LGPD contabilidade

Colegas, normalmente eu ajudo.. mas desta vez vim pedir ajuda ^_^..
Analisando a LGPD em seus detalhes, me surgiram algumas dúvidas, e queria ver como você estão atuando para contorna-las... 

01° A lgpd não se resume a isso, mas um bom modelo de consentimento é crucial. Eu estou personalizando um modelo onde o colaborador autoriza o uso de seus dados para os devidos fins ( me refiro ao RH e DP ).. porém este termo deve ser assinado antes da coleta de dados para admissão, certo? ok.. mas o armazenamento deste termo, deve ser feito juntamente com os demais dados ( cpf, rg, etc.. ), ? Eu utilizo domínio, e no sistema não existe ainda, um local para arquivo deste termo que deverá ser assinado. ( o que nos derruba pois usamos praticamente tudo digital, apenas o termo vai ter necessidade de assinatura. ).

02° tendo em vista que vai ser assinado pelo empregado, permitindo a empresa.. também teremos um termo da empresa X contabilidade ( eu ).. que me autoriza ao uso dos dados deste 3° que é colaborador. Então teremos 2 termos de autorização distintos, correto ?

03° no caso da lei , a parte a qual cita a exclusão de dados e manuteção.. temos por lei, a obrigação de definir o tempo ao qual manteremos os dados, e tambem, se solicitado, excluir quando for o caso estes dados. Pergunto, com poderemos excluir estes dados, já que após transmissão de DCTF, Esocial e etc.. fica impossível a exclusão dos dados usados nesta transmissão ( como pis, cpf e nome no re ou esocial ) ? 

04° o esocial é uma forma de "banco de dados" , e ele armazena estes dados em seu banco.. nãoé respondabilidade do escritório, já que é do governo, correto ?


Agradeço a ajuda.. e agradeço quem puder compartilhar ideias, sugestões ou dicas. Estou meio perdido na interpretação, e pelo que estudei e pesquisei, vi que realmente muitos estão devido a falta de sistemas que atendam o que é necessário. 

Boa Tarde sou nova nesse assunto, bom acredito que muitos somos né pelo que vi, a empresa fará esse contrato com o funcionário antes de mandar os dados para contabilidade, não ha necessidade de termos um outro contrato, somente estarmos ciente que não podemos usar esses dados para nada que esteja fora da alteração e ciencia do funcionario.
Na rescisão contratual vc deve excluir tudo o que não lhe for mais necessário, porem pode deixar aquilo que possa ser usado para comprovar algo em uma fiscalização . Então em caso de informações usadas em DIRF RAIS, isso não é excluído.
Outro detalhe  quando enviamos informações para o banco de dados do e-social estamos cumprindo com exigências, não sendo mais nossa responsabilidade esses dados.
Olha isso é o meu entendimento ta.... Estou lendo bastante e tentando me adequar as novas normas.

Boa tarde Pessoal,

Trabalho em um escritório de contabilidade e estamos bolando um email informativo para ser enviado as nossas empresas sobre  a LGPD, como estão fazendo?

Precisamos nos ajudar nesse momento.

Grata se alguém tiver alguma outra ideia sobre isso.

Boa tarde Pessoal,

Trabalho em um escritório de contabilidade e estamos bolando um e-mail informativo para ser enviado as nossas empresas sobre  a LGPD, como estão fazendo?

Precisamos nos ajudar nesse momento.

Grata se alguém tiver alguma outra ideia sobre isso.

O meu sistema de folha de pagamento já emite o Termo de Consentimento quando do registro do(a) colaborador(a), como solicito aos meus clientes a documentação para registro dois dias antes do inicio do trabalho, já é colhida a assinatura juntamente com outros documentos como: Opção FGTS, Ficha Salário Família, etc.
Não estou fazendo termo com as empresas pois o uso dos dados é restrito às informações passadas ao governo, não utilizamos os dados de outra forma (e-social, gefip, rais, etc.)

Boa tarde Osmar,
Muito obrigada pela interação, qual sistema de folha utiliza?

At.te,

Mairone se você me enviar seu e-mail no privado te envio o modelo, o sistema é Prosol.

