A Receita Federal divulgou a Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025, documento que esclarece quais certificados digitais podem ser utilizados para a assinatura e transmissão dos eventos da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). A atualização impacta pessoas físicas, jurídicas, órgãos da administração pública e empresas que passaram por processos de incorporação, fusão ou cisão total.
O objetivo é uniformizar os procedimentos de envio e garantir maior segurança nas informações prestadas ao Fisco. As regras devem ser observadas por todos os contribuintes obrigados à entrega da obrigação acessória.
O que é a EFD-Reinf e quem precisa entregar
A EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e concentra informações relacionadas a retenções previdenciárias, contribuições sociais, serviços prestados e tomados, bem como receitas e pagamentos diversos.
A obrigação é complementar ao eSocial e substitui a entrega de algumas declarações, como a DIRF, em determinados eventos.
Devem transmitir a EFD-Reinf:
- Pessoas jurídicas que contratam serviços sujeitos à retenção;
- Entidades promotoras de espetáculos desportivos;
- Empresas que realizam retenção de contribuição previdenciária;
- Órgãos públicos e demais entes definidos em legislação específica.
Para que os eventos enviados sejam aceitos pelo sistema, é necessário que a assinatura digital esteja vinculada ao contribuinte ou ao seu procurador devidamente autorizado.
Certificados digitais aceitos para pessoas físicas
No caso de pessoas físicas obrigadas à EFD-Reinf, a Receita Federal estabeleceu duas possibilidades:
- Uso do e-CPF do próprio declarante;
- Utilização do e-CPF ou e-CNPJ de procurador eletrônico autorizado em nome do contribuinte.
Isso significa que tanto o titular quanto um representante legalmente constituído podem assinar os arquivos, desde que possuam certificado digital válido.
Certificados digitais aceitos para pessoas jurídicas
Para empresas com CNPJ raiz (8 posições), os certificados permitidos são:
- e-CNPJ da matriz do declarante;
- e-CPF do representante legal da matriz;
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico da matriz.
Essas opções asseguram que tanto a própria empresa quanto seus representantes legais ou procuradores tenham legitimidade para assinar e transmitir os eventos da EFD-Reinf.
Administração Pública e órgãos federais
A Nota Orientativa também trouxe regras específicas para órgãos da Administração Pública Direta Federal, inscritos com CNPJ completo (14 posições).
Nesses casos, podem ser utilizados os seguintes certificados digitais:
- e-CNPJ da matriz do declarante (válido para matriz ou filial);
- e-CPF do representante legal da matriz (válido para matriz ou filial);
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico da matriz (válido para matriz ou filial);
- e-CNPJ da filial declarante (válido apenas para a própria filial);
- e-CPF ou e-CNPJ do procurador eletrônico da filial (válido apenas para a própria filial).
Essa diferenciação garante que cada unidade do órgão público possa atuar diretamente em seus próprios eventos quando necessário.
Empresas com situação cadastral baixada
Outro ponto importante abordado na Nota Orientativa diz respeito a empresas que tiveram sua inscrição baixada por motivo de incorporação, fusão ou cisão total.
Nesses casos, a assinatura dos eventos deve ser realizada com o e-CNPJ da empresa sucessora, ou seja, da entidade que assumiu a responsabilidade após a operação societária.
Se a sucessora imediata também estiver baixada pelos mesmos motivos, deve ser utilizado o certificado digital da última sucessora ativa, garantindo a continuidade da obrigação tributária acessória.
Transmissão pelo e-CAC: alteração de perfil de acesso
A Receita Federal também orienta sobre procedimentos no caso de transmissão dos arquivos da EFD-Reinf via e-CAC.
Para alguns perfis, será necessário acessar a opção “Alterar Perfil de Acesso”, disponível no canto superior direito do portal e-CAC.
Isso se aplica às seguintes situações:
- Responsável legal do CNPJ perante a Receita Federal;
- Procurador de pessoa física (CPF);
- Procurador de pessoa jurídica (CNPJ);
- CNPJ matriz atuando como filial;
- Sucessora atuando como sucedida.
Essa etapa é indispensável para garantir que a transmissão seja reconhecida corretamente pelo sistema.
Como cadastrar procuração digital
Contribuintes que necessitam designar representantes devem realizar o procedimento de procuração eletrônica no e-CAC.
O serviço permite autorizar outra pessoa, física ou jurídica, a atuar em nome do contribuinte para fins de assinatura e transmissão dos eventos da EFD-Reinf.
O cadastro pode ser feito no portal oficial do governo, neste endereço.
Impactos para contadores e empresas
A correta utilização do certificado digital é fundamental para evitar rejeições no envio da EFD-Reinf.
Para escritórios de contabilidade, a atenção redobrada a essas regras é essencial, uma vez que muitos clientes delegam ao contador a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações acessórias.
Um erro na escolha do certificado ou na configuração do acesso pode atrasar a transmissão, gerar inconsistências e, em última instância, levar à aplicação de penalidades.
Por isso, recomenda-se que empresas e profissionais da área contábil revisem suas procurações eletrônicas e garantam que os certificados em uso estejam atualizados e vinculados corretamente ao CNPJ ou CPF do contribuinte.
Principais pontos da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025
- Define os certificados digitais permitidos para assinatura e transmissão da EFD-Reinf.
- Estabelece regras distintas para pessoas físicas, jurídicas, órgãos públicos e empresas baixadas.
- Determina que empresas sucessoras utilizem o certificado digital ativo da última entidade resultante de incorporação, fusão ou cisão.
- Exige, em alguns casos, a utilização da função “Alterar Perfil de Acesso” no e-CAC.
- Reforça a importância do cadastro de procuração digital para representação eletrônica.
A publicação da Nota Orientativa EFD-Reinf nº 01/2025 representa um passo importante para padronizar os procedimentos relacionados à obrigação acessória.
Para empresas, órgãos públicos, pessoas físicas e contadores, seguir corretamente as regras de utilização do certificado digital é condição essencial para o envio válido dos eventos da EFD-Reinf em 2025.
Dessa forma, os contribuintes asseguram a conformidade fiscal, evitam problemas no cumprimento da obrigação e garantem que as informações sejam transmitidas de forma segura e transparente ao Fisco.
