Relatórios de Provisão: baixa de férias

Bom dia,
Tenho uma dúvida sobre a provisão e a baixa de férias na contabilização. Tomando como exemplo um caso funcionário com direito em 10/2010 à 30 dias vencidos mais 15 proporcionais. Digamos que ele tire 30 dias de férias a partir de 15/10 a 13/11 (sendo 17 dias em Outubro e 13 e Novembro), como deve ser refletida a provisão de férias deste colaborador em Outubro e Novembro no relatório de provisão gerado pelo RH ? E como deve ocorrer a baixa na contabilidade ?

Desde já agradeço as informações

Boa tarde, Daniela Manchein

Pela minha opinião pouco importa, pelo menos neste momento, o fato de a pessoa ter direitos adquiridos de férias e terço constitucional de 30 dias e mais 15 proporcionais porque só falamos de direitos proporcionais em casos de férias coletivas e rescisão de contrato de trabalho, o que supostamente não faz parte de sua dúvida.

Preliminarmente é importante observar que como os critérios de integração entre os sistemas variam substancialmente segundo os projetos de cada empresa que os desenvolve, é inegável que conceitos mais aprofundados poderiam ser oferecidos com maior proveito pelos respectivos suportes técnicos.

Porém, independemente da integração de sistemas, com segurança é possível afirmar que de acordo com os Princípios Contábeis de Oportunidade e Competência, e com os direitos trabalhistas previstos na CLT e na Carta Magna, visto que, ressalvadas certas restrições, a cada 15 dias trabalhados o funcionário tem direito a 1/12 de férias, 1/3 de abono sobre as férias e 1/12 de 13º salário, o contabilista deve reconhecer mensalmente os duodécimos destas obrigações e também dos respectivos encargos sociais.

A título ilustrativo admitamos que determinada empresa é a empregadora de somente um funcionário com salário mensal fixo de R$ 1.200,00; seus lançamentos mensais seriam como os seguintes:

A - No reconhecimento mensal das obrigações:

D) Férias e Abono (CR)
C) Férias a Pagar (PC)
R$ 133,33

D) 13º Salário (CR)
C) 13º Salário a Pagar (PC)
R$ 100,00

D) FGTS (CR)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 18,67

D) Previdência Social (CR)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 64,87

B - No deslocamento de contas quando o direito for plenamente adquirido (em Dezembro, pelo 13º Salário e quando o funcionário gozar as férias):

1 - No pagamento do 13º Salário:

1.a - Adiantamento:

Data: Geralmente em Outubro, para ser pago em Novembro
D) Adiantamento de 13º Salário (AC)
C) 13º Salário a Pagar (PC)
R$ 600,00

1.b - No Pagamento:
D) 13º Salário a Pagar (PC)
C) Caixa ou Bancos (AC)
R$ 600,00

1.c - No reconhecimento da obrigação de pagamento de FGTS:
D) FGTS a Pagar (PC)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 48,00

Nota:
Embora logo acima há 2 contas com o mesmo nome não significa que sejam a mesma conta; considerando que as contas são relacionadas segundo o prazo de realização/obrigação, estas contas ficam em dois grupos diferentes: um grupo, precedente, que reúne as obrigações mensais e regulares, e o segundo, de obrigações cíclicas, que são exigíveis geralmente após um ano. Logo, ao contabilizar mensalmente os duodécimos os valores se instalam no grupo de exigência com prazo mais dilatado, e quando ele deve ser pago, basta o transferir para o grupo de obrigações que vencerão no máximo dentro de 30 dias. Este raciocínio se aplica a férias, terço, 13º salário, FGTS e contribuição previdenciária patronal

