A contabilidade está em plena transformação digital, e a migração para a nuvem tem se tornado uma necessidade para escritórios que desejam escalabilidade, segurança e eficiência operacional. De acordo com dados da Gartner, até 2027 mais de 70% das empresas usarão plataformas do setor na nuvem para acelerar suas iniciativas de negócios. Na contabilidade, esse movimento é impulsionado pela demanda por mobilidade, conformidade com a LGPD e redução de custos com infraestrutura local.
Para a Diretora de Engenharia de Produtos da Contmatic, Thais Cabral, empresa de soluções tecnológicas para gestão empresarial e contábil, "a nuvem não só elimina a dependência de servidores físicos, como também libera o contador para focar no que realmente gera impacto, que são as análises estratégicas e atendimento de excelência ao cliente. Por isso, quem ainda resiste a essa mudança acaba perdendo competitividade".
Além da possibilidade de redução nos custos com TI, eliminando gastos com hardware e manutenção, a solução em nuvem permite ainda que a segurança seja reforçada, com criptografia e backups automáticos, essenciais para a LGPD. Em meio as vantagens, está também o ganho de produtividade, uma vez que parte dos processos poderão ser feitos de forma mais ágil por meio da plataforma.
Pensando nisso, para estimular a adoção e facilitar o processo de migração, a especialista preparou um checklist com o passo a passo recomendado para que a mudança seja feita de forma segura e eficiente. Confira:
Avalie as necessidades do escritório
Antes de qualquer decisão técnica, é essencial mapear toda a operação contábil. Isso inclui:
- Identificar os sistemas e processos críticos (folha de pagamento, escrituração fiscal, controle financeiro, etc.);
- Detectar gargalos operacionais ou tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas;
- Avaliar o nível atual de digitalização e entender quais atividades ainda dependem de infraestrutura local;
- Considerar o volume de dados, o número de usuários e as integrações necessárias com outros sistemas (como ERPs ou plataformas do governo).
Esse diagnóstico serve como base para uma migração bem planejada e para a escolha da solução em nuvem mais adequada.
Escolha um parceiro especializado em contabilidade
Nem toda solução de nuvem é ideal para escritórios contábeis. É fundamental optar por um provedor que tenha experiência comprovada no setor contábil, compreendendo as particularidades legais, fiscais e operacionais da área.
É preciso que ofereça ferramentas otimizadas para a rotina do contador que integre recursos fiscais, contábeis e de folha em uma única plataforma. Além disso, que disponibilize suporte técnico especializado, tanto na etapa de migração, quanto na continuidade da operação, com SLA (nível de serviço) bem definido.
“Essa escolha garante uma transição mais tranquila e uma solução que evolui junto com o negócio”, reforça a diretora.
Garanta conformidade com a LGPD
A proteção de dados sensíveis é um dos pilares da contabilidade moderna. Por isso, é indispensável que a solução em nuvem esteja alinhada com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Para a escolha da solução em nuvem, verifique se o provedor:
- Possui certificações internacionais de segurança da informação, como ISO 27001, que atesta a gestão de segurança de dados, e SOC 2, focada em controles relacionados à privacidade, confidencialidade e integridade da informação;
- Adota práticas como criptografia ponta a ponta e segregação de dados por cliente;
- Disponibiliza recursos de rastreabilidade, como logs de acesso, para facilitar auditorias e gerar evidências de conformidade.
Prepare a equipe
A migração para a nuvem não é apenas uma mudança tecnológica, é uma transformação cultural. Por isso, envolver os colaboradores desde o início favorece o engajamento e reduz resistências, já que uma equipe preparada é essencial para garantir o sucesso e a continuidade do projeto. Para isso, é necessário realizar treinamentos práticos e objetivos, focados nas novas ferramentas e nos benefícios do modelo.
“O ideal é criar um plano de comunicação interna, reforçando que a mudança trará mais agilidade e menos retrabalho. Além disso, é estratégico estabelecer pontos de apoio, selecionando usuários mais experientes que possam ajudar os colegas nos primeiros dias após a migração”, recomenda Thais.
Realize backups pré-migração
Antes de qualquer movimentação de dados, faça um backup completo e testado. Isso significa salvar cópias de segurança de todos os arquivos, bancos de dados e configurações dos sistemas atuais, para garantir que possam ser restaurados rapidamente, em caso de falhas durante o processo.
“Opte preferencialmente pela migração assistida, com cronograma definido, testes de validação e apoio técnico especializado. Assim, é possível monitorar possíveis inconsistências, realizando auditorias pós-migração para validar a integridade dos dados”, indica a especialista.
Essa etapa é fundamental para proteger o histórico da empresa e garantir continuidade operacional.
Aproveite os benefícios pós-migração
Com a solução em nuvem, o escritório poderá usufruir de uma série de vantagens que vão além da mobilidade. Nela, as atualizações são automáticas e sem interrupções, eliminando a necessidade de instalar versões manualmente. “Além disso, permite o monitoramento 24/7, com suporte proativo, detecção de falhas e resposta rápida a incidentes. Há ainda a opção de escalabilidade sob demanda, possibilitando que o escritório aumente ou reduza sua capacidade de uso conforme o volume de trabalho”, explica [nome da especialista].
Ela reforça que isso diminui os custos fixos com TI e traz a possibilidade de redirecionar os investimentos para áreas estratégicas. Ainda permite maior produtividade e integração, com acesso remoto, multiplataforma e sincronização em tempo real.
“Com a estrutura adequada, o escritório ganha agilidade para atender seus clientes com mais qualidade e foco estratégico. Assim, a nuvem deixa de ser apenas uma inovação tecnológica e se torna uma aliada real do crescimento do negócio”, finaliza Thais.
Fonte Contmatic
