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Transformação digital: Passo a passo para implementar no seu escritório contábil

Especialista explica passo a passo para implementação de ferramentas digitais em escritórios contábeis.

15/04/2020 15:45:01

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Transformação digital: Passo a passo para implementar no seu escritório contábil

A transformação digital é uma mudança estrutural nas organizações feita a partir do uso da tecnologia para desburocratizar, agilizar processos e melhorar o desempenho para se obter resultados melhores.

Tem sido cada vez mais comum observar a implantação de ferramentas digitais nas empresas contábeis, ainda mais em época de Coronavírus, em que muitos escritórios tiveram que agir às pressas para poder operacionalizar suas atividades.

Helio Donin Jr, Diretor de Tecnologia da Fenacon, dá dicas práticas para que um escritório contábil consiga se digitalizar rapidamente para aumentar a produtividade e evitar a perda de clientes. Dê o Play no Podcast e confira a entrevista completa:

“Os escritórios contábeis estavam em níveis diferentes de implementação, mas com a chegada da Pandemia todos tiveram que se adaptar ao mesmo patamar. Hoje estamos trabalhando de home office e com acesso remoto para ter acesso a sistemas do Governo. A transformação veio de uma hora para outra”, explica Helio.

O ideal é operacionalizar a transformação digital, considerando os seguintes fatores:

Ferramentas

É preciso conhecer todas as ferramentas do meio digital para ver a que melhor se adapta ao negócio. Dessa forma, deve-se avaliar ferramentas de:

- Comunicação com os clientes;
- Comunicação com os funcionários;
- Organização de Tarefas;
- Acesso a Sistemas.

Dessa forma, é possível otimizar o acesso dos colaboradores tanto a e-mails quanto a sistemas. Além disso, os gestores podem passar a acompanhar de perto as tarefas que estão sendo cumpridas ao longo do dia.

Ajustes

Caso o escritório tenha implementado ferramentas às pressas, é preciso fazer um planejamento de ajustes e avaliar o que está suprindo as necessidades dos colaboradores e o que não está.

Assim como, é extremamente importante disponibilizar novas soluções ou novas ferramentas para continuar as operações.

Estratégia por setor

Vale lembrar que as necessidades de cada setor são diferentes e, mesmo internamente, podem estar em patamares diferentes.

De acordo com o especialista, é muito comum observar que o setor fiscal utiliza mais o meio digital do que o setor contábil.

“Com o advento da NFE, o setor [fiscal] está acostumado a tratar esses arquivos e a processar a escrituração por arquivo xml. No setor contábil não é tão comum, tem escritórios que trabalham com papel e outros com digital”, explica.

Equipe

Também é preciso pensar na equipe. Muitos colaboradores que estavam acostumados com o trabalho tradicional, presencial, tiveram que migrar rapidamente para o home office.

“Por isso, o gestor precisa se comunicar muito com a equipe por meio de reuniões, pelas ferramentas de comunicação e deixar claro o trabalho a ser feito e o prazo para execução.”

Otimização

Já existem diversas ferramentas digitais para o mercado contábil que podem facilitar e otimizar o tempo dos colaboradores e também dos clientes.

“O mercado continua consumindo serviço contábil. Agora, é preciso entender por onde está sendo consumindo e caminhar para esse formato.”

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