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Arquivo de notas fiscais

Emanuela

Prata DIVISÃO 4, Auxiliar Depto. Pessoal
há 1 semana Quarta-Feira | 11 setembro 2019 | 09:59

Bom dia colegas, acho que não é só aqui que passamos por isso, em todos os escritórios é uma luta para fazer os clientes trazer os documentos: notas fiscais, guias pagas, etc...
Nós costumávamos imprimir todas as notas fiscais, todo mês, gastando muito papel. Há uns meses atrás decidimos mudar: fazemos a importação das notas e não imprimimos mais nada.
A minha pergunta é: isso está correto? É obrigatório ter o arquivo das notas no escritório? Tem alguma lei que fale disso?
Desde já, grata!

Att.,
Emanuela Alves 
Consultor Especial

Adilson Castro de Queiroz

Consultor Especial , Analista Fiscal
há 1 semana Quarta-Feira | 11 setembro 2019 | 10:24

Olá Emanuela

"Nós costumávamos imprimir todas as notas fiscais, todo mês, gastando muito papel. Há uns meses atrás decidimos mudar: fazemos a importação das notas e não imprimimos mais nada."

R = Estão no caminho certo!!!

Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.
No caso da empresa destinatária das mercadorias seja emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá manter em arquivo o DANFE pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Importante salientar que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

"A minha pergunta é: isso está correto? É obrigatório ter o arquivo das notas no escritório? Tem alguma lei que fale disso? Desde já, grata!"

R = A responsabilidade deve ser do CLIENTE. O que você pode fazer é disponibilizar algum serviço do Escritório para armazenamento desses arquivos XML ou solicitar que seu cliente armazene na própria empresa, ou contrate empresa especializada para tal.

A empresa é obrigada a guardar a NF-e pelo período previsto na legislação. Ela pode armazenar esses arquivos em banco de dados?
A NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Esses elementos é que devem ser armazenados, no mesmo formato que foram transmitidos e autorizados.
A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte. Esses bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa, mas não substituem a obrigação da guarda do XML da NF-e.

As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE) ?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

É correto afirmar que, como a Secretaria da Fazenda já recebe a NF-e, a empresa emitente não mais precisa guardar a NF-e?
Não. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária.

Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial.

Fonte: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/perguntasFrequentes.aspx?tipoConteudo=47FIo72z99s=

Analista Fiscal e Tributário - Auditor SPED
Blog: http://spedeasy.blogspot.com.br/
Realizo uma Analise Sintética em seu arquivo SPED (sem compromisso)
Realizo verificação tributária de Itens: ICMS/PIS/COFINS
e-mail: engenheiroadilsoncastro@gmail.com

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