Saiba como fazer o seu fechamento fiscal com segurança

Chegou mais um fechamento fiscal e parece aquela loucura!

Vou dar dicas referentes ao código de participante e do código de produto para você ficar atento às pegadinhas que o SPED não valida. Depois, vou deixar algumas dicas para você fazer seu fechamento fiscal com segurança.

É muito comum recebermos notas fiscais com algum tipo de divergência seja ela fiscal ou comercial, e mais comum ainda é notá-la só depois de algum tempo. Em processos de auditoria é muito comum pegar erros relacionados a cadastros.

Cansei de ver mais de um COD PART informado no arquivo de forma diferente, mas o CNPJ é igual, neste exemplo, o PVA do EFD ICMS/IPI não “enxerga” essa nota e não critica. Inclusive, isso esconde outro problema: chaves em duplicidade no arquivo! Pode fazer o teste!

Caso a empresa não possua um “auditor” interno, não consegue ver essas inconsistências antes do envio oficial do arquivo ao fisco.

A frase “máxima” do EFD você já deve conhecer “não é porque não valida que está correto!”. Ele deve ser um mantra para nossas vidas: nunca, em momento algum, devemos nos sentir “confiados” com a frase “Arquivo validado com sucesso”.

São vários registros não criticados no EFD, onde muitos são obrigatórios.

1 - Cadastro de Participante

De acordo com o GUIA PRÁTICO do EFD ICMS/IPI, o código do participante é de livre atribuição do contribuinte, porém ele deve ser ÚNICO para o participante. Existe uma ressalva no Guia, que indica a NT 2018.001, item 2.4.2.1:

2.4.2.1 - Tabela de Cadastro de Participantes:

O código referente ao cadastro do participante da operação será o mesmo em qualquer lançamento efetuado, observando-se que:

a) Deverá ser informado com as informações utilizadas na última ocorrência do período, sendo que, as alterações do cadastro ou de seu complemento deverão ser informados em registro dependente com sua respectiva data de alteração e suas alterações;

b) O código a ser utilizado é de livre atribuição pelo contribuinte e tem validade apenas para o arquivo informado;

c) Não pode ser duplicado, atribuído a participantes diferentes;

d) A discriminação do código deve indicar precisamente o participante, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo participante ou genéricas, a exemplo de "fornecedores", "clientes" e "consumidores".

Então, ATENÇÃO, é permitido ter códigos distintos, segundo o Perguntas e Respostas do EFD, porém, se você não tomar cuidado na entrada ou emissão da nota fiscal, pode estar duplicando registros dentro do arquivo “aceito” pelo fisco.

Cadastro de Produtos

Outro problema está nos cadastros de produtos, estes os quais considero mais “tenebroso”. Não somente pela visão do Fisco, mas pela organização da empresa.

É preciso estar atento a esta tarefa de cadastrar produtos, é preciso ter uma certa noção de risco fiscal para lidar com essa responsabilidade. São inúmeros problemas que posso citar sobre a falta de controle dessa área.

• Produtos repetidos no estoque – sem controle do que movimenta ou não o estoque;
• inventário pode ser prejudicado pela quantidade de códigos diferentes para o mesmo produto/mercadoria;
• procedimentos “próprios” da empresa que não se enquadram na visão do fisco.

A identificação do item (produto ou serviço) deverá receber o código próprio do informante do arquivo em qualquer documento, lançamento efetuado ou arquivo informado (significa que o código de produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao fisco), observando-se ainda que:

a) O código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens (produto ou serviço) diferentes. Os produtos e serviços que sofrerem alterações em suas características básicas deverão ser identificados com códigos diferentes. Em caso de alteração de codificação, deverão ser informados o código e a descrição anteriores e as datas de validade inicial e final no registro 0205;

b) Não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente.

c) O código de item/produto a ser informado no Inventário deverá ser aquele utilizado no mês inventariado.

d) A discriminação do item deve indicar precisamente o mesmo, sendo vedadas discriminações diferentes para o mesmo item ou discriminações genéricas (a exemplo de "diversas entradas", "diversas saídas", "mercadorias para revenda", etc), ressalvadas as operações abaixo, desde que não destinada à posterior circulação ou apropriação na produção:

1- de aquisição de "materiais para uso/consumo" que não gerem direitos a créditos;

2- que discriminem por gênero a aquisição de bens para o "ativo fixo" (e sua baixa);

3- que contenham os registros consolidados relativos aos contribuintes com atividades econômicas de fornecimento de energia elétrica, de fornecimento de água canalizada, de fornecimento de gás canalizado, e de prestação de serviço de comunicação e telecomunicação que poderão, a critério do Fisco, utilizar registros consolidados por classe de consumo para representar suas saídas ou prestações.

Outros cuidados no fechamento

Hora de preparar mais um fechamento fiscal. Esta é a parte mais importante, que é a de você se certificar de que todas as conferências que você fez ao longo do mês estão corretas.

Dica de ouro (acredite): Opte sempre por fechamentos decendiais ou quinzenais, e se não der para fazer nenhum dos dois, programe pelo menos 5 dias antes do fechamento oficial da sua empresa para fazer no mínimo as conferências mais simples puxando um livro fiscal por exemplo e conferindo as CSTs, ou as colunas de isentos e outros, etc.

Eu posso te garantir que somente nessa "puxada" do livro você vai achar inconsistências para ajustar.

Certifique-se ainda:

• Se todos os XMLS de entrada estão devidamente escrituradas no sistema;
• se todas as notas de entrada foram dadas ciência da operação;
• se todas as notas fiscais de serviço já estão escrituradas no sistema.

Se você tiver alguma dúvida com a ciência da operação ou outros eventos da NFe consulte aqui.

Início do Fechamento Fiscal muita coisa já deve ter sido resolvida, se você fez o pré-fechamento.

Perguntas a se fazer ANTES de realizar o fechamento:

• Faturamento finalizado?
• Todos os XMLs estão recebidos?
• Todas as notas inutilizadas estão escrituradas?
• Notas rejeitadas foram verificadas (saídas)?
• Transferências foram conferidas?
• Todos os CT-es foram recebidos? (Conferência com romaneio e nota fiscal de entrada)
• Existem Manifestos do Destinatário a realizar?

Feito toda a escrituração, tire novamente os livros fiscais para conferir e fazer os ajustes necessários:

• Conferência dos créditos normais e de créditos de benefícios fiscais;
• Conferência dos serviços lançados de fora da cidade;
• Validações de CFOP x CST;
• Devoluções;
• Transferências;
• Imobilizado, etc.

Claro que cada empresa tem sua característica, por isso, mais uma dica importante é que você MAPEIE o seu processo, sua rotina. Assim cada vez que você realizar mais um fechamento você vai aprimorar mais sua técnica e enxergar mais coisas, e pode inclusive dar aquela “turbinada” na área fiscal.

Fonte: Conexão NF-e