1.d - No "fechamento" da folha de 13º salário:
(Geralmente em 30/11, lembrando que o lançamento do reconhecimento da obrigação deve ser em dobro, sob o risco de uma conta passiva ficar com saldo devedor. Pode-se perguntar: "por quê lançar em dobro se é apenas 1/12?"; ocorre que se até o fim de Novembro algum funcionário for demitido ou pedir dispensa, com ou sem aviso prévio, cumprido ou indenizado, é inegável que incorrerá mais 1/12 para o cálculo dos direitos trabalhistas, e é esta hipótese - pelo princípio da prudência - que justifica o lançamento em dobro da obrigação)

D) 13º Salário a Pagar (PC)
C) 13º Salário a Pagar (PC)
R$ 1.200,00

D) 13º Salário a Pagar (PC)
C) Adiantamento de 13º Salário
R$ 600,00

D) 13º Salário a Pagar (PC)
C) Contribuição Previdenciária a Pagar(PC)
R$ 108,00

D) Previdência Social a Pagar (PC)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 333,60

D) FGTS a Pagar (PC)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 48,00

1.d - No pagamento da parcela final de 13º salário (até 20/12), da contribuição previdenciária (até 20/12) e FGTS (até 07/01), supondo que o FGTS vencido em Dezembro esteja em dia:

D) 13º Salário a Pagar (PC)
C) Caixa ou Bancos (AC)
R$ 492,00

D) FGTS a Pagar (PC)
C) Caixa ou Bancos
R$ 48,00

D) Previdência Social a Pagar (PC)
C) Caixa ou Bancos (AC)
R$ 441,60


2 - No pagamento de férias e respectivos encargos sociais:

Seguir o mesmo raciocínio proposto para o 13º Salário

Nota:
Conscientemente deixei de citar a contabilização completa de uma folha de pagamento normal e seus respectivos encargos porque tal análise não pertence ao tema deste debate, lembrando que tais valores (das partes omitidas) devem envolver as respectivas contas, desde que o elenco de contas da empresa seja obedecido e/ou adaptado; nos arquivos do Fórum há inúmeros exemplos de contabilização de folha de pagamento "simples"

Conclusão:
Estes mecanismos demonstram que não é necessário recorrer à integração de sistemas ou ao auxílio dos componentes da equipe de departamento pessoal e recursos humanos (sem citar que nem sempre "eles" falam a "nossa" língua). Logo, é assertivo que pode ser utilizada uma planilha de cálculos mensais, lembrando que sempre que houver reajuste salarial as contas contábeis devem ser ajustadas através de lançamentos dos valores complementares, pois os direitos trabalhistas incidem sobre o salário contratual em vigor, acrescentando que estes ajustes a maior tributariamente são dedutíveis segundo os critérios de apuração de Lucro Real.

Fontes:
DL 5452/1943 (CLT)
Dec. 3000/1999 (RIR)
Res. CFC 1282/2010 (Princípios Contábeis)


Saudações

Bom dia Ricardo,

Obrigada pela resposta. Talvez a minha pergunta não tenha sido muito clara, pois na verdade a minha preocupação é com a baixa de férias.
Você colocou que seguiria o mesmo raciocinio de décimo terceiro salário, mas o pagamento de décimo terceiro (parcela final) ocorre sempre em um mesmo mês (dezembro), enquanto que as férias tem uma característica um pouco diferente, já que são pagas adiantado (2 dias antes do inicio do gozo) e podem se referir a mais de um mês (como no caso do exemplo que citei)
Hoje no nosso sistema de folha, baixamos as férias na provisão de acordo com o regime de competencia: 17 dias em outubro e 13 dias em novembro. Mas neste caso ao consultar o saldo de férias pela provisão em 31/10 o funcionário teria 13 dias de saldo a mais que já paguei.
Você tem alguma informação a respeito desta situação sobre o que seria o correto ?

Desde já agradeço

Boa tarde, Daniela Manchein


Pelo meu ponto de vista a sua dúvida foi mais que clara, e quando eu disse que a contabilização de férias segue o mesmo raciocínio do 13º salário foi porque é incontestável que independetemente das datas do ciclo de adiantamento - gozo - compensação do adiantamento - pagamento final e apropriação dos encargos sociais, para estes dois tipos de direitos trabalhistas, a contabilização dos fatos ocorre sempre de acordo com o princípio de competência.

