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2011-12-28T16:53:53-02:00

FÓRUM CONTÁBEIS

TRIBUTOS ESTADUAIS/MUNICIPAIS

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Posso lançar uma nfe cancelada

há 8 anos Quarta-Feira | 28 dezembro 2011 | 17:16

De acordo com a legislação, é permitido efetuar o cancelamento de uma nota fiscal caso seja detectado algum tipo de erro, desde que as mercadorias ainda não tenham saído do estabelecimento.
Caso o cancelamento seja realizado somente após a escrituração da nota fiscal no livro Registro de Saídas, também será necessário efetuar os lançamentos de estorno na escrita fiscal para a anulação dos débitos de ICMS e IPI.
Anotar o motivo do estorno no campo “Observações”.

"Quando você tem que fazer uma escolha e você não faz, isto já é uma escolha."
há 8 anos Quarta-Feira | 28 dezembro 2011 | 17:25

A nota fiscal cancelada deve sim constar do livro fiscal, apenas observando o cancelamento.
De acordo com a legislação, é permitido efetuar o cancelamento de uma nota fiscal caso seja detectado algum tipo de erro, desde que as mercadorias ainda não tenham saído do estabelecimento.
Caso o cancelamento seja realizado somente após a escrituração da nota fiscal no livro Registro de Saídas, também será necessário efetuar os lançamentos de estorno na escrita fiscal para a anulação dos débitos de ICMS e IPI.
Anotar o motivo do estorno no campo “Observações”.

"Quando você tem que fazer uma escolha e você não faz, isto já é uma escolha."
há 8 anos Quinta-Feira | 29 dezembro 2011 | 14:26

Boa tarde, Luciano.
Existem programas que, quando você informa que a nota fiscal está cancelada, zera automaticamente todos os campos. Desta forma não será preciso fazer estorno de débitos uma vez que os débitos não serão gerados. O restante das informações vc já tem, se for empresa do SPED, informa a chave de acesso. Senão, alguns programas nem pedem pra que seja preenchido o campo. E assim como informou o colega Jefferson, só faz o lançamento se a NF for de emissão própria. Se outra empresa emitiu esta NF para você, não lança.

Espero ter ajudado.

Douglas Matheus Eidt
Adm. de Empresas
Sorriso - MT
há 8 anos Terça-Feira | 17 janeiro 2012 | 15:07

Cancelamento de Nota Fiscal - Procedimentos Fiscais

Sumário
1. Introdução
2. Fator Gerador
3. Cancelamento de Nota Fiscal - Procedimento Fiscal
3.1. Escrituração fiscal da nota fiscal cancelada
4. Nota Fiscal com Aposição de Data de Saída - Impossibilidade de Cancelamento
5. Cancelamento da Nota Fiscal após a Escrituração - Estorno de Débitos
5.1. Exemplo - Estorno de débitos
6. Cancelamento de Nota Fiscal Emitida por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados
6.1. Formulários inutilizados
7. Prazo para Guarda de Documentos
8. Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Modelo 55
9. Considerações quanto ao IPI
9.1. Cancelamento - Procedimento
9.2. Cancelamento da Nota Fiscal após a escrituração - Estorno de débitos
1. Introdução

A nota fiscal emitida tem como função específica acobertar o trânsito das mercadorias, no entanto, há hipóteses em que o contribuinte (emitente) é obrigado a proceder o cancelamento da nota fiscal por erro de preenchimento, adoção de modelo inadequado para a operação, rasura, desfazimento da venda, etc.

Importa observar que o cancelamento do documento fiscal só é permitido caso não tenha ocorrido o fato gerador do imposto.

Neste trabalho comentaremos sobre os procedimentos fiscais aplicáveis ao cancelamento de notas fiscais, modelo 1 ou 1-A, ou Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, com fundamento nas disposições doRICMS-SP, aprovado pelo Decreto nº 45.490/00, e nas Portarias CAT nºs 32/96 e 162/08.

2. Fato Gerador

Ocorre o fato gerador do ICMS, tornando-se devido o imposto, na saída de mercadoria, a qualquer título,de estabelecimento de contribuinte, ainda que para outro estabelecimento do mesmo titular.

