Boa tarde Isis D Avila!
Como bem sabemos, devemos contabilizar e escriturar as receitas e despesas no momento em que elas ocorrerem e, para que isto seja possível, precisamos que os clientes nos entreguem em nosso escritório os documentos (NF de venda, por exemplo) em tempo hábil.
Mas, se porventura, por um "atraso" ou "esquecimento" do cliente, verifiquemos que "depois do prazo do envio da declaração (...), que deveria ter sido recolhido um darf e consequentemente transmitido a DCTF", não existe outra alternativa a não ser entregá-la em atraso e, consequentemente, sujeitar-se ao recolhimento da multa.
Digo isto porque o Artigo 5° da Instrução Normativa RFB nº 974, de 27 de novembro de 2009 estabelece que "As pessoas jurídicas devem apresentar a DCTF até o 15º (décimo quinto) dia útil do 2º (segundo) mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores".
Isto quer dizer que as empresas tem, aproximadamente, 45 dias após o término do mês para verificar se teve ou não receitas ou fatos geradores para a entrega da DCTF. É um prazo razoável, considerando que esta verificação deve ser imediata.
Para evitar este problema, a entrega da DCTF todo mês, mesmo que não tenha nenhum débito a informar, pode sim ser uma alternativa, já que as pessoas jurídicas que não tenham débito a declarar estão apenas dispensadas de entregar a DCTF e, haja visto a possibilidade de se fazer uma retificação da DCTF (inciso V, Artigo 3° e Artigo 9°, amobos da IN n° 974/2009).