Em modo grosseiro podemos dizer que quando o adiantamento é pago ele tem a figura de um direito da empresa (princípio da oportunidade), e assim que o período pertinente à despesa é encerrado, a obrigação de pagamento é absorvida (total ou parcialmente) pelo valor pago anteriormente.

Agora falando das férias:

Em meus 20 anos de experiência na área contábil percebi que o pagamento das férias com pelo menos dois dias de antecedência ao gozo sempre foi chamado de "adiantamento de férias", conforme vem escrito no resumo de folha de pagamento, porém, sendo as férias direitos adquiridos, analisando o sentido literal da expressão conclui-se que é impossível pagar adiantado por algo já que já decorreu.

É a CLT (Art. 145) que ordena que os direitos sejam pagos antes do gozo, todavia, os regulamentos da previdência social e do FGTS estabelecem que a base de cálculo dos encargos será apurada pelo regime de competência, então, as férias que algum empregado receber (é recebimento mesmo, nada a ver com adiantamento) e os respectivos dias de gozo que porventura abrangererem mais de um mês (como é o seu caso), os encargos serão calculados proporcionalmente aos direitos do espaço de dias que estiverem compreendidos no mesmo mês.

Considerando estas justificativas contra o vício de linguagem, como ficou claro que a nomenclatura "Adiantamento" é imprópria, sugiro uma expressão mais coerente, como "Férias a Apropriar".

Quando o gozo de férias tem início e fim dentro de um mês só não há muitas dúvidas nos lançamentos, porém, quando o período de gozo de férias, que sempre foi por dias corridos, atinge meses diferentes, são comuns algumas dúvidas. Ainda de acordo com os procedimentos que visualizei nos locais por onde passei no decorrer de meu tempo de trabalho, pude identificar duas técnicas que adiante explanarei por intermédio de partidas diárias tendo como base os mesmos valores citados em minha postagem de 01/12/2010:

Admissão: 16/10/2009
Período aquisitivo: 16/10/2009 a 15/10/2010 (sem faltas)
Salário em vigor: R$ 1.200,00
Aviso de Férias: 18/09/2010 (Art. 135 da CLT)
Gozo: 18/10/2010 a 16/11/2010 (14 dias em Outubro e 16 dias em Novembro)

Cálculos:
Férias: 1.200,00
1/3: 400,00
INSS: 144,00
Líquido: 1.456,00
Data de pagamento: 15/10/2010

Proporções:

Outubro:
Férias: 560,00
1/3: 186,67
INSS: 67,20
Líquido: 679,47

Novembro:
Férias: 640,00
1/3: 213,33
INSS: 76,80
Líquido: 776,53

Exemplo 1 - Para o contabilista que não reconhece mensalmente os duodécimos de férias e não respeita as competências da concessão - o caso mais recorrente:

A - Aviso de férias em 19/09/2010:
D) Férias a Apropriar (AC)
C) Férias a Pagar (PC)
R$ 1.456,00

B - No pagamento das férias em 15/10/2010:
D) Férias a Pagar (PC)
C) Caixa ou Bancos (AC)
R$ 1.456,00

C - No registro da despesa e encargos sociais, possivelmente também em 15/10/2010:
D) Férias e Abono (CR)
C) Férias a Pagar (PC)
R$ 1.600,00

D) Férias a Pagar (PC)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 144,00

D) Férias a Pagar (PC)
C) Férias a Apropriar (AC)
R$ 1.456,00

D) Previdência Social (CR)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 444,80

D) FGTS (CR)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 128,00

Nota:
Este aparenta ser o exemplo mais simples e prático, porém, ao ser encerrado um balancete em 31/10/2010 os saldos de FGTS e Previdência Social a pagar estarão maiores que os valores das respectivas guias a pagar, e o pior, ao planilhar os lançamentos do resumo da folha de pagamento do mês de Novembro o analista deverá ignorar os valores de férias proporcionais citados neste mês porque não mais haverá o saldo de "adiantamento" a ser descontado. Portanto, esta é uma técnica de trabalho totalmente desaconselhável porque deixa vários valores viciados.

