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Como funciona o eSocial e quais são as suas vantagens?

Saiba como funciona o eSocial e quais são as suas vantagens para funcionários e empresas. Leia o nosso artigo completo aqui!

05/12/2022 15:30:01

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eSocial: o que é, como funciona e vantagens para as empresas

Como funciona o eSocial e quais são as suas vantagens? Foto: Pixabay/Pexels

Com a intenção de facilitar o envio das obrigações acessórias, o governo criou o eSocial. 

Ele vem para simplificar e, ao mesmo tempo, evitar certas inconsistências quanto às informações dos trabalhadores.

Mas você sabe quais são os prazos eSocial? O que é o eSocial simplificado? Como funciona o portal eSocial? Qual é o cronograma eSocial? Quais obrigações acessórias ele substitui?

Neste artigo, responderemos todas essas perguntas e explicaremos sobre o eSocial.

O que é eSocial e para que serve?

O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014

Ele é um sistema onde os empregadores comunicam ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como:

  • Vínculos;
  • Contribuições previdenciárias;
  • Folha de pagamento;
  • Comunicações de acidente de trabalho;
  • Aviso prévio;
  • Escriturações fiscais;
  • Informações sobre o FGTS.

A transmissão eletrônica desses dados simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. 

O que é o eSocial simplificado? Por que ele foi criado?

Ele surgiu com o intuito de aumentar a fiscalização e, consequentemente, melhorar a formulação de políticas públicas do país.

Dessa forma, o cadastro unificado possibilitou a centralização de informações, o que, na prática, elimina uma infinidade de documentações físicas.

Portanto, o objetivo é simplificar a maneira de prestar as informações obrigatórias e, assim, diminuir a burocracia, sem a necessidade de ter que preencher e entregar declarações e formulários separadamente para cada órgão.

Os seguintes órgãos e entidades relacionados ao Governo Federal atuaram em conjunto para o estabelecimento do programa:

Como funciona o eSocial?

O programa organizou os contribuintes por Grupos e as informações a serem enviadas por Eventos, o que foi mantido inclusive na versão Simplificada do eSocial, que teve início em 19 de julho de 2021.

Os Grupos foram enquadrados conforme faturamento, regime tributário simplificado, pessoas físicas e administração pública. Já os Eventos, se caracterizam como um conjunto de informações a serem prestadas, sendo eles divididos em: 

  • Eventos de Tabela;
  • Eventos Não Periódicos;
  • Eventos Periódicos;
  • Eventos de Saúde;
  • Segurança do Trabalhador.

As informações lançadas no eSocial, através dos eventos, são classificadas em três tipos:

  • Eventos Trabalhistas: admissão, alteração contratual, rescisão contratual.
  • Folha de Pagamento: pagamento de salários, gratificações, comissões, horas extras, DSR.
  • Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: produção rural, atestados médicos ocupacionais.

Ainda está disponível o eSocial MEI e eSocial doméstica.

Obrigações acessórias substituídas pelo eSocial

As principais obrigações acessórias substituídas foram:

  • GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
  • CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
  • RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
  • LRE - Livro de Registro de Empregados;
  • CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • CD - Comunicação de Dispensa;
  • CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social;
  • PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
  • DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
  • DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
  • QHT - Quadro de Horário e Trabalho;
  • MANAD - Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento;
  • GRF e GRRF - Guia de Recolhimento FGTS e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS;
  • GPS - Guia da Previdência Social;
  • FP - Folha de Pagamento.

Foto: Pixabay

Todas essas obrigações transmitidas em um único local, evitam inconsistências nos dados e informações duplicadas.

As principais vantagens do eSocial para empresas

Com o eSocial, os empregadores não precisarão enviar a mesma informação para órgãos diferentes. Com isso, reduz os custos e padroniza o recebimento dos dados.

Além disso, ele proporciona várias vantagens. Confira:

  • Substitui à entrega de formulários e declarações;
  • Maior eficiência dos processos;
  • Simplicidade no envio e correção das informações;
  • Maior segurança no armazenamento dos dados;
  • Substituição de processos manuais por processos automatizados;
  • Eliminação da transmissão da mesma informação para diversos órgãos do governo.
  • Simplifica o cumprimento das obrigações;
  • Garante os direitos previdenciários e trabalhistas;
  • Amplia o controle e fiscalização sobre as empresas;
  • Maior agilidade na concessão de direitos trabalhistas e previdenciários.

Qual é o momento certo de usar o eSocial?

O eSocial é uma realidade que está presente na vida das empresas já faz algum tempo. 

Por isso, é recomendado que todas as empresas já estejam se preparando desde antes da sua implantação.

Pois, o melhor é nunca deixar para a última hora e já ir fazendo o treinamento com a equipe e verificar como é o funcionamento do programa. Assim, você evita surpresas quando realmente precisar utilizá-lo.

Como se preparar para o eSocial?

O eSocial foi organizado para ser implementado em etapas e para permitir que as empresas pudessem se adequar.

Por isso, para se preparar para ele, é necessário organizar toda a documentação dos colaboradores e da organização com antecedência.

Além disso, é importante manter contato com a pessoa responsável pelas obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Vale ressaltar também que é importante a empresa ter um certificado digital para agilizar os processos e as assinaturas.

Cronograma eSocial 2022

Ele é obrigatório desde 08 de janeiro de 2018 e para facilitar a implantação foram criados grupos e fases.

  • Grupo 1 - Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões.
  • Grupo 2 - Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.
  • Grupo 3 - Pessoas Jurídicas - empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos.
  • Grupo 3 - Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF.
  • Grupo 4 - Órgãos públicos e organizações internacionais.

O cronograma completo você encontra no site do e-Social e as datas de implantação com a tabela eSocial.

Acesse o nosso blog e leia mais conteúdos sobre e-Social 

Foto: Pixabay

Conclusão

O eSocial é um grande avanço que surgiu para facilitar o acesso às informações trabalhistas de maneira unificada e rápida. 

E, além disso, evita procedimentos demorados ou vasta documentação física, aspectos que contribuem para a otimização de tempo e automação de processos.

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