisam estar atentos em relação às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e. O destinatário tem que estar ciente das atividades obrigadas e DEVERÁ EXIGIR A SUA EMISSÃO, sendo vedada a recepção de mercadoria cuja circulação tenha sido acompanhada por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese de emissão apenas de DANFE, em formulário de segurança, devido a problemas técnicos na emissão da NF-e. Qualquer outro documento recebido/emitido será considerado inidôneo.
É importante observar que o estabelecimento credenciado, mas que não está na lista dos obrigados à sua emissão deverá emitir, preferencialmente, NF-e em substituição a Nota Fiscal em papel, modelo 1 ou 1-A, mas caso ele queira pode emitir, tanto NF-e, quanto em papel, modelo 1 ou 1-A.
No caso dos estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as suas operações, sendo vedada a emissão de Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A.
8.4. Entrega da NF-e e do DANFE são obrigatórias
O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no formato A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário de segurança, formulário contínuo ou formulário pré-impresso.
O item 10.2 do Manual de Integração do Contribuinte (versão 2.0.2a) determina que deverá ser disponibilizado para o destinatário o mesmo conteúdo da NF-e enviada para a Secretaria da Fazenda, complementada com a informação da Autorização de Uso.
A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital a NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão, alternativamente ao disposto acima deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.
Quanto à forma como será feita a entrega da NF-e ao cliente, não há regras estabelecidas pela Secretaria da Fazenda, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc.
8.5. A NF-e deve ser aceita em outros Estados e pela Receita Federal
A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/2005 e suas alterações. Independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.
Importante destacar que mesmo as unidades federadas que ainda não estão aptas a autorizar contribuintes a serem emissores já estão recebendo as Notas Eletrônicas cujos destinatários sejam daquele Estado.
8.6. Canhoto continua sendo usado para confirmação comercial da entrega
Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a Nota Fiscal em papel. No Layout do DANFE existe a previsão de um espaço destinado à confirmação da entrega da mercadoria. Este canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.
8.7. Recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e ou posterior devolução
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram à isso.
Nesta segunda hipótese, o emitente irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.
Importante:
=> Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada;
=> Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.
8.8. PROCEDIMENTOS PARA ESCRITURAÇÃO DAS NF-e
Veja a seguir as regras para escrituração das NF-e, a serem aplicadas pelos destinatários.
8.8.1. Escrituração do DANFE depende da Consulta da NF-e
O DANFE é mera representação gráfica e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e é facultado proceder sua escrituração com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.
Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de uso se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.
8.8.2. A empresa autorizada a emitir NF-e não precisa escriturar imediatamente a NF-e na entrada de mercadorias
A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, esta norma continua como antes, sem qualquer alteração, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e estão obrigados a manter em arquivo digital as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislação tributária. A escrituração da NF-e deverá ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais documentos fiscais.
8.8.3. Acesso dos contabilistas às NF-e de seus clientes
Com relação às NF-e emitidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do Visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download tanto no site nacional da NF-e (https://www.nfe.fazenda.gov.br).
Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados. A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo.
8.8.4. SINTEGRA adaptação para escrituração de 6 caracteres nos arquivos e a NF-e permite 9 caracteres
O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito:
"11.1.9A - CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos"
9. Procedimentos para uma empresa interessada passe a emitir NF-e
As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:
=> Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.
=> Possuir certificação digital (possuir certificado digital, emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR, contendo o CNPJ da empresa);
=> Adaptar o seu sistema de faturamento para emissão ou utilizar o "Emissor de NF-e" disponibilizado gratuitamente pelas Secretarias de Fazenda;
=> Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e; e
=> Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão em ambiente de produção (NF-e com validade jurídica).
9.1. Testes não são obrigatórios antes da empresa ser credenciada como emissora de NF-e
Os testes realizados no ambiente de testes não são obrigatórios e nem serão avaliados pela secretaria.
É recomendado, no entanto, que o contribuinte efetue testes de envio, autorização, cancelamento, inutilização e consulta, antes de solicitar seu credenciamento no ambiente de produção.
9.2. Diferença entre os ambientes de teste e de produção
As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto às Secretarias e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1-A.
Os documentos enviados para o ambiente de testes/homologação NÃO têm v
Whatsapp (18) 99810-8338