Exemplo 1.A - Quando o contabilista, apesar de não registrar os duodécimos mensais, faz os lançamentos de acordo com os valores do resumo da folha de pagamento, respeitando as competências, conforme o resumo de cálculos logo acima:

"A" e "B" - aviso e pagamento das férias são os mesmos que o anterior;

Outubro:

C - No registro da despesa e encargos sociais, desta vez em 31/10/2010, "fechando" o mês com base na folha de pagamento:
D) Férias e Abono (CR)
C) Férias a Pagar (PC)
R$ 746,67

D) Férias a Pagar (PC)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 67,20

D) Férias a Pagar (PC)
C) Férias a Apropriar (AC)
R$ 679,47

D) Previdência Social (CR)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 207,57

D) FGTS (CR)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 59,73

Novembro:

C - No registro da despesa e encargos sociais, também com base na folha de pagamento do aludido mês:
D) Férias e Abono (CR)
C) Férias a Pagar (PC)
R$ 853,33

D) Férias a Pagar (PC)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 76,80

D) Férias a Pagar (PC)
C) Férias a Apropriar (AC)
R$ 776,53

D) Previdência Social (CR)
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 237,23

D) FGTS (CR)
C) FGTS a Pagar (PC)
R$ 68,27

Nota:
É necessário admitir que embora o exemplo 1.A seja mais abrangente que o anterior, nenhum dos dois está tecnicamente correto porque se tratando de um funcionário admitido em 10/2009, é indiscutível que tendo 02/12 destes direitos trabalhistas pertencentes ao ano de 2009 e o restante ao ano de 2010 (10/12), ao se fazer o lançamento integral em 2010 estarão sendo registradas no ano em questão despesas que pertencem ao ano anterior, o que atesta desrespeito ao princípio de competência porque os resultados finais apurados estarão distorcidos, tanto o de 2009 quanto o de 2010.

Esta colocação é tendo como base somente um funcionário; e se fossem vários colaboradores, e com datas de admissão anteriores a Outubro? O desastre causado nas análises seria incalculável. É de acordo com estas constatações que indico o próximo exemplo como o mais adequado por ser bastante profissional.

Exemplo 2 - Para o contabilista que reconhece mensalmente os duodécimos dos direitos trabalhistas e também contabiliza as férias "picadas" de acordo com o princípio de competência:

"A" e "B" - aviso e pagamento das férias são os mesmos que o do exemplo 1;

Outubro:

C - No registro da despesa e encargos sociais, desta vez em 31/10/2010, "fechando" o mês com base na folha de pagamento e de acordo com os lançamentos da postagem de 01/12/2010, onde comentei que o raciocínio para as férias é o mesmo que para o 13º salário e você não compreendeu:
D) Férias a Pagar(PC - Grupo "B")
C) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 746,67

D) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 67,20

D) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
C) Férias a Apropriar (AC)
R$ 679,47

D) Previdência Social a Pagar (PC - Grupo "B")
C) Previdência Social a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 207,57

D) FGTS a Pagar (PC - Grupo "B")
C) FGTS a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 59,73

Novembro:

C - No registro da despesa e encargos sociais, também com base na folha de pagamento do aludido mês:

D) Férias a Pagar(PC - Grupo "B")
C) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 853,33

D) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
C) Previdência Social a Pagar (PC)
R$ 76,80

D) Férias a Pagar (PC - Grupo "A")
C) Férias a Apropriar (AC)
R$ 776,53

D) Previdência Social a Pagar (PC - Grupo "B")
C) Previdência Social a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 237,23