3. Cancelamento de Nota Fiscal - Procedimento Fiscal

A Nota Fiscal (modelo 1 ou 1-A) emitida por processo mecanizado ou manual, poderá ser cancelada antes da saída efetiva da mercadoria do estabelecimento, hipótese em que não ocorreu o fato gerador do imposto, conforme mencionado no item anterior. Nesse caso, o contribuinte emitente do documento fiscaldeverá adotar os procedimentos descritos a seguir (art. 200 do RICMS/00):

conservar todas as vias no talonário, no formulário contínuo ou nos jogos soltos, conforme o caso;
no documento cancelado, apor declaração dos motivos determinantes do cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido em substituição ao cancelado.
Para fins do disposto no parágrafo anterior, considera-se processo mecanizado todo e qualquer processo mecanográfico ou datilográfico em que não seja utilizado sistema de processamento de dados ou eletrônico, deque tratam as Portarias CAT nºs 32/96 e 162/08, respectivamente (art. 13, DDTT do RICMS/00).

3.1. Escrituração Fiscal da Nota Fiscal Cancelada

Não há previsão expressa no Regulamento do ICMS do Estado de São Paulo determinando a forma específica para escriturar uma nota fiscal cancelada, contudo entendemos que não há nenhuma objeção pelo seu lançamento apenas nas colunas “Documento” e “Observações” do livro fiscal, tendo em vista que o uso dessas colunas não traz prejuízos à escrita fiscal do contribuinte, mantendo a ordem cronológica dosdocumentos fiscais escriturados.

Supondo que a nota fiscal nº 000001, de 30/10/2009, foi cancelada, a título de exemplo demonstraremos, a seguir, como ficará a respectiva escrituração no Livro Registro de Saídas:

LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS
Documento Fiscal VI Cont Codificação
Espécie Série/Subsérie Números Data:2009 Contábil Fiscal
Dia Mês
NF — 000001 30 10 — — —


LIVRO REGISTRO DE SAÍDAS
ICMS - VALORES FISCAIS IPI - VALORES FISCAIS OBSERVAÇÕES
COM DÉBITO SEM DÉBITO COM DÉBITO SEM DÉBITO
BC ALIQ ICMS ISENT / NT OUTR BC IPI ISEN OUTR
— — — — — — — — — Nota Fiscal Cancelada
4. Nota Fiscal com Aposição de Data de Saída - Impossibilidade de Cancelamento

As indicações referentes à data e à hora da saída das mercadorias do estabelecimento emitente poderão ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével, incluindo-se, nesse caso, o manuscrito,tendo em vista que essa informação se traduz em “saída efetiva”.

Assim, se porventura o cancelamento ocorrer após a aposição de data de saída no respectivo documento fiscal, sem que tenha ocorrido a efetiva saída da mercadoria do estabelecimento, hipótese em que não se concretizou o fato gerador do imposto, nesse caso, entendemos que o contribuinte poderá proceder o cancelamento do documento fiscal, desde que se muna de denúncia espontânea ao Fisco, conforme prevê o art. 529 do RICMS/00.

Nota :
O art. 529 do RICMS/00 dispõe:

“Artigo 529 – O contribuinte que procurar a repartição fiscal, antes de qualquer procedimento do Fisco, para sanar irregularidade relacionada com o cumprimento de obrigação pertinente ao imposto, ficará a salvo das penalidades previstas no art. 527, desde que a irregularidade seja sanada no prazo cominado (Leinº 6.374/89, art. 88).

Parágrafo único – Tratando-se de infração que implique falta de pagamento do imposto, aplicam-se as disposições do artigo anterior”. Por outro lado, se caso o cancelamento ocorrer após a aposição de data de saída no respectivodocumento fiscal, associado à efetiva saída da mercadoria do estabelecimento, o contribuinte não poderá aplicar os procedimentos descritos no item 3, tendo em vista que já se concretizou o fato gerador do imposto.

Por outro lado, se caso o cancelamento ocorrer após a aposição de data de saída no respectivo
documento fiscal, associado à efetiva saída da mercadoria do estabelecimento, o contribuinte não poderá
aplicar os procedimentos descritos no item 3, tendo em vista que já se concretizou o fato gerador do imposto.

5. Cancelamento da Nota Fiscal após a Escrituração - Estorno de Débitos

O contribuinte poderá proceder o cancelamento da nota fiscal, por razões de ordem comercial, erro nopreenchimento, emendas ou outro motivo que o conduza a adoção desse procedimento, desde que não tenhaocorrido a efetiva saída da mercadoria do estabelecimento, descaracterizando assim o fato gerador do imposto,tornando-o inexigível.

