A CIRCULAR CAIXA Econômica Federal nº 574 de 02.03.2012 que pode ser vista na integra no Diário Oficial da União, a mesma criou o DCN – Documento de Cadastramento do NIS, que vêm a ser o sucessor do DCT – Documento de Cadastramento to Trabalhador.
O DCN é uma obrigação legal, consta na Legislação do MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Deve ser preenchida e entregue em uma agência da CAIXA. A CAIXA tem um setor especial para digitação de tais documentos e o prazo de digitação é de 5 dias úteis após o recebimento. O DCN é documento pelo qual o empregador registra a informação de vínculo empregatício de um(a) trabalhador(a) com sua empresa.
A digitação do DCN não pode ser requisitada pelo trabalhador, somente pela empresa. Quem deve assinar/requerer o campo como solicitante é o Representante Legal da empresa, em caso de Firmas Individuais o proprietário e caso seja uma Empresa LTDA (Limitada), Sociedade Anônima (S.A.) e demais, pelo sócio com poderes suficientes para tal, definido em Contrato Social devidamente Registrado na Junta Comercial que deve ser apresentado junto ao DCN no momento da entrega na CAIXA.
O documento e entregue em duas vias ao funcionário CAIXA que geralmente atende a parte SOCIAL na agência e marcado com carimbo, que consta a Agência e Data de recebimento. É assinado pelo funcionário CAIXA, que assim é responsável pela conferência documental do empregador e confere visualmente os preenchimentos dos campos, assim e devolve uma via ao solicitante, essa via deve ser guardada e funciona como comprovante de entrega na CAIXA.
As informações contidas no DCN são de responsabilidade do empregador (não é necessário exibir ou anexar cópias dos documentos do trabalhador), caso as informações sejam inverídicas, incompletas ou erradas, se causarem dano ao trabalhador ou outrem pode acarretar em prejuízo ao empregador.
Caso o trabalhador tenha alterado o seu nome por casamento ou outro motivo, o fato tem que estar descrito (alterado) em seus RG e CTPS, caso não tenha alterado, tais documentos são inválidos sem a apresentação da Certidão Civil de alteração, Nascimento ou Casamento, os dados do trabalhador tem que ser preenchidos corretamente assim como seu endereço e seu fone e seu email pessoal (caso existam), não se deve trocar esses dados pelo da empresa com pena de o trabalhador não poder ser contatado pela CAIXA ou outro Órgão com o intuito de exercer algum direito ou sanar algum problema (Exemplo: Receber saldo do FGTS via Correios, Cartão do cidadão).
Com o DCN o trabalhador adquire o seu número PIS, caso não o tenha. Aqui vale uma pausa importantíssima para entender a diferença entre NIS (Número de Inscrição Social) e PIS (Programa de Integração Social), embora ambos sejam guardados na CAIXA eles têm finalidades distintas.
Os NISs sempre foram criados por diversos órgãos do Governo na sua maioria Federais como SUS, MEC, MTE, CADUN (Cadastro Único - pertencente ao MDS - Ministério do Desenvolvimento Social), MDA (Ministério do Desenvolvimento Agrário) entre outros.
É pelo NIS (Cadastro Único) que uma pessoa se inclui nos mais diversos Programas Sociais do Governo como Bolsa Família, Bolsa Atleta, Garantia Safra entre muitos outros. E através desse número NIS que a pessoa recebe o pagamento que possa lhe ser devido.
O PIS nada mais é que um NIS com informação de vínculo empregatício (constará somente o 1º vínculo - mais antigo). Ninguém deve ter mais do que 1 NIS ou PIS Ativo, só deve existir 1, mais por erros de digitação e erros documentais pode se criar mais de 1 NIS ou PIS acarretando em muito trabalho posterior as empresas (RDT, Multas etc...) e trabalhadores em sua regularização cadastral, para fins de saque de FGTS ou Aposentadoria. A manutenção (alteração) de um NIS/PIS é requerida com o DMN – Documento de Manutenção de NIS.
