Guarda de Documentos

Caros Srs.

Estou precisando de uma tabela onde conste todos os prazos de quarda de documentos:
Contábeis, Fiscais, Financeiros e Depto.Pessoal.

Grato
Jonas

Achei esse link sobre a parte trabalhista:
http://www.arqdigital.com.br/basetempo.htm

se não me engano os documentos contabeis e fiscais o prazo é de 5 anos.

gostaria de saber quantos anos guarda doc. do financeiro ,duplicatas copias de cheques etcc.... obrigado adriana

Caro amigo, ja existe um topico relacionado a este assunto.
clique aqui

Boa Noite, Adriana Cristina Marques.


GUARDA DE DOCUMENTOS – TABELA PRÁTICA

O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:

a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

b) O artigo 37, da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

c) O artigo 4o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.


No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS - PRAZO MÍNIMO DE GUARDA - BASE LEGAL

Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe - 05 anos (ver nota 2)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) - 05 anos (ver nota 3)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração Imposto Territorial Rural - DITR - 05 anos
Art. 40 do Decreto 4.382/2002, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica - DIPJ - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados - DIPI - 05 anos
Art. 383 do Decreto 7.212/2010 - RIPI, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração Especial de Informações - DIF - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração Operações Imobiliárias - DIMOB - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos- DECORE - 05 anos
Art. 3o da Resolução CFC 872/2000.

Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica - DSPJ (Inativa e Simples) - 5 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação - PER-DCOMP - 05 anos
Art. 37 da Instrução Normativa RFB 900/2008, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais - DACON - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF - 05 anos
Art. 26 da Instrução Normativa RFB 1.033/2010, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços - 05 anos
Lei 8.212/1991, art. 31, § 11.

Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) - 20 anos
Portaria 3.214/1978, NR - 7

Extratos Bancários - 05 anos
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Folha de Pagamento - 10 anos
CF, art. 7º, XXIX

Folha de Ponto - 05 anos
CF, art. 7º, XXIX

Formulário CAGED - 10 anos
Port. MTb 2.115/1999, art. 1º, § 2º

GFIP (FGTS - RE / GR) - 30 anos
Decreto 99.684/1990

GPS - 10 anos (ver nota 4)
Decreto 3.048/1999, art. 348

GR Contribuição Sindical / Assistencial - 05 anos
CTN - Lei 5.172/1966, art. 174

Holerites / Recibos de Pagamentos - 05 anos
CF, art. 7º, XXIX

Laudo PPRA - 20 anos
Portaria 3.214/1978, NR-9

Livro de Inspeção do Trabalho - Permanente
Não há

Livro Diário - 05 anos (ver nota 2)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Livro Razão - 05 anos (ver nota 2)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Livros de Entradas e Saídas - 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Livro Registro de Inventário - 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Livros: Apuração do ISS e ICMS - 05 anos após o último lançamento
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Livros de Atas de Assembleia - Permanente
Não há

Notas Fiscais e Cupons Fiscais - 05 anos (veja nota 1)
Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969.

Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia
Não há

Processos Trabalhistas - Permanente
Não há

Prontuários de Funcionários - Permanente
Não há

RAIS - 10 anos
Decreto-Lei 2.052/1983, arts. 3º e 10

Recibo de Vale Refeição - 05 anos
CF, art. 7º, XXIX

Recibo de Vale Transporte - 05 anos
CF, art. 7º, XXIX


Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.

Nota 4: Em função da Súmula 8 do STF, entende-se que a documentação previdenciária tenha novo prazo de guarda estabelecido em 5 anos.

Fonte: Portal Tributário.

Abraços.

O que acontece se a receita pedir uma DIPJ e a empresa não tiver o arquivo? ela é multada?

Paulo,

Se a receita te pede uma DPJ, ou comprovante de entrega da mesma, é porque ela suspeita que você não entregou, ou seja não deve constar nos arquivos da receita, neste caso é você ou a empresa é que deve provar que entregou tal documento, como diz a lei, os documentos terão que ser guardados no mínimo 5 anos, e aí cabe sim a multa, além de você ter que apresentar tal documento em atrazo.

Um abraço,

Bom então neste caso a multa seria a multa pelo atraso na entrega correto? e existe algum outro motivo para a receita pedir uma declaração como a DIPJ por exemplo ou seria somente pela suspeita de não entrega?