Entretanto, o contribuinte que escriturou a nota fiscal no Livro Registro de Saídas com débito do imposto, em razão do seu cancelamento, poderá recuperar o imposto destacado no documento fiscal pelos motivos já expostos no parágrafo anterior, me-diante lançamento do respectivo valor no Livro Registro de Apuração do ICMS, no “item 008 – Estorno de Débitos”, conforme disposto na Resposta à Consulta nº 12.616/78, da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, a seguir reproduzida:

"Resposta à Consulta nº 12.616, de 10/11/1978
Imposto Pago – Recuperação – Mercadoria não Saída do Estabelecimento

1. Diz a consulente que na sua atividade há situações em que, após a emissão da nota fiscal, por algum motivo, as mercadorias não chegam a sair do estabelecimento. Aduz que quando o fato é conhecido dentro do período de apuração do imposto, a nota é cancelada de conformidade com a norma do art. 131 do Regulamento do ICM, estornando-se o seu lançamento no Registro de Saídas. Mas no caso de já se ter feito a apuração, entendem que não existe na legislação regra que expressamente contemple a situação, propõe solução em que a nota seja ‘lançada a crédito no livro Registro de Entradas de Mercadorias’ e ‘cancelada, grampeando-se todas as vias e anotando-se nas mesmas o motivo de seu cancelamento’. A respeito, pede a nossa manifestação.

2. Subentendendo, da exposição feita, que a causa primeira de retenção da mercadoria no estabelecimento, impedindo sua saída, seja a imperfeição da respectiva operação, que não chega a se acabar, lembramos que, apreciando a matéria em respostas a consultas idênticas, já disse esta Consultoria que a legislação tributária admite a recuperação, via estorno de débito, do imposto pago sem que tenha ocorrido o fato gerador, como no caso em exame.

3. Entretanto, não se admite a forma alvitrada na presente consulta. O mecanismo correto compreende o lançamento direto no Registro de Apuração do ICM, “item 008 – Estorno de débitos”, do imposto destacado no documento fiscal, além de outras providências cabíveis, como aquelas previstas no art. 131 do Regulamento,mencionadas pela consulente.

Ademar José Potiens
Consultor Tributário
De acordo.
Cássio Lopes da Silva Filho
Consultor Tributário-Chefe Substituto”

5.1. Exemplo - Estorno de Débitos

Para melhor entendimento do exposto no item anterior, vamos visualizar o exemplo a seguir, supondo hipoteticamente que a nota fiscal nº 999999, de 26/10/2009, foi cancelada, cujo valor do imposto destacado foi no valor de R$ 100,00, devendo ser lançado na coluna “Estorno de Débito” do Livro Registro de Apuração doICMS, modelo 9.

LIVRO REGISTRO DE APURAÇÃO DO ICMS - MODELO 9

DÉBITO DO IMPOSTO
001 - POR SAÍDAS COM DÉBITO DO IMPOSTO
002- OUTROS DÉBITOS
Nota Fiscal n° 999999, de 26/10/2009, cancelada 100 00
003- ESTORNOS DE CRÉDITOS
005- TOTAIS


CRÉDITO DO IMPOSTO
006 - POR ENTRADAS COM CRÉDITO DO IMPOSTO
007- OUTROS CRÉDITOS
008- ESTORNOS DE DÉBITOS
010 - SUBTOTAL
011 - SALDO CREDOR DO PERÍODO ANTERIOR
012- TOTAL
6. Cancelamento de Nota Fiscal Emitida por Sistema Eletrônico de Processamento de Dados

Havendo a necessidade de cancelar nota fiscal emitida por meio de sistema eletrônico de processamento de dados, o contribuinte deverá adotar os mesmos procedimentos que se aplicam às notas fiscais emitidas porprocesso mecanizado, conforme descrito nos itens 3 e 4.

6.1. Formulários inutilizados

À vista das características do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão dedocumentos fiscais, poderá ocorrer a inutilização do formulário antes de se transformar em documento fiscal.

Nos termos do item 28 do Manual de Orientação anexo à Portaria CAT nº 32/96, considera-se como documento fiscal, previsto no art. 124 do RICMS/00, o formulário numerado tipograficamente, que também for numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, aplicando-se as disposições sobre documentosfiscais estatuídas no citado Regulamento.

Caso o formulário destinado à emissão dos documentos fiscais referidos no parágrafo anterior, numerado tipograficamente, for inutilizado antes de ser numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados,aplicar-se-lhe-ão as regras do art. 12 da Portaria CAT nº 32/96.

Serão, também, aplicadas as regras do art. 12 da Portaria CAT nº 32/96 ao formulário, já numerado pelo sistema eletrônico de processamento de dados, que for inutilizado por defeito na impressão, hipótese em que opróximo formulário poderá ter a mesma numeração dada pelo sistema ao formulário inutilizado.

Dispõe o art. 12 da Portaria CAT nº 32/96 que o contribuinte deverá enfeixar os documentos cancelados em grupos uniformes de até 200 jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração emque ocorreu o evento.

