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Procedimentos de Calculo e Contabilização da Folha de Pagamento

Este artigo foi desenvolvido para auxiliar discentes e docentes no cálculo e na contabilização da folha de pagamento. O conteúdo está atualizado até jan. 2013 e apresenta os principais endereços (site) das informações coletadas.

postado 20/02/2013 20:10:18 - 203.288 acessos

1. Introdução

A confecção da folha de pagamento de empregados nas empresas é um documento obrigatório tendo como fundamento a fiscalização trabalhista e a previdenciária. A elaboração da folha de pagamento não possui um modelo padrão, neste sentido, podem ser utilizados os critérios que melhor se encaixam no perfil de cada empresa, apenas deverão constar as informações mínimas exigidas: Nome e cargo do empregado; Função e o serviço prestado; Valor bruto do salário; Valor da previdência social descontada e o valor liquidam que os empregados receberão.

2. Calculo da Folha de Pagamento

2.1 Valor Bruto dos Salários

            É o valor total da despesa com salário perante a empresa, pois além do salário que a empresa paga aos empregados também é despesa a contribuição de previdência parte da empresa e o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

2.2 Previdência Social – INSS

 2.2.1 Parte do Empregado

            Cada empregado assalariado (Consolidação das Leis Trabalhistas CLT) é obrigado a contribuir com a previdência social. A devida contribuição previdenciária é descontada diretamente da folha de pagamento do empregado e o percentual[1] aplicado varia de acordo com a faixa salarial de cada empregado.

            A tabela de calculo[2] do INSS vigente a partir de Janeiro de 2013 está representada a seguir:

TABELA VIGENTE
Tabela de contribuição dos segurados empregado, empregado doméstico e trabalhador avulso, para pagamento de remuneração a partir de 1º de Janeiro de 2013

Salário-de-contribuição (R$)

Alíquota para fins de recolhimento
ao INSS (%)

até 1.247,70

8,00

de 1.247,71 até 2.079,50

9,00

de 2.079,51 até 4.159,00

11,00

Fonte: Portaria Interministerial MPS/MF  nº 15, de 10 de janeiro de 2013 do site: http://www.in.gov.br/imprensa/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=46&data=11/01/2013 e do site: http://www.mps.gov.br/conteudoDinamico.php?id=313

TABELA VIGENTE
Tabela de contribuição dos segurados contribuintes individual e facultativo

Salário-de-contribuição (R$)

Alíquota para fins de recolhimento
ao INSS (%)

678,00

5,00*

678,00

11,00**

678,00 até 4.159,00

20,00

* Alíquota exclusiva do microempreendedor individual e do segurada (o) facultativo que se dedique exclusivamente ao trabalho doméstico no âmbito de sua residência.

Fonte: Portaria Interministerial MPS/MF  nº 15, de 10 de janeiro de 2013 do site: http://www.in.gov.br/imprensa/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=46&data=11/01/2013 e do site: http://www.mps.gov.br/conteudoDinamico.php?id=313

 

2.2.2 Parte Patronal

            A Contribuição Previdenciária da empresa obedece a partir de 01.01.2013 a legislação atualizada: Lei 12.546/11, Lei 12.715/12 e MP 582/12, MP 601/12[3].

Nova contribuição Previdenciária Patronal (até 31 de dezembro de 2014): A contribuição terá como base o valor da receita bruta, excluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos,

  • Uma alíquota de 2% para empresas prestadoras de serviços[4] e empresas do setor hoteleiro[5] e as empresas de transporte coletivo de passageiros, com itinerário fixo, municipal e intermunicipal em região metropolitana, intermunicipal, interestadual e internacional[6].
  • Uma Alíquota de 1% para empresas que fabricam produtos[7], ou seja, aplica-se apenas a produtos industrializados pela empresa.

 

2.3 Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) [8]

            O empregador tem a obrigação de recolher o FGTS da importância calculada sobre a remuneração paga no mês anterior até o dia 07 de cada mês posterior ao pagamento. O percentual utilizado depende do tipo de contrato que o empregado mantém com a empresa: Jovem aprendiz – 2%, e para os demais empregados  – 8% sobre a remuneração[9].

 

2.4 O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O Imposto de Renda Retido na Fonte é um imposto que possui um comportamento variável que depende o valor bruto do salário que o empregado recebe. Portanto, obedecendo-se a tabela progressiva para o calculo mensal do IRRF para o exercício de 2014, ano calendário de 2013 com vigência de 01.01.2013 a 31.12.2013, conforme lei 12.469/11.[10]

Base de cálculo mensal em R$

Alíquota %

Parcela a deduzir do imposto em R$

Até 1.710,78

-

-

De 1.710,79 até 2.563,91

7,5

128,31

De 2.563,92 até 3.418,59

15,0

320,60

De 3.418,60 até 4.271,59

22,5

577,00

Acima de 4.271,59

27,5

790,58

Fonte1: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/L12469.htm

Fonte2: http://www.receita.fazenda.gov.br/aliquotas/contribfont2012a2015.htm

 