Caso um pessoa tem tido um NIS incluso pelo MEC e posteriormente sua família tenha sido contemplada pelo Programa Bolsa Família no futuro quando essa pessoa começar sua vida laboral (trabalho), esse início é registrado através do DCN, seu NIS previamente existente se transformará em PIS. É agora essa pessoa poderá fazer jus a direitos como o Abono Salarial e/ou Seguro Desemprego.
Agora que você já entendeu a diferença entra NIS e PIS, preencha corretamente o DCN de seu empregado, lembrando que ausências mínimas como falta do Logradouro (Rua, Av., Travessa) ou mesmo um CEP errado ou genérico pode impossibilitar a digitação do mesmo.
A CAIXA não pode inventar esses dados, nem pode criar um PIS (NIS de trabalhador), para uma pessoa que não tenha no mínimo RG, CTPS e CPF (válido – cheque na RFB se existe Pendência no CPF) e se possível Título de Eleitor (Zona e Seção). Lembrando que a CNH – Carteira Nacional de Habilitação não substitui o RG, pois, não tem a naturalidade de uma pessoa.
A Carteira de Trabalho – CTPS só é válida como documento de identificação a partir de 2004 (modelo novo) mesmo sendo válida como documento de identificação, ele não detém informações básicas na pessoa como a data da expedição do RG). Caro contador não confunda RG de estrangeiro com Passaporte.
Caso ao final da digitação pela CAIXA, o sistema da identifique que aquela pessoa já tem um NIS ou PIS Ativo na base da CAIXA, ou mesmo vários, independente de quem tenha incluído na base. O sistema preencherá e/ou complementará os dados desse(s) NIS(s) ou PIS(s) com os dados digitados. Qualificando assim a base de dados da CAIXA e minimizando em muito, os problemas futuros com a identificação de um trabalhador.
As empresas podem também firmar um convênio (contrato) com CAIXA e ter acesso a um sistema online, onde a empresa pode realizar a digitação do DCN (não é permitido realizar consultas), você pode obter informações na agência mais próxima .
Lembrando que firma tem que designar um empregado que será responsável pelo acesso e digitação e que a senha deste é pessoal é intransferível, não deve ser repassada ao contador ou firma de contabilidade. O contador da empresa não pode realizar inclusão a não ser que seja empregado na firma (contratos particulares de prestação de serviço ou outrem são inócuos, irrelevantes na CAIXA). Também não há exceções para Holding(s), Matriz(es), Controladora etc...
Exemplo: Caso a Coca-Cola Brasil precise registrar um vínculo empregatício em sua filial de Fortaleza - Ceará, somente o Responsável Legal pelo CNPJ registrado em Fortaleza – Ceará pode designar o empregado registrado naquele CNPJ, que terá acesso ao sistema computacional da CAIXA, não há exceções a regra.
A Representante Legal da empresa, deve comparecer a CAIXA já munido com a documentação listada e na agência assinar o convênio (contrato).
Observações:
Não seria exagero afirmar que sem os erros de digitação desse cadastro NIS/PIS/PASEP as agências da CAIXA estariam bem vazias! No passado quando toda essa informação ainda não estava na CAIXA (antes de 1994) não era incomum que uma empresa usasse por mais de uma década o mesmo número PIS para informar o FGTS de todos os trabalhadores que por ali trabalharam.
Deixando claro que se falando de FGTS, quando se faz depósitos com nomes distintos mensalmente, isso criará uma infinidade de contas de FGTS que no futuro deveram ser identificadas e as combinações de erros possíveis podem ser tão grandes que até impossibilitem saber a sua real titularidade, principalmente quando o trabalhador tenha perdido seus documentos e conjuntamente a isso tenha havido a extinção da empresa. Deixando claro, que as informações devem ser sanadas pelo empresa via RDT ou SEFIP.
Note que todas essas pessoas abaixo mesmo trabalhando numa mesma empresa são pessoas diferentes.
- Francisco Sousa Leal de Silva
- Francisco Souza L de Silva
- Francisco Souza Leal da Silva
- Francisco Leal da Silva
- Francisco S L da Silva
Abraços!