D) FGTS a Pagar (PC - Grupo "B")
C) FGTS a Pagar (PC - Grupo "A")
R$ 68,27

Notas:
1) Nestes exemplos também deixei de citar a contabilização da folha de pagamento completa porque estes adicionais seriam irrelevantes para esta discussão
2) O cálculo da contribuição previdenciária patronal aplica-se às empresas tributadas pelo lucro real ou presumido, e se estas técnicas forem empregadas a microempresas optantes pelo simples os lançamentos deste encargo social devem ser suprimidos.
3) Abri um leque tão grande de hipóteses para que seja possível assimilar todas as regras necessárias para se contabilizar os fatos e eleger a melhor (e única) opção correta de contabilização, o Exemplo 2
4) Supondo que a empresa honra rigorosamente em dia seus compromissos com encargos sociais, também deixei de exemplificar os lançamentos das baixas de obrigações com INSS e FGTS


Saudações

Prezados, peço vossa ajuda.

boa tarde !

tenho um valor mes a mes contabilizado a titulo de provisão de ferias e decimo terceiro e os encargos sociais de Ins e Fgts sobre esta provisão.

minha duvida persiste em saber quando da ocasião do encerramento do exercicio (dezembro) como deve ficar o saldo destas contas de provisão de ferias / 13º e seus encargos.

como fica a provisão de quem no decorrer do ano gozou/tirou esta ferias ?

e o 13º provisionado no decorrer do ano. no no mes de dezembro, fasço o lçto contrario de forma a ficar zerado ?

a empresa é tributada pelo lucro presumido.

muito obrigado.

Boa noite, caro J. Humberto

No encerramento de exercício para levantar balanços patrimoniais, intermediários ou não, as contas que são encerradas são as Contas de Resultado (Despesas, Custos e Receitas), e não as Contas Patrimoniais (Ativo e Passivo); as férias e 13º a pagar estarão no Passivo. Logo, as contas passivas de Férias e Terço a Pagar, 13º Salário e respectivos encargos sociais (FGTS e Contribuição Previdenciária Patronal) serão encerradas somente quando estas forem liquidadas.


Tanto férias quanto 13º salário são obrigações periódicas, que são vencidos da seguinte maneira:

As férias vencem sempre quando o funcionário completa um ano de serviço (CLT - Art. 130, "caput"), tendo o empregador um prazo de 11 meses para deferir a fruição deste direito ao colaborador, pois a penalidade é o pagamento em dobro das vencidas e não pagas no prazo permitido (CLT - Arts. 134 a 138).

Por sua vez, o 13º salário é pago em duas parcelas, sendo a primeira devendo ser paga até 30/11 e a última, impreterivelmente, até 20/12 (Decreto 57.155/1965).

Portanto, conforme as explicações que dei para Daniela Manchein, na postagem imediatamente anterior à sua, já que os lançamentos de reconhecimento mensal com as obrigações dos duodécimos de férias e 13º salário são: "D) Despesas com Férias / C) Férias a Pagar", etc., (inclusive os encargos sociais patronais incidentes sobre tais direitos trabalhistas), quando tal obrigação estiver vencida os seus saldos estarão "cheios", o lançamento de seus pagamentos são aqueles de praxe: "D) Férias a Pagar / C) Férias a Apropriar" (recomendo-lhe analisar os mecanismos de contabilização e análise dos fatos que expliquei detalhadamente desde o início deste tópico).


Nada se fala de "lançamento contrário" porque isto seria somente o estorno de lançamento, e não a satisfação (pagamento) de uma obrigação. Se alguma obrigação deste tipo está sendo paga o lançamento seria o seguinte:
D)13º Salário a Pagar
C) Caixa ou Bancos


Saudações

Ricardo,

Somente hoje percebi que não agradeci a sua resposta. Então muito obrigada por sua análise, me ajudou a entender um pouco mais sobre este assunto.

Abraço