2.5 Salário Família

            É um auxílio ofertada pela Previdência Social aos trabalhadores de baixa renda,  por filho ou equiparado de qualquer condição, até 14 (quatorze) anos de idade, ou inválido de qualquer idade, a partir de 1º de janeiro de 2013[11]. A empresa paga ao empregado e após é reembolsada pela Previdência Social. E o valor corresponde a tabela a seguir:

Salário

Valor unitário da quota (por filho)

Até R$ 646,55

R$ 33,16

De R$ 646,56 a R$ 971,78

R$ 23,36

 

2.6 Tabela de Incidência do IRRF, INSS e do FGTS

RENDIMENTOS

INSS

FGTS

IRRF

Abono pecuniário de férias - CLT - Arts. 143 e 144

não

não

sim

Adicionais (insalubridade, periculosidade, noturno, transferência e de função)

sim

sim

sim

Ajuda de custo

não

não

não

Auxílio-doença

 

 

 

          - 15 primeiros dias

sim

sim

sim

          - Complementação salarial (desde que o direito seja extensivo à totalidade dos           empregados da empresa)

não

não

sim

          - Benefício pago pela previdência oficial da União, dos Estados, do Distrito           Federal e dos Municípios

não

não

não

          - Benefício pago por entidade de previdência privada

não

não

não

Aviso prévio trabalhado

sim

sim

sim

Aviso prévio indenizado

(1)

sim

não

13º Salário

 

 

 

          a) 1ª parcela até 30 de novembro

não

sim

não

          b) 2ª parcela até 20 de dezembro

sim

sim

sim

Comissões

sim

sim

sim

Diárias para viagem

 

 

 

          a) até 50% do salário

não

não

não

          b) superiores a 50% do salário (sobre o total)

sim

sim

sim

Estagiários (admitidos na forma das Leis nºs 6.494/77 e 8.859/94)

não

não

sim

Férias normais gozadas na vigência contrato de trabalho

sim

sim

sim

Férias em dobro na vigência do contrato de trabalho (CLT, art.137)

sim

sim

sim

Férias indenizadas pagas na rescisão contratual (simples, em dobro e proporcionais)

não

não

sim

Fretes, carretos ou transporte de passageiros pagos a pessoa jurídica

não

não

não

Fretes, carretos ou transporte de passageiros pagos a pessoa física autônoma

sim

não

sim

Gojeta

 

 

 

          a) espontânea (estimativa)

sim

sim

sim

          b) compulsória

sim

sim

sim

Gratificações ajustadas ou contratuais

sim

sim

sim

Horas extras

sim

sim

sim

Indenização adicional (empregado dispensado sem justa causa no período de 30 dias que antecede a data de sua correção salarial - Lei nº 7.238/84, art. 9º

não

não

não

Indenização por tempo de serviço

não

não

não

Indenização do art. 479 da CLT (metade da remuneração devida até o término do contrato a prazo determinado, rescindido antecipadamente)

não

não

não

Licença-paternidade (CF/88, art. 7º, XIX)

sim

sim

sim

Participação nos lucros

não

não

sim

Prêmios

sim

sim

sim

Quebra de caixa

sim

não

sim

Retiradas (pro labore) de diretores-empregados

sim

sim

sim

Retiradas (pro labore) de diretores-proprietários (empresários)

sim

não

sim

Retiradas (pro labore) de titulares de firma individual

(2)

não

sim

Salário-família sem exceder o valor legal

não

não

não

Salário in natura (utilidades) - CLT - art. 458

sim

sim

sim

Salário-maternidade

sim

sim

sim

Saldo de salário

sim

sim

sim

Salários atrasados, pagos acumuladamente:

 

 

 

          - correspondentes ao ano-base

sim

sim

sim

          - relativos a exercícios anteriores

sim

sim

sim

Serviços autonômos de prestador inscrito na Previdência Social

sim

não

sim

Serviços eventuais sem relação de emprego

sim

não

sim

Vale-transporte (Lei nº 7.418/85 e Decreto nº 95.247/87

não

não

não

Remuneração indireta (fringe benefits) concedida a diretores, administradores, sócios e gerentes e aos assessores dessa pessoas

(3)

(3)

sim

Salário-educação (pagamento de indenização de despesas com ensino de 1º grau) - convênio - FNDE

não

não

sim

Importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, como remuneração pela prestação de serviços caracterizadamente de natureza profissional

não

não

sim

Pagamentos ou créditos feitos por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, a título de comissões, corretagens ou qualquer outra remuneração por representação comercial ou mediação na realização de negócios civis ou comerciais

não

não

sim

Serviços de propaganda e publicidade, pagos ou creditados por pessoas jurídicas a agências de propaganda

não

não

sim

Importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas , pela prestação de serviços de limpeza e conservação de bens imóveis, segurança, vigilância e por locação de mão-de-obra

não

não

sim

Importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a cooperativas de trabalho, associações e assemelhadas, relativas a serviços pessoais que lhes forem prestados ou colocados à disposição por associados destas

não

não

sim

Importâncias pagas a pessoas jurídicas a título de juros e de indenizações por lucros cessantes decorrenrtes de sentença judicial

não

não

sim

Nota nº 1: No que se refere à parcela de aviso prévio indenizado para fins de incidência ou não do encargo previdenciário, constata-se, atualmente, sua inexistência no atual texto do § 9º do art. 28 da Lei nº 8.212/91, com suas modificações introduzidas pela Lei nº 9.528/97 e Medida Provisória (MP) nº 1.663-10/98 e reedições.