Oi Pessoal, agradeço o retorno de todos. 
Na verdade, por hora tudo esta muito "teórico". Em resumo, por hora tudo que podemos fazer ( falando do DP ), é confeccionar um termo de ciência*    e autorização dentro do parâmetro legal, e aplicar medidas de segurança que visem evitar vazamento, roubos e falhas no quesito segurança. 
Estou montando um conteúdo sobre isso para reativar meu canal nesta semana, e assim que postar vou falar com mais detalhes.
O que poderia ser feito de imediato, é o foco no termo, e uma conversa com o TI ou Jurídico da empresa, para avaliar possíveis adequações imediatas. Lembrando que, mesmo tendo um modelo básico, cada empresa precisa particularizar o seu focando na sua realidade, e nos seus prestadores. Aqui pode ser enviado o informativo, ou etc sobre a adequação.

O termo de ciência é único, pois leva em conta as medidas que a empresa vai adotar, quanto tempo e de que forma armazenará os dados, e também de que forma será compartilhado tal informação.

Volto a postar sobre isso, e falamos novamente. 

Cristian,
Para o fim específico da contratação, não me referindo à seleção, o contrato de trabalho/experiência, já é documento hábil para consentir o uso dos dados do colaborador pelo empregador. Lembrando que o empregador é o controlador dos dados e o escritório contábil o operador. Ainda com relação á contratação, o escritório contábil não necessita de outro termo do empregador, pois usará os dados do colaborador para o cumprimento de obrigações legais.
Agora, para outras práticas, como adesão aos planos de saúde, sindicatos, vale transporte, etc, nesses casos, é preciso o consentimento do colaborador ao controlador para o uso dos seus dados, pois embora inerentes, não fazem do processo de contratação em si.
O grande segredo é a transparência, deixando claro o uso, a finalidade, a forma, a guarda e a devolução/eliminação dos dados usados. E também, o direito que o detentor dos dados tem, em revogar o consentimento anterior.

Olá, pessoal! Como vai?
Nós do Portal Contábeis estamos preparando um novo programa para vocês, o Fecha a Conta, que será mensal e contará com participações de especialistas para debatermos alguns assuntos do meio contábil, empresarial e outros. 

Nosso primeiro tema será a LGPD e quem quiser participar, poderá aparecer no Fecha a Conta e ter sua dúvida, comentário ou case discutido pelos especialistas. Basta enviar no tópico abaixo até o dia 11 de outubro o que quiser sobre o assunto.
Agradecemos a participação!

https://www.contabeis.com.br/forum/contabilidade/365404/fecha-a-conta-lgpd-participe-do-novo-programa-do-portal-contabeis/

CRISTIAN MELO RAGAZZON

Será preciso ter um termo Cliente x Contabilidade, onde o Cliente que é o controlador dos dados, autoriza a contabilidade (processador dos dados) processar os dados.
Obs. Quem é o controlador dos dados dos colaboradores dos clientes são os clientes, que dão permissão para terceiros no caso nosso contabilidade Cristian Melo Ragazzon . 

quem tiver esse modelo e puder enviar agradeço
@Oculto.

Seria parecido como isso: Eu Cliente xxx, doravante denomidado controlador de dados, autorizo a Contabilidade a processar os dados xxxx, dos colaboradores para fins de calculos e declaraçoes obrigatorias.

Prezado,

Primeira coisa é ter orientação de um profissional qualificado para prestar todo o suporte em relação a adequação.

A LGPD em:
Seus artigos 7º e 11º informam os requisitos para o tratamento dos dados pessoais e dados sensíveis (o que chamamos de base legal para legitimar o tratamento). Pode haver uma base legal mais adequada, o que quer dizer que nem sempre é necessário utilizar como enquadramento o consentimento. RH e DP geralmente utilizam no processo de admissão a base de execução de contrato, uma vez que há um contrato de trabalho que só pode ser legitimado com o uso dos dados do contratado dispensando a necessidade de consentimento. Atente para o uso de dados de crianças (dependentes), pois este uso poderá demandar um documento de consentimento assinado pelo representante legal.

Seus artigos 15º e 16º falam sobre o termino do tratamento dos dados pessoais e entenda, antes de eliminar qualquer dado se não há nenhuma obrigação legal a ser cumprida.
Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:
I - cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

E para o seu último item de questionamento, entenda que responsabilidade sobre os dados pessoais é em ativos de informação que são gerenciáveis pela sua organização. 

A LGPD não proíbe o uso de dados pessoais, ela apenas impõe que deve haver critérios estabelecidos e legítimos. Consulte o Art. 6 que fala sobre os princípios na realização do tratamento de dados pessoais.

Espero ter ajudado.
Nilson Brito
DPO, Consultor LGPD.