7. Prazo para Guarda de Documentos

Os documentos fiscais, a que o contribuinte estiver sujeito, inclusive quando cancelados ou inutilizados, entre demais documentos relacionados com o imposto, emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados ou não, deverão permanecer arquivados pelo prazo mínimo de cinco anos, para fins de fiscalização,conforme previsto no art. 202 do RICMS/00.

8. Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Modelo 55

Considera-se Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), de que trata a Portaria CAT nº 162/08, o documento emitido e armazenado eletronicamente por contribuinte credenciado pela Secretaria da Fazenda, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso concedida pela Secretaria da Fazenda, com o intuito de documentar operações, prestações e outros eventosfiscais relativos ao imposto.

Caso haja necessidade de cancelar o documento, o contri-buinte emitente da Nota Fiscal Eletrônica (NF- e), modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, deverá observar as seguintes condições (art. 18da Portaria CAT nº 162/08).

O contribuinte emitente deverá solicitar o cancelamento da NF-e, mediante Pedido de Cancelamento deNF-e, transmitido à Secretaria da Fazenda, quando, observadas as demais disposições da legislação pertinente, cumulativamente

não tenha ocorrido a circulação da mercadoria;
tenha decorrido período de tempo de no máximo 168 horas (7 dias) contados a partir da Autorizaçãode Uso da NF-e respectiva.
O contribuinte emitente deverá fazer o “Pedido de Cancelamento de NF-e”, observando os requisitos descritos a seguir:

geração de um arquivo XML para esse fim, elaborado com observância do leiaute estabelecido no Ato COTEPE/ICMS nº 39/09 que aprova o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Versão 4.0, disponível na seção Downloads do endereço eletrônico: http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/;
conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número de inscrição no CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital;
ser transmitido via internet, com protocolo de segurança ou criptografia, podendo a transmissão ser realizada mediante utilização do software indicado no art. 9º da Portaria CAT nº 162/08;
terá o seu deferimento ou indeferimento comunicados pela internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento da solicitação pela Secretaria da Fazenda.
9. Consoderações quando ao IPI

9.1. Cancelamento - Procedimento

Nos termos do art. 330 do RIPI/02, quando a nota fiscal for cancelada, serão conservadas todas as suas vias no bloco ou sanfona de formulários contínuos, com declaração dos motivos que determinaram ocancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido.

Observa-se que a ausência de qualquer uma das vias no bloco ou sanfona poderá levar o Fisco a supor que o documento fiscal cancelado surtiu os efeitos fiscais correspondentes, ou seja, que foi utilizado paraacobertar saídas de mercadorias.

Na hipótese de documento copiado, serão feitos os assentamentos no livro copiador, arquivando-se todas as vias do documento cancelado.

9.2. Cancelamento da Nota Fiscal após a escrituração - Estorno de débitos

É admitido ao contribuinte creditar-se do valor do imposto, já escriturado no Livro Registro de Saídas, na hipótese de cancelamento da nota fiscal, desde que, antes da saída da mercadoria, tendo em vista que nãoocorreu o fato gerador do imposto (art. 178, inciso I, do RIPI/02).

O contribuinte deverá, ao registrar o crédito relativo ao documento cancelado, anotar o motivo deste na coluna “Observações” do Livro Registro de Apuração do IPI, modelo 8 (art. 178, parágrafo único, do RIPI/02).

9.2.1 Exemplo - Estorno de Débitos

Para melhor entendimento do exposto no subitem anterior, vamos visualizar o exemplo a seguir, supondo hipoteticamente que a nota fiscal nº 999999, de 26/10/2009, foi cancelada, cujo valor do imposto destacado foi no valor de R$ 80,00, devendo ser lançado na coluna “Estorno de Débito” do Livro Registro de Apuração do IPI,modelo 8:

DEMONSTRATIVO DE CRÉDITOS
001 - POR ENTRADAS DO MERCADO NACIONAL
002 - POR ENTRADAS DO MERCADO EXTERNO
003 - POR SAÍDAS DO MERCADO EXTERNO
004 - ESTORNO DE DÉBITOS
Nota Fiscal n° 999999, de 26/10/2009, cancelada 80,00
005 - OUTROS CRÉDITOS
006 - SUBTOTAL
007 - SALDO CREDOR DO PERÍODO ANTERIOR
008- TOTAL


DEMONSTRATIVO DE DÉBITOS
009 - POR SAÍDAS DO MERCADO NACIONAL
010 -ESTORNOS DE CRÉDITOS
011 -RESSARCIMENTOS DE CRÉDITOS
012 - OUTROS DÉBITOS
013 - TOTAL

RAFAEL SIMOES
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