Nota nº 2: Não há específico na área previdenciária. Consultar o INSS local

Nota nº 3: INSS - Na área previdenciária, o subitem 6.1 da Ordem de Serviço INSS/DAF nº 151/96 prevê constituírem remuneração do segurado empresário, dentre outros para fins de incidência, os ganhos habituais, sob a forma de utilidades. FGTS - Quanto ao FGTS, as empresas sujeitas ao regime da CLT que equipararem seus diretores (administradores) não empregados aos demais trabalhadores, para fins do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, sujeitam-se ao depósito de 8% da remuneração devida, incluindo as parcelas de que tratam os arts. 457 e 458 da CLT (remuneração indireta). Lei nº 8.036/90, arts. 15 e 16.

3. Contabilização da Folha de pagamento

           O registro contabilmente da folha de pagamento deve ser realizada em conta de resultado e também em conta operacional.

             Para evidenciar a contabilização da folha de pagamento será acompanhado o exemplo demonstrado a seguir:

Nome do empregado

Remuneração

INSS

IRRF

FGTS

Numero 01- 2 filhos

700,00

56,00

--

56,00

Numero 02

1.000,00

80,00

--

80,00

Numero 03

2.500,00

275,00

187,50

200,00

Total

4.200,00

411,00

187,50

336,00

 

Nome do empregado

Salário Família

Liquido a receber

Numero 01

66,32

822,32

Numero 02

--

920,00

Numero 03

--

2.037,50

Total

66,32

3.779,82

 

Pelo lançamento da despesa com a remuneração:

D

Despesas de folha de pagamento (Conta de Resultado)

C

Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)

Pelo pagamento da remuneração:

D

Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)

C

Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

C

IRRF a recolher - Empregado (Passivo Circulante)

C

INSS a recolher - Empregado (Passivo Circulante)

 

Registro dos Descontos

Pelo desconto do vale-transporte, contribuição sindical, vale refeição, assistência médica, etc.

D

Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)

C

Vale-transporte (Conta de Resultado)

 

Adiantamento de salários, de férias e de 13º salário:

D

Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)

C

Adiantamento de Salários (AC)

C

Adiantamento de Férias (AC)

C

Adiantamento de 13º Salário

 

Faltas e atrasos:

D

Salários, remunerações a pagar (Passivo Circulante)

C

Gastos com Pessoal (CR)

 

Pelo Salário Família

 

D

INSS a Recolher (PC)

C

Salários e Ordenados a Pagar (PC)

Registro de Reconhecimento

Pelo FGTS incidente sobre a folha de pagamento:

D

FGTS sobre folha de pagamento (Conta de Resultado)

C

FGTS a recolher - Empresa (Passivo Circulante)

Pelo INSS - Empresa incidente sobre as vendas:

D

INSS - Empresa sobre Vendas (Conta de Resultado)

C

INSS a recolher - Empresa (Passivo Circulante)

 

Registro de Pagamentos

Pelo pagamento do IRRF a recolher:

D

IRRF a recolher - Empregado (Passivo Circulante)

C

Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

Pelo pagamento do INSS a recolher:

D

INSS a recolher - Empregado (Passivo Circulante)

C

Caixa/Bancos (Ativo Circulante)

 

Registro do pagamento da contribuição ao INSS

D

INSS a recolher - Empresa (Passivo Circulante)

C

Caixa/Bancos c/ Movimento (AC)

 

Registro do pagamento do FGTS

D

FGTS a Recolher - Empresa (PC)

C

Caixa/Bancos c/ Movimento (AC)



[1] http://www.in.gov.br/imprensa/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=46&data=11/01/2013

[2] http://www.mps.gov.br/conteudoDinamico.php?id=313

[3] Disponíveis no site: http://www.planalto.gov.br

[4] §§ 4o e 5o do art. 14 da Lei no 11.774, de 17 de setembro de 2008;

[5] Enquadradas na subclasse 5510-8/01 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas - CNAE 2.0;

[6] Enquadradas nas classes 4921-3 e 4922-1 da CNAE 2.0.

[7] Classificados na Tipi, aprovada pelo Decreto no 7.660, de 23 de dezembro de 2011, nos códigos referidos no Anexo desta Lei. 

[8] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8036consol.htm#art32

[9] http://www .fgts. gov.br/empregador/index.asp

[10] http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-2014/2011/Lei/L12469.htm

[11] http://www.in.gov.br/imprensa/visualiza/index.jsp?jornal=1&pagina=46&data=11/01/2013

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